Mudanças na atualização do Automation Co-Pilot para usuários corporativos do Automation 360 v.21 ou versões posteriores

A partir do Automation 360 v.21 ou versões posterior, há uma mudança na forma como as equipes trabalham no Automation Co-Pilot para usuários corporativos na interface web. O gerenciamento avançado da equipe agora ajuda os gerentes de negócios a definir como uma solicitação pode ser criada. Eles também podem especificar quem pode ver ou excluir solicitações.

Para garantir que não haja descontinuidade no comportamento atual para usuários que tiveram algum acesso a um processo ou criaram solicitações de um processo (independentemente da atribuição atual da equipe), as seguintes condições devem ser mantidas:

  • O acesso do usuário para criar uma solicitação para um processo específico é mantido.
  • O acesso do usuário para visualizar as solicitações de um processo, independentemente da equipe da qual fazia parte, também é mantido.

Como as equipes atuais são alteradas

Para manter o acesso atual aos processos e às equipes atuais, as equipes atuais permanecem com o seguinte:

  • Processo atual atribuído a elas.
  • Os mesmos membros atribuídos à equipe.
  • O tipo de equipe é configurado como compartilhado. Isso garante que todos os membros da equipe possam visualizar os processos e solicitações migrados.
  • Os membros da equipe têm uma das seguintes funções de equipe:
    • O Gerente do Co-pilot ou o Administrador do Co-pilot tem a função de administrador
    • O Usuário do Co-pilot tem a função de membro

Para manter o acesso atual às solicitações, são criadas novas equipes para cada processo, e a nova equipe tem o seguinte:

  • Os processos atuais atribuídos à equipe são chamados de "Equipes migradas para o processo X", em que X é o ID do processo. Isso ajuda a referenciar os processos migrados. As equipes são criadas para processos atuais com esse nome.
  • Os usuários que tiveram acesso ao processo anteriormente são atribuídos a essa equipe independentemente da atribuição de equipe atual, e a equipe é atribuída ao processo.
  • O tipo de equipe é configurado como compartilhado.
  • Os membros da equipe têm uma das seguintes funções de equipe:
    • Administrador do Co-pilot
    • Gerente do Co-pilot
    • Usuário do Co-pilot

Antes, o Gerente do Co-pilot podia criar solicitações sem atribuir os processos às equipes. Após a atualização, ele deve criar as equipes e pedir ao Administrador do Co-pilot para a equipe a um processo com o objetivo de criar novas solicitações.

Importante: Após o processo de migração e a criação da equipe migrada, na criação da solicitação, haverá dois processos (um para cada equipe) para você selecionar. Os dois processos terão comportamentos diferentes para a visibilidade da solicitação.

Exemplo

O cenário a seguir ajuda a ilustrar como funciona a atualização.

Considere um processo chamado Encerramento de empréstimo com uma ID do processo 47. George tem a função de Administrador do Co-pilot na Control Room.

Antes da atualização

Duas equipes de RH e TI têm acesso ao processo de Encerramento de empréstimo e a estrutura da equipe está mencionada na tabela abaixo.

RH TI
Nome de usuário Função da Control Room Nome de usuário Função da Control Room
Bob Gerente do Co-pilot Grace Gerente do Co-pilot
Carol Usuário do Co-pilot Steve Usuário do Co-pilot
Debby Usuário do Co-pilot Debby Usuário do Co-pilot
O comportamento antes da atualização ocorre conforme indicado abaixo:
  • Os usuários da equipe de RH podem ver as solicitações criadas na equipe de TI e vice-versa.
  • Bob e Grace podem atribuir os processos que foram previamente atribuídos a eles por Georges à equipe de RH e TI, respectivamente.
  • Bob pode gerenciar a equipe de RH e, da mesma forma, Grace pode gerenciar a equipe de TI, como adicionar membros, atribuir processos, renomear a equipe etc.

Após a atualização

As duas equipes iniciais (RH e TI) permanecem e, além delas, uma nova equipe (chamada Equipe migrada para o processo 47) é criada durante a atualização. A estrutura de equipe das três equipes é mencionada na tabela abaixo:
RH TI Equipe migrada para o processo 47
Nome de usuário Função da equipe Função da Control Room Nome de usuário Função da equipe Função da Control Room Nome de usuário Função da equipe Função da Control Room
Bob Administrador Gerente do Co-pilot Grace Administrador Gerente do Co-pilot Bob Administrador Gerente do Automation Co-Pilot
Carol Membro Usuário do Co-pilot Steve Membro Usuário do Co-pilot Carol Membro Usuário do Automation Co-Pilot
Debby Membro Usuário do Co-pilot Debby Membro Usuário do Co-pilot Debby Membro Usuário do Automation Co-Pilot
Usuário do Co-pilot Grace Administrador Gerente do Automation Co-Pilot
Steve Membro Usuário do Automation Co-Pilot
O comportamento das equipes após a atualização ocorre conforme indicado abaixo:
  • Os membros da equipe de RH não podem mais ver as solicitações criadas na equipe de TI e vice-versa.
  • Como Debby faz parte da equipe de RH e de TI, esse usuário pode criar solicitações em ambas as equipes. Dois cartões de processo diferentes são exibidos para o usuário durante a criação da solicitação.
  • As solicitações antigas criadas dentro das equipes de RH e TI são tratadas como se tivessem sido criadas dentro da equipe comum chamada "Equipe migrada para o processo 47", que tem apenas o processo de Fechamento de empréstimo (47) atribuído a ela.
  • Os membros das equipes de RH e TI fazem parte da "Equipe migrada para o processo 47" e, portanto, podem acessar as solicitações antigas. A exclusão da equipe "Equipe migrada para o processo 47" remove as solicitações associadas a ela, portanto, o acesso às solicitações antigas é removido e não pode ser restaurado.
  • Os membros da equipe de RH ou TI podem criar solicitações dentro da equipe "Migrada para o processo 47", e essas solicitações ficam visíveis para todos os membros da equipe de RH e TI.
  • Bob e Grace podem gerenciar a equipe de RH e TI respectivamente, bem como gerenciar em conjunto a "Equipe migrada para o processo 47". Isso significa que eles podem adicionar membros à equipe, renomear a equipe, remover membros etc.
  • Bob e Grace agora só podem visualizar os processos atribuídos a suas equipes por Georges.
Importante: Durante a atualização, podem ocorrer problemas com a atribuição do administrador da equipe de forma intermitente, seja porque foi atribuída ao criador da equipe a função de membro em vez de a função de administrador ou porque foi atribuída a outros membros da equipe a função de administrador em vez de a função de membro. Após a atualização, o Administrador do Co-pilot deve sempre verificar a atribuição de administrador da equipe.

O exemplo a seguir explica a questão da atribuição de administrador da equipe:

Antes da atualização: Bob cria a equipe de RH e tem a função de Gerente do Co-pilot. Carol, Debby, Grace e Steve são membros da equipe e têm funções de Usuário do Co-pilot.

Após a atualização: Bob recebe a função de administrador da equipe junto com Carol. Debby, Grace e Steve recebem a função de membro da equipe. Neste caso, Carol recebe incorretamente a função de administrador em vez da função de membro. O Administrador do Co-pilot deve verificar a atribuição de administrador da equipe e mudar a função de Carol para membro da equipe.