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Revisar las oportunidades, convertirlas en bot y generar PDD

  • Actualizado: 12/06/2021
    • Automation 360 v.x
    • Crear
    • Discovery Bot

Revisar las oportunidades, convertirlas en bot y generar PDD

Revisar las oportunidades potenciales generadas por el sistema, crear oportunidades personalizadas a partir de una oportunidad generada por el sistema y convertirlas en bots. También puede exportar los datos de la oportunidad a un documento de Microsoft Word o PDF para su consulta.

Antes de empezar

Las oportunidades de automatización son de dos tipos, las generadas por el sistema y las manuales. Las oportunidades generadas por el sistema, también conocidas como oportunidades autogeneradas, se crean cuando el usuario aprueba al menos una grabación para un proceso. Las oportunidades autogeneradas están disponibles inmediatamente para que usted comience a analizarlas desde la página Opportunities (Oportunidades) de la grabación. La opción Download (Descargar) para generar un documento de Microsoft Word o PDF no está disponible para las oportunidades autogeneradas. La creación de una rama y la fusión de pasos en la rama para las oportunidades autogeneradas no está disponible desde el flujo de trabajo del proceso.

Las oportunidades manuales, también conocidas como oportunidades personalizadas, se crean a partir de oportunidades autogeneradas. Una oportunidad personalizada le permite la flexibilidad de revisar las grabaciones actuales y las recién añadidas por los usuarios y decidir si acepta o rechaza los nuevos cambios de grabación en el flujo de trabajo existente. También puede crear una rama a medida que añade pasos de otra grabación al flujo de trabajo. La opción Download (Descargar) está disponible para que la use si desea descargar un documento de Microsoft Word o PDF con los datos de la oportunidad personalizada para su consulta.

  • Esta tarea es realizada por el analista de Discovery Bot que está a cargo de revisar y analizar los registros asociados de los procesos comerciales.
  • Asegurarse de que al analista se le asigne una licencia de Analizador de procesos y el rol AAE_Discovery Bot Analyst antes de que se analicen los procesos.

    Licencias admitidas para Discovery Bot

  • Asegurarse de que al analista se le asigne una licencia Bot Creator para convertir oportunidades a bots.

    Licencias admitidas para Discovery Bot

Procedimiento

  1. Revise los datos en la pestaña Opportunities (Oportunidades):
    1. Desde su máquina local, inicie sesión en su Control Room como analista Discovery Bot.
    2. Vaya a Discovery Bot > Opportunities (Oportunidades).
      La página Opportunities (Oportunidades) muestra todas las oportunidades que ha creado. Puede configurar la opción de menú para que se muestre como desee usando el ícono Customize columns (Personalizar columnas). La tabla enumera la siguiente información:
      Campo Descripción
      Nombre de la oportunidad El nombre creado para la oportunidad. Para identificar una oportunidad autogenerada a partir de una oportunidad personalizada, la oportunidad autogenerada comienza con el nombre del proceso guion OPPORTUNITY (OPORTUNIDAD).
      Nombre del proceso El nombre creado para el proceso.
      Tipo El tipo de oportunidad creada para un proceso. El tipo puede ser Automático o Personalizado.
      Ruta El tipo de ruta especificado según la opción Filter (Filtro) aplicada a la oportunidad. Las oportunidades autogeneradas utilizan el valor predeterminado del filtro de la ruta más frecuente.
      Fecha de creación Cuando se creó la oportunidad.
      Fecha de modificación La fecha en que el analista modifica la oportunidad. La fecha de modificación puede producirse cuando se actualiza una oportunidad o cuando se crea una oportunidad personalizada.
      Propietario El nombre del propietario del proceso. El propietario del proceso puede ser el sistema o el analista.
      N.º de grabaciones El número de grabaciones de un proceso asociado a la oportunidad.
      N.º de aplicaciones El número de aplicaciones utilizadas en una sesión de grabación asociada a la oportunidad.
      Ciclo del proceso La duración de la sesión de grabación asociada a la oportunidad.
      N.º de usuarios El número de usuarios que participaron en la sesión de grabación de ese proceso.
      Costo sin automatización La fórmula utilizada para calcular el costo de la oportunidad sin automatización. Utilice la fórmula para ayudarse a decidir qué oportunidades priorizar para promover el desarrollo empresarial en función del retorno de inversión (ROI, por sus siglas en inglés), las aplicaciones utilizadas, el número de usuarios, etc. La fórmula se calcula con el número de usuarios multiplicado por el salario total por hora del número de usuarios multiplicado por el ciclo del proceso promedio.
      Ahorros Los ahorros potenciales asociados con la oportunidad (esto podría haberse especificado como ahorros anuales o ahorros por ejecución).
      Prioridad El nivel de prioridad asignado a la oportunidad. La prioridad puede ser una de las siguientes:
      • Baja
      • Media
      • Alta
      Bot creado El bot creado para una oportunidad. Puede ser Yes (Sí) o No. La opción Convert to bot (Convertir en bot) no está disponible para las oportunidades autogeneradas. La opción Convert to bot (Convertir en bot) está disponible solo para las oportunidades personalizadas.
    3. Seleccione la oportunidad requerida mediante la organización, búsqueda, o ambas acciones en la tabla utilizando el campo Search (Buscar).
    4. Haga clic en el ícono de la elipsis vertical (tres puntos) de la tabla para ver una oportunidad o descargar un documento PDD en formato Word o PDF.
      La opción de descarga del PDD en formato Word o PDF solo está disponible para las oportunidades personalizadas.
    5. Seleccione una oportunidad de la tabla para su visualización.
  2. Opcional: Cree una oportunidad personalizada a partir de la oportunidad autogenerada.
    1. Revise las grabaciones en el flujo de trabajo.
      Seleccione el ícono de captura de pantalla o el ícono de la aplicación para decidir cómo quiere mostrar los pasos. Utilice las opciones Zoom in (Acercar) o Zoom out (Alejar), según sea necesario. Utilice Reset (Restablecer) zoom para volver la vista al nivel predeterminado y volver a centrar el proceso en el lienzo.
      Los pasos contiguos realizados en la misma aplicación se combinan. Esto se muestra como un solo grupo para permitir una mejor legibilidad del proceso. La cantidad de pasos juntos se indica en la esquina inferior derecha del grupo.
      Nota: Si la vista de captura de pantalla es la última vista activa, la imagen del último paso del grupo es la que se muestra para el grupo contraído. Puede arrastrar el proceso dentro del lienzo manteniendo presionado el botón izquierdo del mouse y moviendo el proceso a la ubicación deseada.
    2. Haga clic en un paso para expandir un grupo de pasos y obtener una vista previa del paso con más detalle. También puede hacer clic en la flecha situada en la esquina superior derecha del ícono del grupo.
      Utilice el ícono de grupo para mostrar los grupos de pasos que pertenecen a las acciones de nivel primario y secundario (y a las acciones de nivel de subgrupo) utilizadas durante la sesión de grabación. Según sea necesario, expanda un grupo de pasos para explorar en profundidad desde las acciones de nivel primario hasta las de nivel de subgrupo a fin de ayudarlo a decidir qué grupo de pasos utilizar cuando cree una oportunidad potencial para una tarea que desee automatizar. Por ejemplo, una acción de nivel primario muestra Microsoft Outlook, una acción de nivel secundario muestra la notificación de correo de Outlook y las acciones de nivel de subgrupo pueden mostrar redactar el correo electrónico, el cuerpo del correo electrónico y el envío del correo electrónico.
    3. Seleccione la casilla de verificación Select all steps (Seleccionar todos los pasos) en el panel Overview (Resumen) para crear una oportunidad personalizada.
      En función de sus necesidades, utilice la tecla Shift para personalizar el número de pasos dentro de una ruta desde el lienzo principal. Si selecciona un bucle o una rama con anidación, la rama o el bucle primario muestra una selección parcial.
    4. Opcional. Utilice la opción Filter (Filtrar) para personalizar una oportunidad específica. Para obtener más información, consulte Using the Filter and Toggle frequency counter options.
    5. Opcional. Utilice la opción Toggle frecuency counter (Conmutar el contador de frecuencia) para mostrar la frecuencia de la ruta en comparación con otras grabaciones. Para obtener más información, consulte Using the Filter and Toggle frequency counter options.
    6. Ingrese un nombre para la oportunidad.
    7. Ingrese el número de usuarios empresariales que participan en la sesión de grabación de un proceso asignado.
    8. Ingrese el costo estimado del proceso sin automatización.
    9. Ingrese el ahorro potencial asociado al proceso cuando se utiliza la automatización.
      Esta es su mejor evaluación de los ahorros esperados anualmente, si se utiliza un bot para realizar todos los pasos de la oportunidad.
    10. Seleccione la prioridad de la lista desplegable.
    11. Haga clic en Save as custom (Guardar como personalizada) para guardar la oportunidad como una oportunidad personalizada.
      Aparece una ventana de mensaje que le notifica que se creó la oportunidad. Haga clic en el hipervínculo para ver la oportunidad recién creada en la pestaña Opportunities (Oportunidades).
    12. Haga clic en Revert (Revertir) para deshacer los cambios ingresados en los campos.
  3. Opcional: Desde una oportunidad personalizada, agregue pasos de otra grabación al flujo de trabajo, cree una rama y fusione pasos de una o más grabaciones en la rama. Cree otra oportunidad a partir de esta oportunidad personalizada.
    1. Seleccione una grabación de la tabla Recordings (Grabaciones).

      La grabación seleccionada se muestra en un nuevo lienzo alimentador a la izquierda del lienzo principal. Haga clic en el paso individual en el lienzo para mostrar detalles sobre el paso en el panel Overview (Resumen) de la derecha.

    2. Haga clic en el ícono de rama del lienzo principal.
      Haga clic en el ícono de rama para agregar un paso de condición en la vista. Mover el paso siguiente a una rama a la izquierda y agregar una nueva rama a la derecha en la rama vacía es para recibir pasos de otra grabación. En la esquina superior derecha del cuadro amarillo, haga clic en los tres puntos para crear una nueva rama o eliminar una rama. El extremo de la rama se muestra con un pequeño círculo.
      De manera predeterminada, puede mover el extremo de la rama hacia abajo en el flujo de ruta para incluir más de un paso. Para mover el extremo de la rama, presione hacia abajo con el cursor en el extremo hasta que vea que las líneas punteadas aparecen alrededor de las ramas. Arrastre el extremo hacia abajo en el flujo de ruta. Coloque el extremo cuando vea que aparecen las líneas punteadas entre la flecha. El extremo se desplaza hacia abajo en el flujo de ruta e incluye más pasos. Para una selección personalizada de pasos, utilice la tecla Shift a fin de seleccionar un número determinado de pasos dentro de una ruta del lienzo principal. La selección de rutas cruzadas no está disponible.
      El ícono del bucle se muestra como un círculo naranja con una flecha. Un bucle es una secuencia de pasos que se produce durante un número específico de veces para una sola grabación. El ícono del bucle tiene una condición for (para) debajo de este, junto con Count (Cuenta), que describe el número de veces que se repite la secuencia de pasos de este bucle en el proceso. Puede cambiar la condición del bucle (for [para] y while [mientras]) guardando el flujo de trabajo del proceso.
    3. Haga clic en el campo Condition (Condición) en el nivel de nodo.
    4. En el campo Condition (Condición), ingrese un nombre para la condición. Ejemplo, credit score (puntuación de crédito).
    5. Haga clic en la marca de verificación para guardar el nombre de la condición.
    6. Abra las ramas correspondientes a la derecha y a la izquierda y establezca un valor para la condición.
      Por ejemplo, ingrese menos de 200 a la derecha y más de 700 a la izquierda.
    7. Arrastre y suelte los pasos de la grabación en el lienzo alimentador en el paso del receptor que dice Drag items here (Arrastrar elementos aquí) de la rama en el lienzo principal.
      Utilice la tecla Shift a fin de seleccionar uno o más pasos para arrastrarlos al paso del receptor. Para borrar una condición en la rama, haga clic en los tres puntos. Seleccione Clear branch (Borrar rama).
    8. Repita del paso b al g para crear ramas adicionales y fusionar los pasos en la rama.
    9. Haga clic en Save (Guardar) para guardar sus cambios.
      El PDD comienza a procesar en segundo plano automáticamente. Cuando se genera el PDD, el campo cambia de Processing PDD (Procesando PDD) a Download (Descargar).
      Nota: No haga clic en Save (Guardar) varias veces. Esto causará un error de procesamiento.
    10. Repita del paso a al j para crear ramas adicionales, según sea necesario.
    11. Opcional: Repita del paso 2c al j para crear otra oportunidad a partir de esta oportunidad personalizada con los pasos y las ramas de otras grabaciones recién añadidos.
    12. Haga clic en Create opportunity (Crear oportunidad) para guardar la nueva oportunidad.
      La oportunidad se guarda en la tabla Opportunities (Oportunidades).
  4. Opcional: Revise las actualizaciones de la grabación para la oportunidad personalizada. Acepte o descarte los nuevos cambios para el flujo de trabajo del proceso.
    1. Haga clic en Review (Revisar) para aceptar los cambios.
      Las nuevas grabaciones están disponibles para que las revise el usuario de Discovery Bot.
    2. Seleccione la nueva grabación de la tabla Recordings (Grabaciones).
      La grabación seleccionada se resalta en azul. La grabación se abre para su visualización a la izquierda del lienzo. Consulte las líneas de puntos alrededor de los pasos. La colocación de los pasos se muestra en el flujo de trabajo a la derecha del lienzo con un borde en negrita alrededor de los pasos.
    3. Haga clic en Update with changes (Actualizar con cambios) para aceptar las actualizaciones del flujo de trabajo.
      Aparecerá un mensaje emergente indicando que los cambios se actualizaron correctamente.
    4. Haga clic en Back to edit (Volver a editar) para volver al flujo de trabajo actual sin los cambios.
    5. Haga clic en Dismiss (Descartar) para descartar los cambios.
      Continúe revisando el flujo de trabajo actual para la oportunidad personalizada. Agregue pasos de otra grabación al flujo de trabajo, cree una rama y fusione pasos de una o más grabaciones en la rama, según sea necesario.
  5. Convertir en bot:
    1. Haga clic en la opción Convert to bot (Convertir en bot).
    2. Ingrese un nombre de bot.
    3. Opcional: Ingrese una descripción.
    4. Haga clic en Browse (Buscar) y acepte la ubicación predeterminada de la carpeta \Bots\.
      Para cambiar la ubicación donde se almacena su bot, explore en profundidad la carpeta en la que desea guardar el bot.
    5. Haga clic en Confirm (Confirmar).
    6. Haga clic en Convert (Convertir).
      Aparece una ventana de mensaje que le notifica que el bot ha comenzado a convertirse. Recibirá un correo electrónico cuando el bot se convierta correctamente. Haga clic en el hipervínculo del correo electrónico para ir a la carpeta en la que se generó el bot.
      Nota: En la pestaña My bots (Mis bots) el bot convertido muestra un error, con un tamaño de 0 bytes mientras la creación de bot está en proceso. Evite abrir el bot hasta que la conversión de bot esté completa.
    La opción Convert to bot (Convertir en bot) solo está disponible si tiene la licencia de Bot Creator. Para revisar el bot creado, debe tener el rol AAE_Basic asignado.
  6. Haga clic en la opción Download (Descargar) para exportar los datos de la oportunidad a un documento de definición de proceso (PDD, del inglés Process Definition Document) con el mismo nombre que la oportunidad. Seleccione el tipo de PDD (Word o PDF) que desea exportar. El PDD incluye un diagrama de flujo de grabación del proceso y el tiempo de cada paso individual en horas, minutos y segundos.
    Cuando se crea una oportunidad, el PDD comienza a procesarse en segundo plano automáticamente. Cuando se genera el PDD, el campo cambia de Processing PDD (Procesando PDD) a Download (Descargar). Ya puede descargar el documento. También se envía una notificación por correo electrónico al usuario del negocio a la dirección de correo electrónico registrada en el archivo. Si se produce un error al descargar el PDD, vuelva a hacer clic en Download (Descargar) para volver a generar el PDD.
    Nota: Si es un usuario con varias funciones, recibirá dos notificaciones por correo electrónico sobre los datos exportados, una para los datos de grabación y otra para los datos de oportunidad.
    Nota: Debe ser el propietario de la oportunidad para poder descargarla. De lo contrario, la opción de descarga no estará disponible.
    En su máquina, el documento se guarda en la carpeta configurada para las descargas en su navegador.

Qué hacer a continuación

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