Como desenvolvedor cidadão ou profissional, você pode adicionar uma Tarefa de extração de documentos a qualquer processo para extrair dados de documentos. A extração pode ser feita usando bots de tarefa (por meio de bot runners) ou o serviço de extração na nuvem da Automation Anywhere.

Você pode configurar a tarefa usando o Process Composer para personalizar e controlar seus fluxos de trabalho da Document Automation. Veja Processo do Automation Co-Pilot para usuários corporativos na Document Automation para obter mais detalhes.

Procedimento

  1. Arraste a tarefa de Extração de documentos do painel Elemento para o seu processo.
  2. No painel Extração de documentos, configure:
    1. ID do elemento (por exemplo, DocumentExtraction).
    2. Nome da tarefa (por exemplo, $input[InputFileName]$ - exibido como referência na interface do usuário.
    3. Você tem duas opções para processar documentos. Escolha uma Seleção de fonte:
      • Opção A: Bot de tarefa (padrão) para extrair documentos usando executores de bots.
      • Opção B: Extração na nuvem para extrair documentos usando o serviço de extração na nuvem da Automation Anywhere.
      Opção A: processar documentos usando o bot de tarefa
      1. Selecione Bot de tarefa.
        Nota: O Bot de tarefa deve ter a ação Extrair dados do pacote Extração de documentos.
      2. (Opcional) Clique em Pré-visualizar bot antes da implementação.
      3. Defina o Tempo limite da fila (de 1 minuto a 24 horas) para evitar atrasos e impedir que o bot interrompa o processo se o bot não for iniciado dentro do tempo especificado.
      4. Verifique os Valores de entrada e atribua variáveis. Os campos de entrada são definidos pelo Bot de tarefa escolhido. Mas, se você escolheu o bot de extração pré-configurado da Document Automation, estes são os campos de entrada esperados (esta lista pode mudar dependendo da versão em que a instância de aprendizado foi criada):
        • InputFilePath: $inputFile (caminho da área de trabalho ou um objeto Arquivo que é passado por meio da ação Criar solicitação [recomendado]).
        • LearningInstanceName: $input[LearningInstancename]$ (Essa é uma variável opcional; neste exemplo, é o nome da instância de aprendizado usada quando a Document Automation gera um bot automaticamente.)
        • Versão: $input[Version]$ (Variável opcional; neste exemplo, ela é usada para passar uma versão de instância de aprendizado usada no modo Teste.
        • ReferenceID: $CopilotRefId$ (Variável opcional; neste exemplo, é o ID usado para acompanhar os resultados da extração de documentos nas versões usadas quando a Document Automation gera um bot automaticamente.)
      5. Como desenvolvedor cidadão ou profissional, você pode selecionar como o Bot de tarefas é executado: localmente na área de trabalho do criador da solicitação ou remotamente.
        No menu suspenso Modo de execução de tarefa do bot, você pode selecionar os seguintes modos:
        • Execução remota (padrão): o bot local é executado remotamente com base nas configurações globais/do agendador de processos e gera uma entrada correspondente no log de auditoria. Com a execução remota, as automações podem ser executadas de modo independente enquanto os usuários trabalham em outras tarefas e são notificados no Automation Co-Pilot quando as automações são concluídas.
        • Execução local (janela principal): o bot local é executado na janela principal do dispositivo do criador da solicitação e gera uma entrada correspondente no log de auditoria. A solicitação recisa ser criada por um usuário com licença assistida e que tenha selecionado um dispositivo padrão. Caso contrário, o modo de execução da Tarefa do Bot será padronizado como Execução remota. A execução local permite que dados confidenciais permaneçam On-Premises e não incorre em tempos de fila em desktops locais.
        • Execução local (janela secundária): o bot local é executado em uma janela secundária do dispositivo do criador da solicitação e gera uma entrada correspondente no log de auditoria. A solicitação recisa ser criada por um usuário com licença assistida e que tenha selecionado um dispositivo padrão. Caso contrário, o modo de execução da Tarefa do Bot será padronizado como Execução remota. A execução local permite que dados confidenciais permaneçam On-Premises e não incorre em tempos de fila em desktops locais. Permite o uso da área de trabalho principal durante a execução.
      Opção B: processar documento usando o serviço de extração na nuvem da Automation Anywhere
      1. Selecione Extração na nuvem para extrair documentos usando o serviço de extração na nuvem da Automation Anywhere. Consulte Automation Anywhere Cloud Service para mais detalhes.
      2. Insira o Arquivo de entrada. Por exemplo, recomendamos que você insira uma referência de objeto Arquivo ($InputFile$) que é passada por uma ação Criar solicitação (
        amp;ProcessRequest{input}{InputFile}$        ).
      3. Insira o Nome da instância de aprendizado. Esse é o nome da instância de aprendizado na Document Automation, por exemplo (
        amp;ProcessRequest{input}{InputFile}$        ).
      4. Versão da instância de aprendizado. Esse campo geralmente é preenchido automaticamente pela Document Automation. Não recomendamos alterá-lo. Se você não tiver certeza, apenas deixe em branco.
      5. Versão do pacote Extração de documentos. Você não precisa configurar nada para usar a versão mais recente. Mas, se você quiser trabalhar com dados usando uma versão mais antiga, pode inserir essa versão.
        Nota: Se você não configurar, a versão mais recente do Modo de teste e a versão mais recente do pacote de Extração de documentos serão usadas automaticamente.
  3. No campo Etiqueta de privacidade de dados (opcional), adicione uma string ou variável para marcar a saída confidencial como oculta.
  4. Clique em Salvar para finalizar.
    Você configurou a tarefa de Extração de documentos na automação de processos. Depois que a tarefa for concluída:
    • Se você utilizou o bot de tarefas para extração de documentos, o Process Composer encerrará a tarefa e manterá as variáveis de saída que foram definidas no bot de tarefas escolhido.
    • Se você usou a Extração na nuvem para extração de documentos, a tarefa será encerrada quando o evento for concluído. A tarefa de Extração de documentos inclui estes campos de saída:
      Campo de saída Descrição Valores possíveis
      DocumentID ID único para o documento processado N/A
      Status Status atual do documento

      • DW_EXTRACT_SUCCESS: A tarefa de extração de documentos foi concluída

      • DW_EXTRACT_FAILURE: A tarefa de extração de documentos falhou

      • DW_EXTRACT_VALIDATION: A tarefa de extração de documentos foi concluída com sucesso, mas o documento contém erros de validação.
      StatusCode Resultado do status após a execução N/A
      StatusMessage Explicação do código de status N/A
      ErrorMessage Descrição do motivo da falha N/A
      ErrorModule Indica o provedor para o qual o erro ocorreu Opções possíveis são:
      • Nativo
      • V8
      • DocAI
      • Classic(IQBot)
      • StandardForm

Caso de uso de cliente: automação do processamento de faturas com extração de documentos na nuvem

Esse caso de uso é para a Acme Manufacturing Corporation.
  • Desafio: a entrada manual de dados de faturas de centenas de envios diários de fornecedores era propensa a erros, lenta e consumia muitos recursos.
  • Meta de negócios: automatize a extração de dados de faturas usando o serviço de extração na nuvem da Automation Anywhere, melhorando a precisão e reduzindo o tempo de resposta.

Visão geral da solução e fluxo de trabalho:

A Acme implementou um fluxo de trabalho da Document Automation no Automation 360 usando o serviço de extração na nuvem para extrair e processar dados de faturas em tempo real.

Componentes principais:

  • faturas do fornecedor enviadas por e-mail ou pelo portal de upload.

  • Extração baseada em nuvem de dados estruturados/não estruturados.

  • Integração perfeita ao sistema ERP da empresa (SAP).

Caso de uso de extração de documentos

  1. Gatilho: o fornecedor faz o upload de uma fatura (PDF) em um portal seguro.
  2. Início do bot: A automação de processo definida no Process Composer é acionada.
  3. Tarefa de extração na nuvem:

    • a automação inclui uma tarefa de Extração de documentos usando a Extração na nuvem.

    • O arquivo de entrada é passado como um objeto Arquivo ($InputFile$).

    • O sistema faz referência à Instância de aprendizado treinada chamada Invoice_AI_Model e

  4. Processamento na nuvem:

    • o documento foi carregado na nuvem da Automation Anywhere.

    • A IA extrai campos da fatura: número da fatura, nome do fornecedor, número do pedido, itens de linha, valor e data de vencimento.

  5. Validação (Opcional):

    se configurada, os dados extraídos são encaminhados a um validador humano para entradas de baixa confiança.

  6. Integração: Após a validação ou aprovação automática, os dados estruturados são enviados para SAP usando uma integração de API.
  7. Auditoria e notificação:
    • variáveis de saída como DocumentID, Status e StatusMessage são registradas.
    • A equipe financeira recebe uma notificação do Automation Co-Pilot com resumo e exceções (se houver).
A tabela a seguir mostra o Impacto nos negócios e métricas para a Acme Manufacturing Corp.:
Métrica Antes da automação Após a extração na nuvem
Tempo médio de processamento de faturas 10 minutos 1,5 minutos
Erros na inserção de dados ~5% <0.2%
Custo mensal US$ 8.000 (trabalho manual) US$ 1.200 (custo do bot + nuvem)
Principais benefícios

  • Nenhuma infraestrutura é necessária: extração realizada com segurança na nuvem.

  • Precisão com tecnologia de IA: extração consistente em diversos formatos de fatura.

  • Escalável e flexível: lida com cargas de alta demanda (como no fim do mês).

  • Pronto para auditoria: Rastreamento completo de status, mensagens e erros.