Obtenha uma visão abrangente de negócios e governança de uma oportunidade de automação. A seção de detalhes captura premissas de mão de obra, benefícios previstos e realizados, custos e cronogramas de execução para quantificar o ROI ao longo do tempo.

Além disso, a seção de detalhes documenta a complexidade do processo, o alinhamento estratégico e os benefícios não financeiros para apoiar a priorização e a tomada de decisões. As alterações históricas na configuração e as tendências dos benefícios são acompanhadas para garantir a auditabilidade e a transparência. De modo geral, a guia conecta a intenção comercial com os resultados financeiros, tanto antes quanto depois da implantação da automação.

Etapa

Essa seção permite que você veja a fase atual do ciclo de vida da sua automação, seja ela em status de ideia, pipeline, construção ou implantação. Isso ajuda você a acompanhar tanto a maturidade da automação quanto o status de governança.

Custos de mão de obra

Os campos nesta seção definem como as economias são calculadas. Os custos de mão de obra são calculados com base nas informações fornecidas no formulário de entrada de oportunidades.

Medição
Como o processo é mensurado?

Especifica a unidade utilizada para quantificar a carga de trabalho do processo. Os usuários podem optar por medir pelo número de vezes que o processo é executado (cada execução) ou pelo número de registros processados (cada transação ou registro de dados tratado em uma única execução). Essa seleção determina como os volumes são calculados e afeta diretamente o esforço previsto, as horas economizadas e a redução de custos associada à automação.

Volume e esforço
  • Nº de execuções por pessoa por mês: número médio de vezes que cada pessoa executa o processo mensalmente.
  • Nº de pessoas que realizam esse processo: número de funcionários envolvidos na execução do processo.
  • Nº de horas gastas por pessoa por execução: tempo médio necessário para uma pessoa concluir uma execução.
Suposições de custos
  • % tarefas que podem ser automatizadas: porcentagem estimada do processo que a automação pode substituir.
  • Remuneração média por hora: custo por hora total do funcionário que executa a tarefa. Isso é medido em dólares.
Metadados
  • Enviado em: data em que a oportunidade foi criada. Ajuda na auditoria e rastreamento. Esse é um campo editável, pois a oportunidade pode ter sido enviada há muito tempo, mas inserida no CoE Manager em uma data posterior.
  • Implementado em: data em que a automação entrou em vigor. Usado para determinar o período de realização. É capturado automaticamente quando a oportunidade passa do estágio de construção para o estágio de implantação. Esse campo permanece editável, pois em alguns casos você pode ter automações em execução há muito tempo, mas que foram enviadas para o CoE Manager recentemente e, portanto, é necessário alterar a data de implementação para uma data anterior, quando a automação entrou em vigor.
  • Fonte: origem da ideia de automação. Ajuda na elaboração de relatórios e na análise de entradas.
Anexos
  • Anexo de entrada: documentação inicial de entrada ou solicitação proveniente do formulário de entrada de oportunidades.
  • Anexo do caso de negócios: documentos financeiros ou de aprovação de apoio relevantes para a oportunidade.
  • Anexo de PDD: se a solicitação de oportunidade vier do Descoberta de processos ou do Autopilot.
Mais detalhes
  • Impacto líquido: indica o resultado financeiro geral de uma iniciativa de automação, refletindo se ela gera uma economia ou incorre em um custo após contabilizar todos os componentes do processo automatizado e manual. Em processos complexos, algumas partes podem gerar economia (caminhos totalmente automatizados), enquanto outras geram custos (quando é necessária a intervenção humana ou a automação funciona sem agregar valor). Por exemplo, se uma automação resolve e fecha um ticket de TI automaticamente, o impacto líquido é uma economia. No entanto, se a automação não conseguir resolver o problema e for necessária a intervenção humana, tanto a atividade de automação quanto o esforço humano são considerados custos. Ao avaliar todo o processo, o impacto líquido é calculado como a economia total menos os custos totais, fornecendo um resultado financeiro consolidado.

    O valor do impacto líquido pode ser definido ou editado apenas durante a fase de concepção, quando a intenção comercial da automação é inicialmente capturada. Uma vez que ultrapassa a fase de ideia, o impacto líquido torna-se somente leitura para preservar as premissas financeiras e garantir a auditabilidade ao longo do ciclo de vida da automação.

  • Tipo de automação: você pode classificar a automação em quatro tipos.
    • Automação de tarefas
    • Automação da API
    • Automação do WLM
    • Document Automation

    Essa classificação ajuda você a selecionar a abordagem de desenvolvimento correta, estimar o esforço e a complexidade e aplicar a governança adequada e as práticas recomendadas. Ela também permite a geração de relatórios relevantes, mostrando como os diferentes tipos de automação contribuem para os resultados comerciais, a utilização da capacidade e a adoção da plataforma. Embora o tipo de automação não tenha impacto direto nos cálculos de ROI, ele oferece um contexto essencial para a priorização, o planejamento de recursos e a supervisão operacional.

Indicações estratégicas e de complexidade

Complexidade do processo: avalia a pontuação relativa de complexidade da automação. Descreve o grau de adequação da oportunidade para automação. Isso ajuda na viabilidade, estimativa de esforço, priorização e análise de riscos.

Tabela 1.
Campo Valor Descrição Por que isso importa
Processo baseado em regras Alta Indica que o processo segue regras claras e determinísticas Natureza mais baseada em regras, maior facilidade de automatização
Estabilidade do processo Alta Mede com que frequência o processo muda Processos estáveis reduzem retrabalho e manutenção
Estrutura do processo Média Indica o grau de definição e padronização das etapas do processo A estrutura média pode exigir lógica adicional
Pontos de contato externos Baixa Número de sistemas externos, fornecedores ou interações humanas envolvidos Menos pontos de contato reduzem o risco de falha
Precisão da documentação de processos Média Qualidade e integridade da documentação do processo existente Menor precisão aumenta o tempo de descoberta e de construção

Alinhamento estratégico: mede o grau em que a automação está alinhada com as prioridades de negócios. Essas pontuações ajudam as organizações a comparar as automações não apenas em termos de economia de custos, mas também em fatores como redução de riscos, impacto na receita, experiência do cliente e agilidade operacional. Isso garante que as licenças e capacidade de desenvolvimento limitadas sejam alocadas para automações que oferecem o maior valor comercial geral e se alinham mais estreitamente com os objetivos da empresa.

Campo Valor Descrição
Agilidade operacional Baixa Impacto na velocidade, flexibilidade e capacidade de resposta operacional
Satisfação do cliente Nenhum Impacto na experiência do cliente ou na qualidade do serviço
Conformidade regulatória Nenhum Se a automação ajuda a cumprir os requisitos regulamentares
Mitigação de riscos Alta Reduz o risco operacional, financeiro ou de conformidade
Capacitação de receita Alta Contribui para o crescimento da receita, vendas adicionais ou realização mais rápida da receita

O cálculo dos benefícios realizados e dos custos adicionais é rateado diariamente, em vez de ser tratado como totais anuais. Isso aumenta a precisão e proporciona maior granularidade financeira. Para oportunidades que ainda não estão na fase de implantação, o valor permanece zero, excluindo todos os custos e benefícios adicionais.

Ao adicionar um custo ou benefício, não importa se você seleciona uma frequência mensal ou anual, o sistema converte automaticamente o valor inserido em um valor diário e o aplica de maneira incremental aos benefícios realizados ou custos adicionais. Os benefícios são adicionados e os custos são subtraídos com base nesse valor diário. Todos os cálculos estão alinhados com o ano fiscal definido pela sua organização, garantindo relatórios financeiros mais precisos e consistentes em períodos parciais e limites fiscais.

Atribuir desenvolvedor

Você pode atribuir um desenvolvedor à sua automação quando a oportunidade estiver na fase de construção. O desenvolvedor é notificado quando uma automação é atribuída a ele.

Benefícios realizados (reais versus previstos)

Os benefícios realizados são os benefícios reais obtidos após a produção, quando a automação começa a ser executada.

Campo Descrição Cálculo
Financeiro
Benefícios realizados Economia líquida alcançada até o momento Economia real, custos adicionais
Percentual alcançado Progresso em relação aos benefícios previstos Realizado, previsto
Tempo
Horas de trabalho economizadas Horas efetivamente economizadas com base em execuções ou transações Dados de execução ou transação
Nº de execuções ou transações Número de execuções de automação ou transações concluídas com êxito Registros de automação

Consulte Cálculo de economia e horas de trabalho.

Outras métricas financeiras

Campo Descrição total
Custos adicionais Custos associados ao desenvolvimento, licenças ou manutenção Reduz os benefícios realizados
Benefícios não relacionados à automação Benefícios qualitativos ou indiretos (precisão, conformidade) Apenas para informação
Benefícios perdidos Economias esperadas não realizadas devido a falhas ou tempo de inatividade Informações com as quais uma medida corretiva pode ser tomada

Consulte Adicionar benefícios não relacionados à automação e custos adicionais.

Benefícios alcançados ao longo do tempo

Esse gráfico compara os benefícios previstos com os benefícios realmente alcançados, divididos por mês. O benefício previsto é a economia mensal esperada com base no caso de negócios, e o benefício realizado é a economia real obtida com a execução da automação. O eixo x exibe os meses e representa o cronograma de realização dos benefícios após a implantação. O eixo y exibe o valor monetário dos benefícios positivos e negativos. Valores negativos indicam custos superiores às economias.

Histórico de configurações

Mostra todas as alterações feitas nas entradas da oportunidade, com detalhes como o que mudou, quando mudou e quais valores estavam ativos naquele momento. Isso é muito útil para fins de auditoria.

Convertido em processo

Essa seção mostra as oportunidades que foram convertidas em um tipo de processo de automação. Você pode exportar essa lista em formato Excel ou CSV clicando no ícone de Configurações na tabela Convertido em processo. Você também pode editar essas automações em lote.