Criar e gerenciar oportunidade
- Atualizado: 2023/09/21
Criar e gerenciar oportunidade
Apresentar e criar um caso de negócios para uma oportunidade e acompanhar o andamento ao longo das fases de aprovação. Meça os resultados da oportunidade depois que foi automatizada.
Proprietário da oportunidade
Como Proprietário de uma oportunidade, você propõe e cria o caso de negócios para novas oportunidades, acompanha o andamento das oportunidades ao longo das entradas de fase e supervisiona as implementações da oportunidade. Quando uma oportunidade é entregue, você também acompanha o benefício que ela forneceu, para garantir que o benefício alcançado corresponda ao benefício previsto descrito no caso de negócios.
É importante que você forneça informações atualizadas sobre a oportunidade ao CoE de automação e à equipe executiva. O investimento em cada oportunidade é justificado pelo valor previsto que será alcançado quando a oportunidade for entregue. As informações sobre a oportunidade fornecidas por você ajudam o CoE e a equipe de liderança a entender o estado atual e a tomar decisões estratégicas.
Antes de poder acessar o RPA Accelerator para inserir e atualizar as informações sobre a oportunidade, você deve criar uma conta. Consulte Criar e gerenciar sua conta.
Acessar o programa
Depois de criar uma conta, haverá uma autenticação no RPA Accelerator com o conteúdo do programa exibido por padrão.
O programa ou painel de oportunidade é definido como a página inicial. Além do ícone Página inicial, você pode usar a árvore de navegação para exibir e acessar as oportunidades. Você pode acessá-las em qualquer página (as duas rotas são realçadas na imagem a seguir).
Criar uma oportunidade
Para criar uma nova oportunidade, clique em Criar oportunidade na guia Oportunidades ou no painel Oportunidade.
Quando o processo de criação de oportunidade for iniciado, você deverá responder às perguntas usadas para categorizar e definir o valor previsto da oportunidade proposta.
Depois de enviar as respostas às perguntas, uma nova oportunidade é criada e você recebe um link para ela, a fim de poder continuar editando as informações da oportunidade e monitorar o processo de aprovação.
Veja um exemplo das perguntas incluídas no processo de criação da oportunidade na imagem a seguir:
Gerenciar dados da oportunidade
Na janela Oportunidade, as principais informações são organizadas e agrupadas em guias. Você pode acessar as guias clicando nos respectivos nomes. O nome da guia exibida atualmente é realçado em azul. Por padrão, a guia Resumo da oportunidade é exibida.
A tabela a seguir lista as guias:
| Guia | Descrição |
|---|---|
| Resumo da oportunidade | Monitore o status geral da entrega e avance a oportunidade para novas fases |
| Detalhes | Analisar os custos, benefícios e o alinhamento da oportunidade com os objetivos estratégicos do programa |
| Atividades | Criar e acompanhar o status das atividades obrigatórias para implementar a oportunidade |
| Rastreamento da execução | Visualizar o processo de automação e as informações de funcionário digital associadas à oportunidade |
| Fluxo de trabalho | Analisar o status de entrega da oportunidade, enviar para aprovação/aprovação, descontinuar e cancelar a oportunidade |
| Histórico | Edições de campo de auditoria, alterações de status e aprovações de fase |
Guia Resumo da oportunidade
- Edite a mensagem de status clicando no hiperlink Atualizar status.
- Envie a oportunidade para a aprovação da entrada de fase clicando em Enviar para aprovação.
Guia Detalhes
Os detalhes exibidos inicialmente para a oportunidade são aqueles inseridos no formulário de entrada da oportunidade. Para editar os dados, clique no ícone Editar referente ao campo. Depois que você clicar no ícone, o formulário alternará para o modo de edição. Atualize o conteúdo e clique em Salvar no formulário para salvar os valores inseridos ou editados recentemente.
Conforme você altera os detalhes à esquerda, os resumos de valores à direita serão atualizados para refletir as modificações. A pontuação geral da priorização da oportunidade é derivada do benefício esperado, custo estimado, complexidade e alinhamento.
Guia Fluxo de trabalho
A guia Fluxo de trabalho exibe as seguintes opções (botões azuis):
- Enviar para aprovação: essa opção notifica os aprovadores de que a oportunidade está pronta para revisão e aprovação. Depois de enviar a oportunidade, o rótulo dessa opção mudará para Aprovar.
- Aprovar: Se você tiver permissão para aprovar oportunidades, poderá clicar nessa opção para aprovar a oportunidade e movê-la para a próxima entrada de fase. Dependendo da entrada em que a oportunidade reside, isso pode ser desabilitado.
- Desaprovar: Essa opção fica desativada até que um motivo de reprovação seja inserido. Ao clicar nessa opção, a oportunidade não avança e um e-mail de notificação é enviado ao proprietário da oportunidade. O proprietário da oportunidade pode resolver o motivo da reprovação ou cancelar a oportunidade.
- Descontinuar oportunidade: As opções de descontinuar e cancelar definem uma disposição inativa para a oportunidade. A opção descontinuar indica que a oportunidade de automação foi implantada, mas agora foi descontinuada.
- Cancelar opção: As opções de descontinuar e cancelar definem uma disposição inativa para a oportunidade. A opção cancelar indica que a oportunidade de automação não foi aprovada para implantação.
Guia Histórico
Nessa guia, analise o histórico do status e as modificações efetuadas nos dados da oportunidade.
Criar e gerenciar atividades
Depois que a oportunidade for aprovada e passar para a fase em andamento, as atividades de implementação da automação serão iniciadas. Durante a implementação, você pode criar, editar e atribuir atividades na guia Atividades.
- As atividades são criadas navegando até a guia Atividades e selecionando o ícone mais (+) (cinza) localizado no lado direito do nome da oportunidade, na seção Gantt de atividades.
- Adicione o nome, a data de início e a data de vencimento na caixa de diálogo Criar uma nova atividade de automação. Quando essas atualizações forem salvas, a atividade será gerada na seção Gantt de atividades.
- No Gantt, você pode passar o mouse e selecionar uma das atividades para abrir o painel de visualização da atividade específica. O painel de visualização permite rastreamento e edição rápidos de determinados recursos da atividade, como a data de conclusão.
- Para excluir uma atividade, selecione o nome no hiperlink azul referente à atividade pretendida. Quando a atividade de automação for aberta em uma nova guia, selecione os três pontos no canto superior direito da página e escolha a opçãoExcluir.
Gerenciamento de membros da equipe
Para convidar pessoas para o RPA Accelerator, use a janela Participante. Comece navegando até o item de trabalho ao qual deseja conceder acesso e clique no ícone da silhueta da pessoa no canto superior direito da página.
Na janela Participante, você pode convidar um usuário para uma função na oportunidade.
- Se você estiver adicionando um usuário do RPA Accelerator existente,
- Digite o nome do usuário (o preenchimento inteligente proporá correspondências).
- Selecione a correspondência correta.
- Selecione a função que a pessoa irá ocupar.
- Clique em Add (Adicionar).
- Se você estiver adicionando um novo usuário do RPA Accelerator,
- digite o endereço de e-mail do usuário.
- Selecione a função que a pessoa irá ocupar.
- Clique em Add (Adicionar).
O novo usuário receberá um e-mail com um convite para configurar uma conta. Quando o usuário configurar a conta, ele terá acesso ao item de trabalho.
