Esse exemplo oferece uma visão geral de ponta a ponta do processo de recebimento do depósito, integrando automação e envolvimento humano em vários estágios.

As etapas a seguir, criadas no Process Editor, descrevem o processo de movimentação de uma remessa pelo processo de recebimento do depósito, garantindo o tratamento eficiente de pedidos de compra, validação, aprovações e comunicação com os fornecedores.

Projetar e gerenciar um processo complexo exige precisão, clareza e adaptabilidade. O Process Editor oferece um conjunto de ferramentas de design intuitivas que permitem visualizar, estruturar e otimizar esses fluxos de trabalho com eficiência. Vamos entender como essas ferramentas de design podem aprimorar o processo de desenvolvimento de recebimento do depósito.

  1. Crie uma automação de processo:
    1. Em seu computador local, faça login na Control Room como Bot Creator.
    2. No painel da esquerda, clique em Automação e, em seguida, em Criar novo > Processo.
    3. Na página Criar processo, insira um nome como processo de recebimento do depósito para a nova automação de processo. Por padrão, as automações de processo são salvas na pasta \Bots\. Clique em Procurar para alterar a pasta padrão.
    4. Clique em Criar e editar.
  2. Para adicionar o formulário inicial e os dados à automação do processo, clique em Iniciar e preencha as informações nos campos a seguir:
    Nome do campo Valor
    ID do elemento ProcessRequest
    Título da solicitação
    amp;ProcessRequest{meta}{id}.Number:toString$
    Nota: O número do pedido de compra (por exemplo, PO# 008547) é criado como uma variável, pois muda sempre que um novo pedido de compra é gerado.
    Nome da tarefa (opcional) Início do recebimento
    Começar com formulário Escolha o caminho do arquivo: Bots\Supply Chain\Warehouse\User Forms\Entry_Form
    Nota: Quando o processo for iniciado, um formulário será apresentado ao solicitante para que ele preencha os seguintes detalhes da remessa a fim de iniciar o processo. Número do pedido de compra, data, hora, tipo de recibo, ID do caminhão, ID do motorista, arquivo BOL (Bill of Landing, conhecimento de embarque).
    Local de armazenamento de arquivos Armazenamento do Automation Co-Pilot
    Tag de privacidade dos dados (opcional) 959
  3. Adicione a tarefa do Bot para extrair os detalhes do PO/BOL e inserir os valores nos seguintes campos:
    Nome do campo Valor
    ID do elemento DA_Extraction
    Nome da tarefa (opcional) Extração do Document Automation (IA generativa)
    Bot Escolha o caminho do arquivo: Bots\Document Workspace Processes\Bill of Lading with Notes\Bill of Lading with Notes_extractionbot
    Valores de entrada Marque as seguintes caixas de seleção e insira os valores:
    • Para a caixa de seleção Arquivo nputFilePath, escolha a opção Variável e insira a expressão como
      amp;ProcessRequest{input}{File0}$      .
    • Para a string LearningInstanceName, insira o valor como Conhecimento de embarque com notas.
    Modo de execução Execução remota
    Tempo limite da fila de espera 24 horas
  4. Você pode agilizar a criação de fluxos de trabalho permitindo a inserção de tarefas usando Adição rápida, que sugere tarefas relevantes sem arrastar do painel de tarefas.

    Adicione a tarefa de Validação de documento para validar os dados extraídos. Adicionar essa tarefa verifica e processa documentos de BOL para precisão. Insira os detalhes nos seguintes campos:
    Nome do campo Valor
    ID do elemento DA_Validation
    Nome da tarefa (opcional) Validação de BOL
    ID do documento &DA_Extraction{output}{ExtractionBotOutput}.Record:toString$
    Colaborador da tarefa Selecione a opção Criador da solicitação
    Solicitante e atribuições de tarefa Escolha a guia Personalizado e selecione a opção Criador da solicitação tanto para o campo Solicitante da tarefa quanto para o campo Atribuição da tarefa.
  5. Adicionar condições à automação do processo. Adicione uma condição If e preencha os valores nos campos a seguir:
    Nota: Se os critérios forem atendidos (ou seja, se o status for diferente de VALIDATION_REPROCESS), a automação prosseguirá para a próxima etapa. O processo cancelará e sairá do fluxo de trabalho se a validação falhar.
    Nome do campo Valor
    Atualizar título da solicitação (opcional) Tarefa de validação do documento
    Descrição (optional) Tarefa de validação do documento
    Condição Preencha os seguintes campos:
    • Condicional: String
    • Fonte:
      amp;DA_Validation{meta}{status}$
    • Operador: É diferente de ()
    • Meta (opcional): VALIDATION_REPROCESS
    • Marque a caixa de seleção Diferenciar maiúsculas de minúsculas.
  6. Se você tiver problemas com o alinhamento de nós, a grade de pontos em segundo plano pode ajudá-lo a alinhar as tarefas. Isso garante um layout limpo, facilitando a depuração e a análise do processo de negócios pelas partes interessadas. Nesta etapa, adicione uma tarefa de API para recuperar os detalhes oficiais do pedido de compra do SAP. Insira os valores nos campos a seguir:
    Nome do campo Valor
    ID do elemento Fetch_PO
    Nome da tarefa (opcional) Recuperação de detalhes do pedido de compra no SAP (ME23N)
    API Escolha o caminho do arquivo: Bots\Supply Chain\Warehouse\Automated Tasks\Fetch_PO
    Valores de entrada Marque a caixa de seleção String Purchase_Order_Number e insira a expressão de variável como
    amp;DA_Extraction{output}{PO_Number}$    .
  7. Adicione uma tarefa de Formulário para corresponder os detalhes do pedido de compra com os dados extraídos do BOL. Insira os valores nos campos a seguir:
    Nome do campo Valor
    ID do elemento BOL_PO_Matching
    Nome da tarefa (opcional) Correspondência entre BOL e PO
    Modo de formulário Escolha Interativo e adicione os seguintes botões:
    • Primário: Enviar para aprovação
    • Cancelar: Cancelar recebimento
    Tempo de expiração da tarefa Sem expiração
    Colaborador da tarefa Atribuído manualmente
    Solicitante e atribuições de tarefa Padrão
    Formulário Escolha o caminho do arquivo: Bots\Supply Chain\Warehouse\User Forms\Checker_Form
    Valores de entrada Marque as seguintes caixas de seleção e insira as expressões:
    • Tabela: Tabela 1:
      amp;Fetch_PO{output}{PO_BOL_Items}$
    • String TextBox0:
      amp;DA_Extraction{output}{PO_Number}$
    • String TextBox1:
      amp;Fetch_PO{output}{BOL_Number}.Number:toString$
  8. Adicione uma tarefa de API para gerar uma recomendação de aprovação. Insira os valores nos campos a seguir:
    Nome do campo Valor
    ID do elemento AI_Agent_Approval_Recommendation
    Nome da tarefa (opcional) Agente de IA: Recomendação de aprovação
    API Escolha o caminho do arquivo: Bots\Supply Chain\Warehouse\Automated Tasks\AI Recommendation Agent
    Valores de entrada Marque a caixa de seleção String SupplierName e insira a expressão como
    amp;Fetch_PO{output}{Shipper_Name}$    .
  9. Adicione uma tarefa de Formulário de aprovação. Nesta etapa, o supervisor analisa e aprova ou recusa a solicitação. Insira os valores nos campos a seguir:

    Ao clicar em qualquer nó, como o nó Formulário, os pequenos círculos em todos os lados são bordas de nó usadas para conectar tarefas. Os identificadores facilitam a vinculação contínua de tarefas, permitindo um fluxo lógico desde o início da remessa até a notificação do fornecedor.

    Nome do campo Valor
    ID do elemento Approval_Form
    Nome da tarefa (opcional) Etapa de aprovação
    Formulário Escolha o caminho do arquivo: Bots\Supply Chain\Warehouse\User Forms\Approval_Form
    Valores de entrada Marque as seguintes caixas de seleção e insira as expressões:
    • String: hiddenVariable0 (decisão):
      amp;AI_Agent_Approval_Recommendation{output}{Decision}$
    • String hiddenVariable1 (detalhes):
      amp;AI_Agent_Approval_Recommendation{output}{Details}$
    • String hiddenVariable2 (fontes):
      amp;AI_Agent_Approval_Recommendation{output}{Cited_Sources}$
    • Tabela Table1 (Itens do BOL):
      amp;Fetch_PO{output}{PO_BOL_Items}$
    • String TextBox0 (Número do pedido de compra):
      amp;DA_Extraction{output}{PO_Number}$
    • String TextBox1 (Número do conhecimento de embarque):
      amp;DA_Extraction{output}{BoL_Number}$
    • String TextBox2 (Funcionário da recepção)
    Solicitante e atribuições de tarefa Selecione a guia Personalizado e escolha a opção Criador da solicitação para Solicitante da tarefa. Para Atribuição de tarefa, selecione Grupo de usuários específico > Equipe e escolha Supervisor da lista.
    Número de aprovações necessárias 1
    Tempo de expiração da tarefa 1 semana
    Rótulos dos botões de ação
    • Rótulo do botão Aprovar: Selecione Aprovar na lista.
    • Rótulo do botão Recusar: Selecione Recusar na lista.
    Nota: Se o supervisor aprovar a solicitação, o processo prosseguirá para a próxima etapa, que envolve a criação de uma solicitação de OSD no Salesforce. Se o supervisor recusar a solicitação, o processo será cancelado e sairá do fluxo de trabalho.
  10. Adicionar condições à automação do processo. Adicione uma condição If e preencha os valores nos campos a seguir:
    Nome do campo Valor
    Atualizar título da solicitação (opcional) Aprovado por
    amp;Approval_Form{meta}{contributor}.Table:toString$r}[0]$
    Descrição (optional) Aprovada
    Condição Preencha os seguintes campos:
    • Condicional: String
    • Fonte:
      amp;Approval_Form{meta}{status}$
    • Operador: Igual a (=)
    • Meta (opcional): APPROVAL_COMPLETED
    • Marque a caixa de seleção Diferenciar maiúsculas de minúsculas.
  11. Adicione uma tarefa de API para criar uma solicitação de OSD no Salesforce. Insira os valores nos campos a seguir:

    Vamos supor que você queira realizar qualquer operação no elemento. O Process Editor oferece a flexibilidade de realizar operações em massa, como copiar, colar, excluir e desativar. Você pode clicar nas reticências verticais e escolher uma ação da lista para executar uma operação necessária. O menu de ação do nó aumenta a eficiência ao gerenciar grandes fluxos de trabalho como esse com padrões repetidos.

    Nome do campo Valor
    ID do elemento Create_OSD_Claim
    Nome da tarefa (opcional) Como criar uma solicitação de OSD no Salesforce
    API Escolha o caminho do arquivo: Bots\Supply Chain\Warehouse\Automated Tasks\OSD_Claim_Salesforce
    Valores de entrada Marque a caixa de seleção Tabela BOL_PO_Items e insira a expressão como
    amp;Approval_Form{input}{Table1}$    .
  12. Adicione uma tarefa de Bot para gerar documentos de comprovante de entrega. Insira os valores nos campos a seguir:
    Nome do campo Valor
    ID do elemento Proof_Of_Delivery_Bot
    Nome da tarefa (opcional) Geração de comprovante de entrega para o motorista
    Bot Escolha o caminho do arquivo: Bots\Supply Chain\Warehouse\Automated Tasks\Proof_Of_Delivery_PDF
    Valores de entrada Marque a caixa de seleção Arquivo BOL_File, escolha a opção Variável e insira a expressão como
    amp;ProcessRequest{input}{File0}$
    Modo de execução Execução remota
    Tempo limite da fila de espera 24 horas
  13. Adicione uma tarefa de Formulário (formulário de aceitação do motorista) na qual o motorista reconhece a aceitação por meio da leitura do código QR e a confirmação é registrada. Insira os valores nos campos a seguir:
    Nome do campo Valor
    ID do elemento Proof_Of_Delivery
    Nome da tarefa (opcional) Código QR do motorista
    Modo de formulário Escolha Interativo e adicione o botão de ação.

    Primário: Varredura concluída
    Tempo de expiração da tarefa 1 semana
    Colaborador da tarefa Criador da solicitação
    Solicitante e atribuições de tarefa Escolha a guia Personalizado e selecione a opção Criador da solicitação tanto para os campos Solicitante da tarefa quanto Atribuição da tarefa.
    Formulário Escolha o caminho do arquivo: Bots\Supply Chain\Warehouse\User Forms\Driver_Acceptance_Form
  14. Adicione uma tarefa de API para gerar um e-mail com todos os detalhes, como nome do fornecedor, número do pedido de compra e itens de linha para enviá-lo ao fornecedor. Insira os valores nos campos a seguir:
    Nome do campo Valor
    ID do elemento Agente de IA: Gerar resposta de e-mail de aceitação
    Nome da tarefa (opcional) Agente de IA: Gerar resposta de e-mail de aceitação
    API Escolha o caminho do arquivo: Bots\Supply Chain\Warehouse\Automated Tasks\Generate_Email_Supplier
    Valores de entrada Marque as seguintes caixas de seleção e insira as expressões:
    • Tabela: PO_BOL_LineItems:
      amp;BOL_PO_Matching{output}{Table1}$
    • String poNumber:
      amp;DA_Extraction{output}{PO_Number}$
    • Regeneração booleana: Falso
    • String supplierName:
      amp;Fetch_PO{output}{Shipper_Name}$
  15. Adicione uma tarefa de confirmação de e-mail Formulário para a pessoa responsável (como o administrador do escritório) revisar, confirmar ou gerar novamente um e-mail. Insira os valores nos campos a seguir:
    Nome do campo Valor
    ID do elemento Email_Confirmation
    Nome da tarefa (opcional) Confirmação de e-mail
    Modo de formulário Escolha Interativo e adicione o seguinte botão de ação.
    • Primário: Enviar e-mail
    • Secundário: Gerar novamente e-mail
    Tempo de expiração da tarefa Sem expiração
    Colaborador da tarefa Criador da solicitação
    Solicitante e atribuições de tarefa Escolha a guia padrão
    Formulário Escolha o caminho do arquivo: Bots\Supply Chain\Warehouse\User Forms\Email_Form
    Valores de entrada Marque a caixa de seleção String TextArea0 e insira a expressão da variável como
    amp;AI_Agent_Email_Generation{output}{strAI_Response}$    .
  16. Nesta etapa, adicione uma condição If ao processo. Ao revisar e finalizar o e-mail, o administrador do escritório permite que o e-mail seja enviado ao fornecedor. Se não estiver finalizado, ele aciona um processo para gerar novamente o e-mail, permitindo ajustes em parâmetros como criatividade, verbosidade, tom e conteúdo do e-mail anterior. Insira os valores nos campos a seguir:
    Nome do campo Valor
    Condição Preencha os seguintes campos:
    • Condicional: String
    • Fonte:
      amp;Email_Confirmation{meta}{status}$
    • Operador: Igual a (=)
    • Meta (opcional): Enviar e-mail
    • Marque a caixa de seleção Diferenciar maiúsculas de minúsculas.
  17. Execute as seguintes etapas com base nas condições abaixo:
    • Opção de gerar novamente e-mail
      1. Se a condição não for atendida, adicione uma tarefa de Formulário para gerar novamente outro e-mail. Insira os valores nos campos a seguir:
        Nome do campo Valor
        ID do elemento Regenerate_Options
        Nome da tarefa (opcional) Regenerate_Options
        Modo de formulário Escolha Interativo e adicione o botão de ação.

        Primário: Enviar
        Tempo de expiração da tarefa Sem expiração
        Colaborador da tarefa Criador da solicitação
        Solicitante e atribuições de tarefa Escolha a guia padrão
        Formulário Escolha o caminho do arquivo: Bots\Supply Chain\Warehouse\User Forms\Regen_Controls
      2. Adicione uma tarefa de API para gerar novamente a resposta do e-mail. Insira os valores nos campos a seguir:
        Nome do campo Valor
        ID do elemento AI_Agent_Regenerate_Acceptance Email Response
        Nome da tarefa (opcional) Agente de IA: Gerar novamente resposta de e-mail de aceitação
        API Escolha o caminho do arquivo: Bots\Supply Chain\Warehouse\Automated Tasks\Generate_Email_Supplier
        Valores de entrada Marque as seguintes caixas de seleção e insira as expressões:
        • String: Criatividade:
          amp;Regenerate_Options{output}{RadioButtonGroup0}$
        • String oldEmail:
          amp;Email_Confirmation{output}{TextArea0}$
        • String poNumber:
          amp;DA_Extraction{output}{PO_Number}$
        • Regeneração booleana: Falso
        • String supplierName:
          amp;Fetch_PO{output}{Shipper_Name}$
        • String Tom:
          amp;Regenerate_Options{output}{RadioButtonGroup2}$
        • String Verbosidade:
          amp;Regenerate_Options{output}{RadioButtonGroup1}$
      3. Adicione o evento Ir para ao processo para navegar diretamente para outra tarefa no processo, que é a Etapa 15 (confirmação de e-mail), permita que o processo conclua as etapas adicionais e saia.
    • E-mail finalizado
      1. Se a condição for atendida, adicione uma tarefa de API para enviar um e-mail ao fornecedor. Insira os valores nos campos a seguir:
        Nome do campo Valor
        ID do elemento Enviar e-mail para o fornecedor
        Nome da tarefa (opcional) Enviar e-mail para o fornecedor
        API Escolha o caminho do arquivo: Bots\Supply Chain\Warehouse\Automated Tasks\Send_Email_Supplier
        Valores de entrada Marque as seguintes caixas de seleção e insira as expressões:
        • String: inEmailAddress:
          amp;Fetch_PO{output}{Shipper_Contact_Email}$
        • String inEmailBody:
          amp;Email_Confirmation{output}{TextArea0}$
        • String poNumber:
          amp;DA_Extraction{output}{PO_Number}$
      2. O processo é concluído com status de sucesso após o fornecedor ser notificado, a prova de entrega ser fornecida e o registro de OSD ser realizado.
Uma vez que este processo de recebimento no depósito envolve várias etapas:
  • Início do formulário
  • Extração de documentos e validação
  • Integrações de API com SAP e Salesforce
  • Recomendações de aprovação de diferentes partes interessadas (com aprovações humanas no processo)
  • Geração e confirmação de e-mails
  • Entrega final e notificação do fornecedor
Você pode usar algumas das principais ferramentas de design disponíveis na parte inferior do editor para ajudá-lo a navegar por esse processo com mais eficiência, sem perder o foco. Revise o seguinte:
  • Operações do minimapa e do zoom: o minimapa oferece uma visão geral de todo o processo de recebimento do depósito. Ele facilita a navegação por etapas como início do envio, aprovação do supervisor e notificação do fornecedor. Você pode usar a operação de aumentar/diminuir o zoom, que permite que você se concentre em tarefas específicas, como extração de documentos ou geração de e-mails.
  • Deslocamento panorâmico: você pode navegar por diferentes seções do fluxo de trabalho sem perder o contexto. Útil para analisar subprocessos, como a criação de solicitações de OSD ou a leitura de código QR.
  • Ajustar visualização: Ajustar visualização ajusta automaticamente o zoom para mostrar todo o fluxo de trabalho. Você pode usá-lo para validação final antes da implantação.

Além disso, você pode usar os recursos funcionais para gerenciar e organizar processos abrangentes de recebimento do depósito.
  • Breadcrumbs: exibem a trilha de navegação dentro do fluxo de trabalho. Ajuda você a alternar com rapidez entre tarefas ou subprocessos relacionados, como o recebimento do depósito e a criação de solicitações de OSD no Saleforce.

  • Swimlanes: Para aumentar a colaboração e a responsabilidade entre os departamentos, você pode organizar o processo de recebimento do depósito em subtarefas como validação de documentos, aprovação de pedidos de compra, entrega e notificação de fornecedores.

  • Construtor de expressões: A ferramenta Construtor de expressões no fluxo de trabalho de automação de processos ajuda você a criar, editar e validar expressões usadas na lógica de automação. Se a expressão for inválida, um ícone de erro será exibido, permitindo que você identifique e corrija o problema com rapidez.
  • Assistente: Você pode usar o recurso Assistente que o ajuda a identificar e editar erros de fluxo de trabalho por meio do navegador de problemas, que exibe o número total de problemas. Ele também inclui uma função de pesquisa e substituição e uma pesquisa avançada para refinar os resultados da pesquisa e encontrar com rapidez o texto desejado.

Ao combinar a lógica do processo estruturado do fluxo de trabalho de recebimento do depósito com os recursos visuais e funcionais do Process Editor, você pode criar soluções de automação escalonáveis, resistentes a erros e colaborativas.