Admin - Programa
- Última atualização2024/11/05
Gerencie seu programa e mantenha-o alinhado com seus objetivos definidos, o que ajuda a melhorar o processo de planejamento e tomada de decisões.
A versão atual da instância CoE Manager para sua empresa é exibida no topo da página. Você pode configurar as configurações gerais para o seu programa em geral nas seções restantes. Você pode definir a data de início e término do programa, configurar seu atributos, definir o custo de complexidade, criar a hierarquia organizacional e adicionar as fontes de oportunidade, aplicativos e tipos de atividade.
Defina as opções para o programa nas seções conforme descrito abaixo.
Detalhes do programa
- Datas de início e término do programa
- Defina as datas de início e término para o programa. Essas datas podem ser usadas para acompanhar cronogramas, definir marcos de projetos, organizar dependências e permitir o acompanhamento do progresso em tempo real em várias iniciativas.
- Meta de oportunidade – Economia em valor e horas
- Especifica o valor e as horas da meta economizadas para oportunidades individuais. Para o cálculo da pontuação geral para uma oportunidade, utiliza-se a porcentagem de realização em relação a esses objetivos, assim como a porcentagem de alinhamento comercial.
- Meta de oportunidade – Cálculo da pontuação geral
- Defina como você deseja calcular a pontuação geral para uma oportunidade. Escolha qualquer uma das seguintes opções:
- Usar quantidade
- Usar horas
- Usar ambos
- Usar nenhum
Atributos do programa
- Símbolos monetários
- Especifique o símbolo de moeda a ser exibido ao lado dos valores economizados. Esta configuração aplica-se a todas as oportunidades. Isso pode ser em símbolos como $, £, € ou USD, EUR, INR e assim por diante.
- Medida principal do benefício
- Defina a medida quantitativa principal para o CoE Manager como horas ou moeda. Por exemplo, se você selecionar a moeda, a guia do painel do programa exibe a economia prevista na moeda escolhida. Se você selecionar horas, a guia do painel do programa exibe as horas previstas economizadas.
- Mostrar atividades da oportunidade como
- Especifique como as atividades de oportunidades são exibidas na guia Atividades. Você pode escolher entre uma Lista e um gráfico de Gantt.
- Designar remetente de recebimento como proprietário da oportunidade
- Especifique se o sistema deve criar uma conta para o usuário que apresenta a oportunidade. Isto se aplica a usuários que no momento atual não têm uma conta com o CoE Manager. Se definido para Sim, o endereço de e-mail no formulário de envio de oportunidade é utilizado para criar a conta de usuário. Certifique-se de que o domínio de e-mail seja adicionado à lista confiável no CoE Manager.
- Unidades de rastreamento da execução
- Defina a duração da execução rastreada escolhendo um dos seguintes valores no menu suspenso:
- Segundos
- Minutos
- Horas
Você pode usar esta configuração para melhor legibilidade, as fórmulas para cálculos ainda considerarão o valor dos segundos para computação.
Custo de complexidade
Especifica a estimativa de custos de implementação padrão a ser atribuída a uma oportunidade quando é especificada uma avaliação de baixa, média ou alta complexidade para essa oportunidade. É possível substituir a estimativa de custos padrão digitando um novo valor no campo de custos de implementação na guia Detalhes para a oportunidade.
Exibições avançadas
Você pode definir a visibilidade das guias administrativas abaixo mencionados:
- Guia de administração avançada: defina os pedidos de benefícios adicionais, complexidade e questões de alinhamento estratégico para suas oportunidades de automação.
- Guia de administração técnica: gerencie a integração de plataformas de automação para o programa.
- Guia de administração de usuários: gerencie as atribuições de funções para oportunidades individuais.
- Guia de administração de desenvolvedores: atribua um desenvolvedor para criar uma automação para sua oportunidade.
Lista de unidades de negócios
É possível expandir as unidades de negócios aninhadas existentes no CoE Manager para criar várias unidades de subnível (geografias, unidades de negócios, departamentos e equipes) e vincular oportunidades a essas unidades de subnível. Por exemplo, considere a unidade de negócios Finanças. Você pode criar unidades aninhadas de Contas a receber e Contas a pagar em Finanças. Você pode criar unidades de negócios aninhadas, como Faturamento, Crédito e Cobrança, Gerenciamento de dívidas e Aplicação de caixa em Contas a receber. Esse recurso de hierarquia oferece uma compreensão clara de quantas oportunidades foram enviadas de diferentes áreas da organização, quantas foram automatizadas e mede o ROI gerado por cada área. Em todos os níveis, o ROI é acumulado a partir dos subníveis para fornecer uma visão abrangente do desempenho de cada departamento ou unidade de negócios.
Você pode visualizar as unidades de negócios aninhadas que você criou nesta guia. As unidades de negócios e suas subunidades criadas são exibidas no mesmo nível nesta guia. Você pode visualizar a hierarquia das unidades de negócios no painel de navegação à esquerda.
Configurar a hierarquia da organização e vincular oportunidades.
Fontes de oportunidade
Por padrão, as oportunidades são criadas dentro do CoE Manager usando a opção de criar oportunidade. Você também pode criar oportunidades a partir de outros aplicativos copiando a URL de entrada de oportunidades da seção . Este URL pode ser adicionado a qualquer aplicativo externo para criar oportunidades.
Acompanhar a origem das oportunidades criadas a partir de múltiplos pontos de extremidade ajuda a entender sua origem. A guia Fontes de oportunidade exibe a lista de fontes de oportunidade criadas por meio de vários endpoints. Se uma oportunidade for criada dentro do CoE Manager, nenhuma fonte será exibida. Por exemplo, a imagem mostra três fontes de oportunidade para todas as oportunidades nesta unidade de negócios.
Aplicativos
Você pode acompanhar e gerar relatórios sobre os aplicativos necessários para seu programa de automação. Isso ajuda você a planejar sua infraestrutura de automação e custos. Por exemplo, se um projeto exige que cada novo e-mail acione um trabalho no Salesforce, conhecer os aplicativos necessários com antecedência ajuda a planejar detalhes de execução, como o número e o tipo de licenças necessárias para diferentes departamentos. Isso também ajuda a estimar o ROI esperado.
Mantenha um inventário dos aplicativos usados em suas automações para gerenciar melhor seu ROI. Você pode adicionar aplicativos com detalhes como nome, versão, proprietário, abordagem de automação (interface do usuário, API, banco de dados) e complexidade da automação.
Tipos de atividade
Uma oportunidade progride por estágios como Ideia, Sequência, Em andamento e Implantado. O tipo de atividade refere-se às ações específicas ou ao status da oportunidade em cada etapa. Compreender o estado da oportunidade oferece vários benefícios:
- Acompanhamento de progresso: Ele fornece uma visão clara de quanto a oportunidade avançou, ajudando a gerenciar prazos e expectativas.
- Como identificar limitações: Se uma oportunidade ficar presa em um determinado estado por muito tempo, você pode identificar e resolver com rapidez os problemas ou limitações potenciais, evitando atrasos.
- Transparência: Todos os envolvidos podem ver o status de uma atividade a qualquer momento, garantindo que todos os membros da equipe estejam na mesma página.
- Colaboração aprimorada: Definições claras de atividades melhoram a comunicação e a colaboração entre os membros da equipe, levando a fluxos de trabalho mais eficientes.
Para manter a consistência em todas as oportunidades, os usuários podem selecionar tipos de atividades dos modelos predefinidos disponíveis nesta opção para criar projetos de automação. O uso de modelos predefinidos impulsiona a padronização e proporciona melhor visibilidade e recursos de geração de relatórios.
Com base nos padrões organizacionais, você pode definir tipos de atividade adicionais para acrescentar aos seguintes tipos predefinidos:
- Caso de negócios
- Requisitos
- Design
- Configuração da infraestrutura
- Versão
- Implante
- Hypercare
- Go-Live
- Teste
Depois que o tipo de atividade é definido na página Administrador-Programa, você pode atribuí-lo à oportunidade na página , ajudando a acompanhar o progresso da oportunidade.
Metas mensais
Acompanhar o orçamento é importante para o sucesso de qualquer projeto. Uma maneira eficaz de alcançar isso é estabelecendo metas mensais. Definir essas metas ajuda a garantir que o projeto permaneça no caminho certo e dentro do orçamento, melhorando muito os resultados gerais do projeto.
Você pode usar esta tabela para planejar como alocar o orçamento para cada mês para todo o programa e suas unidades de negócios. É uma ferramenta útil para gerenciar seu projeto e acompanhar a alocação e o uso do orçamento em todo o programa e unidades de negócios. Além disso, você pode medir o ROI alcançado em comparação com o ROI esperado com as informações fornecidas na tabela.
Por exemplo, se o seu orçamento total para o mês é de US$ 10.000 e você tem quatro unidades de negócios sob o programa de Finanças, RH e desenvolvimento de negócios. Você pode alocar US$ 2.000 para cada unidade de negócio e monitorar como o orçamento é utilizado por essas unidades de negócio e por todo o programa, além de medir a contribuição delas para a geração de ROI.