Exemplo de criação de uma automação com o gatilho da Web do SharePoint

Crie uma automação com um gatilho da Web do SharePoint para enviar um e-mail para a caixa de entrada do Microsoft 365 Outlook quando você adicionar um arquivo à pasta Documentos em um site do SharePoint.

Configure o gatilho da Web do SharePoint para monitorar a pasta ABC do site do SharePoint quanto à criação de um novo arquivo (evento Arquivo criado). O gatilho monitora o evento Arquivo criado no site do SharePoint. Quando você adiciona um arquivo, o gatilho ativa a automação subsequente que envia os detalhes do arquivo para a caixa de entrada especificada.

Pré-requisitos

Certifique-se de que os seguintes pré-requisitos sejam atendidos:
  • Pré-requisitos mencionados em Gatilhos da Web do SharePoint.
  • Variável de registro chamada SharePointTriggerData.
  • Conexão OAuth ativa para o Microsoft 365 Outlook.
  • Uma variável de credencial que contém o nome de usuário do Microsoft 365 Outlook.
mencionados são cumpridos.

Procedimento

  1. No painel da esquerda, clique em Automation (Automação).
  2. Clique em Criar > Task Bot.
    O assistente Criar Task Bot será exibido.
  3. Digite um nome apropriado para o bot no campo Nome.
    Todos os bots são armazenados na pasta \Bots por padrão.
  4. Opcional: Você pode adicionar uma descrição para o bot no campo Descrição.
  5. Opcional: Você pode usar o botão Escolher para salvar o bot em uma pasta diferente.
  6. Clique em Criar e editar.
    O bot é criado e o Editar Task Bot é exibido.
  7. Clique em Gatilhos > SharePoint, e depois clique duas vezes ou arraste o gatilho da Web para adicioná-lo à seção Gatilhos.
  8. Clique em Escolher em SharePoint OAuth e siga as instruções em Escolher uma conexão OAuth para selecionar uma conexão OAuth SharePoint pré-configurada.
  9. Digite seu site do SharePoint no campo Site no seguinte formato: https://{subdomain}.sharepoint.com/sites/{SiteName}.
    Por exemplo, se o nome do seu site for ABC que está localizado no subdomínio XYZ SharePoint, insira https://xyz.sharepoint.com/sites/abc.
    Como alternativa, clique em Selecionar site e escolha o site no menu suspenso. O sistema usa a conexão OAuth para sincronizar com o domínio SharePoint e lista todos os sites que estão disponíveis no domínio SharePoint.
  10. Selecione Arquivo e pasta e execute o seguinte: escolha Arquivo criado no menu suspenso Ouvir evento.
    1. Selecione Arquivo criado no menu suspenso Monitorar evento.
    2. Digite o caminho da pasta em Caminho da pasta.
      Como alternativa, clique em Selecionar pasta e siga as instruções na janela modal Pastas para escolher a pasta.
  11. Selecione SharePointTriggerData na lista suspensa Resposta.
  12. Clique em Ações > Microsoft 365 Outlook e, em seguida, clique duas vezes ou arraste Conectar para adicionar a ação à seção Ações.
  13. Selecione Azure Global em Azure Cloud.
    Se o seu Microsoft 365 Outlook faz parte da versão governamental do Microsoft 365, escolha Azure US GCC High.
  14. Selecione Gerenciado pela Control Room em Modo de autenticação OAuth2.
  15. Clique em Escolher e siga as instruções no modal Escolher uma conexão OAuth para escolher a conexão OAuth para o Microsoft 365 Outlook.
  16. Clique em Variável > Inserir um valor e siga as instruções para escolher a credencial de nome de usuário do Microsoft 365 Outlook.
  17. Opcional: Insira um nome apropriado para a sessão em Criar sessão do Microsoft 365 Outlook.
    O sistema define Microsoft365OutlookSession como o nome da sessão por padrão.
  18. Clique em Ações > Microsoft 365 Outlook e, em seguida, clique duas vezes ou arraste Enviar para adicionar a ação à seção Ações.
  19. Opcional: O nome de sessão padrão Microsoft365OutlookSession é preenchido automaticamente em sessão do Microsoft 365 Outlook.
  20. Digite o ID de e-mail do Microsoft 365 Outlook para o qual os detalhes do arquivo devem ser encaminhados em Para.
  21. Digite um assunto apropriado em Assunto.
    Por padrão, o sistema define A Automation Anywhere terminou a execução do TaskBot como o assunto.
  22. Selecione código HTML em Tipo de corpo de e-mail e insira o seguinte: 
    $SharePointTriggerData{"fields.LinkFilename"}$, SharePointTriggerData{"parentReference.path"}$, $SharePointTriggerData{"webUrl"}$
    onde fields.LinkFilename fornece o nome do arquivo do documento, parentReference.path fornece o caminho do arquivo onde o arquivo está localizado e webUrl fornece o link direto para o local do SharePoint.
    Para mais informações sobre os dados de resposta do gatilho, consulte Leitura de dados de resposta de gatilho no log de auditoria.
Ao clicar em Executar com gatilhos, o gatilho começa a monitorar o evento Arquivo criado na pasta ABC. Ao criar ou fazer upload de um arquivo, o gatilho ativa as ações subsequentes do Microsoft 365 Outlook. A caixa de entrada do Microsoft 365 Outlook recebe um e-mail contendo o nome do arquivo, o caminho da pasta e um link direto para o arquivo em valores separados por vírgula.