Para que os usuários adequados executem, aprovem e contribuam para uma tarefa de aprovação, é importante usar os rótulos reconhecidos pelo Process Composer.

Em Process Composer > Tarefa de aprovação, as configurações dos usuários são reconhecidas como atribuídas, solicitadas e contribuintes da tarefa durante o tempo de execução para colaboração de vários usuários.

A imagem demonstra que o solicitante é o executor do processo e o cessionário é o aprovador.

A tabela a seguir pode ser usada para configurar e ajudar nas decisões ao encaminhar a aprovação para funções e equipes. A coluna Usuário exibe o rótulo reconhecido na configuração do processo. A coluna Detalhes descreve os parâmetros dessa configuração.

  • Usuário que solicita uma tarefa (solicitante de tarefa).
  • Usuário que atribui uma tarefa (atribuidor de tarefas).
  • Usuário que recebeu a tarefa atribuída (responsável pela tarefa).
  • Usuário que colabora com uma tarefa (colaborador de tarefa).
Usuário Detalhes
Criador da solicitação
  • Quando a solicitação é criada usando a interface do Automation Co-Pilot pelo usuário que criou a solicitação, o criador da solicitação deve fazer parte do grupo atribuído.
  • Quando a solicitação é criada por outros meios (API, comando Criar solicitação ou caso de uso de aprovação do CoE), não é necessário que o Criador da solicitação faça parte do Grupo atribuído, ele só precisa da permissão de execução.
Grupo atribuído da solicitação A função ou equipe em que a solicitação é criada.
= createdByTeam

Exemplo: Solicitação POC-2 do Processo (POC) criada na Equipe 202.

  • A equipe 202 é o grupo atribuído da solicitação.
  • Esse grupo tem acesso de leitura à solicitação criada em seu espaço de trabalho.
Atribuidor da tarefa

A função ou equipe que precisa responder à tarefa (Recebida).

Exemplo: A tarefa de formulário de uma solicitação é atribuída à função 301.

  • A função 301 é o Atribuidor da tarefa.
  • Os usuários da função 301 podem ver a tarefa na guia Atribuído.
Solicitante da tarefa A função, a equipe ou o usuário (criador da solicitação) que solicita a tarefa a ser respondida (Enviada).

Exemplo: A tarefa de formulário de uma solicitação é solicitada pela Equipe 403.

  • A equipe 403 é o Solicitante da tarefa.
  • Os usuários da Equipe 403 podem ver a tarefa na guia Solicitado.
Colaborador
Usuários que contribuíram (ou estão contribuindo) com a tarefa.
  • Tarefa de validação de formulário e documento (o colaborador é preenchido antes do envio)
    • Quando o status é Pendente, o colaborador é o usuário atribuído ou bloqueado para a tarefa.
      =assigneeID
      ou
      lockedBy
    • Quando o status é Concluído, o colaborador é o usuário que enviou a tarefa
      =submittedBy
  • Tarefa de aprovação (o colaborador é preenchido após o envio)
    • Quando o status é Aguardando aprovação (0/2), o colaborador fica vazio.
    • Quando o status é Aguardando aprovação (1/2), o colaborador é o userID do usuário que aprovou a tarefa.
    • Quando o status é Aprovada, o colaborador é a matriz de todos os usuários que aprovaram a solicitação.
      =approvedBy
    • Quando o status é Recusada, o colaborador é o usuário que recusou a solicitação.
      =declinedBy
Nota: Os aprovadores, por padrão, recebem apenas um formulário desativado no qual podem tomar uma decisão de aprovação e, opcionalmente, adicionar comentários. Os aprovadores não podem alterar os dados no formulário porque isso afetaria o que está sendo aprovado. Em vez disso, o processo deve ser atualizado de modo que, se o aprovador rejeitar, ele possa retornar ao solicitante para ajustar os dados e reenviar.

Visibilidade e ações de uma tarefa de aprovação

Sequência da tarefa:

  • Qualquer usuário que faça parte do Grupo de respondentes pode ver a tarefa à medida que ela avança na sequência.

  • Tarefas que não sejam a tarefa de autorização atual não são visíveis para o Grupo de respondentes.

Possíveis ações para a tarefa:

  • Histórico de comentários

    Exibe um histórico dos comentários de aprovação ou rejeição

  • Aprovar

    • Envia a tarefa com um status Aprovar

    • Adiciona um comentário ao enviar uma aprovação

  • Rejeitar

    • Envia a tarefa com um status Rejeitar

    • Adiciona um comentário ao enviar um aviso de rejeição

Nos casos em que os usuários desejam notificar alguém sobre uma tarefa específica, o ID de referência da tarefa pode ser encontrado no URL de uma tarefa ativa.

A imagem demonstra a referência da tarefa localizada no URL.