Use esse cenário para entender como criar um processo de integração de funcionários no Process Editor. Este fluxo de trabalho do processo de integração de funcionários ilustra como as organizações podem aproveitar automações, como bots e formulários, e integrá-las a um processo para otimizar e melhorar a eficiência geral do setor de RH.

Sobre este cenário

A TechStark Inc. é uma empresa de tecnologia em rápido crescimento que contrata novos funcionários para vários departamentos. Embora ela tenha desenvolvido várias automações que ajudam a otimizar o processo de integração, eliminando tarefas manuais e repetitivas, ela está buscando uma estrutura que aprimore ainda mais esse processo. A empresa deseja uma solução que não apenas automatize diferentes tarefas, mas também ofereça uma interface intuitiva para projetar e visualizar todo o processo de integração.

Nesse contexto, a TechStark Inc. visa criar um processo unificado usando um novo editor de processos que possa gerenciar com eficácia a lógica condicional complexa e garantir transições suaves entre diferentes tipos de tarefas. Esse cenário descreve o fluxo de trabalho completo de integração de funcionários, desde a entrada do candidato até o provisionamento de TI e a comunicação de boas-vindas. A automação envolve vários bots e formulários interconectados para garantir precisão, eficiência e transferências contínuas ao longo do processo.

Visão geral do fluxo de trabalho de integração de funcionários

Aqui está um diagrama de fluxo que ilustra as etapas que a TechStark Inc. deseja automatizar para gerenciar todo o processo de integração, do início ao fim.

Fluxo de trabalho de integração de funcionários

  1. Configuração administrativa Automatize a distribuição e coleta de documentos de RH (por exemplo, contratos, formulários fiscais) e insira os detalhes do candidato na plataforma de RH.
  2. Criação centralizada de perfil de candidato: integre a plataforma de RH com ferramentas de recrutamento e, após validar as informações dos candidatos, transfira automaticamente os detalhes dos candidatos após a contratação.
  3. Configuração de TI: provisionamento automatizado de contas para que o candidato crie automaticamente uma conta de e-mail, atribua logins do sistema e credenciais de acesso. Além disso, automatize a criação de tickets de TI para configuração de hardware.
  4. Comunicação de boas-vindas: use uma ferramenta de automação de e-mail para enviar e-mails de boas-vindas dinâmicos e personalizados, incluindo detalhes sobre a agenda do primeiro dia, um link para recursos da empresa e perguntas frequentes para novos contratados. Além disso, envie um e-mail para o gerente responsável pelo relatório e para o colega designado.

Processo automatizado de integração de funcionários

Vamos entender como o novo editor de processos pode automatizar o fluxo de trabalho de integração, dando as boas-vindas aos novos contratados e ajudando-os a se tornarem produtivos de maneira rápida e eficiente. É assim que funciona o processo para um novo engenheiro de software, Paul Johnson:
  1. inicie o processo com o formulário de inscrição do candidato
    O RH cria um formulário e insere os dados necessários do candidato, como o ID do candidato Paul (por exemplo, SE_12345), e inicia o processo de integração da TechStark usando o formulário de dados do candidato.
    • Formulário: #1_Entry_Candidate_Form
    • Entrada: Candidate_ID (Number0)
  2. Bot para recuperar detalhes dos candidatos do JobVite
    O bot de integração (#2_Jobvite_Bot) usa o Candidate_ID de Paul para recuperar seus detalhes do sistema JobVite da TechStark.
    • Bot: #2_Jobvite_Bot
    • Entrada: Candidate_ID
    • Saída: recupera os seguintes dados do candidato
      • Nome: Paul
      • Sobrenome: Johnson
      • E-mail pessoal: paul.j@example.com
      • E-mail da gerente: maria.smith@techstark.com
      • Local: São Francisco
      • Departamento: Engenharia
      • Cargo: Engenheiro de software
  3. Correção do ID do candidato (se necessário)
    O RH pode usar as condições para verificar se o candidato existe no JobVite. Use condições If, Else:
    • Se encontrado → prosseguir
    • Caso contrário → solicite a correção do Candidate_ID e recupere novamente os detalhes do JobVite.
  4. Confirmar detalhes do funcionário
    Os detalhes de Paul são exibidos em um formulário de confirmação (#3_Employee_Details_R_Form). O RH analisa e confirma as informações ou atualiza quaisquer discrepâncias.
    • Formulário: #3_Employee_Details_R_Form
    • Entrada
      • Nome
      • Sobrenome
      • E-mail pessoal
      • E-mail do gerente
      • Local
      • Departamento
      • Cargo
  5. Modificar detalhes do funcionário (se necessário)

    Se forem necessárias alterações, o RH pode editar os detalhes em um formulário editável (#3_Employee_Details_W_Form) e enviar as correções e recuperar os detalhes do JobVite.

    • Formulário: #3_Employee_Details_W_Form
    • Entrada: Igual ao acima, mas editável.
  6. Criar registro de funcionário no Workday

    Os dados validados são enviados para o sistema Workday da TechStark por meio do bot Workday (#4_Workday_Bot), que cria o registro de funcionário de Paul e gera um ID de funcionário, por exemplo, TN-56789.

    • Bot: #4_Workday_Bot
    • Entrada
      • Nome
      • Sobrenome
      • E-mail pessoal
      • E-mail do gerente
      • Local
      • Departamento
      • Cargo
    • Saída: Identificação do funcionário
  7. Integração e provisionamento de TI

    O bot de provisionamento de TI (Application_Provisioning_Process) usa os dados e o número de identificação de funcionário de Paul para configurar seu notebook corporativo, conta de e-mail, acesso a sistemas internos e ferramentas de software.

    • Processo: Application_Provisioning_Process
    • Entrada
      • Nome
      • Sobrenome
      • E-mail pessoal
      • E-mail do gerente
      • Local
      • Departamento
      • Cargo
  8. Enviar um e-mail de boas-vindas

    Paul recebe um e-mail de boas-vindas (#5_Welcome_Email) em seu novo endereço de e-mail da TechNova (paul@techstark.com). Esse e-mail contém informações úteis sobre integração e inclui os contatos do gerente e do colega designado para auxiliá-lo.

    • Bot: #5_Welcome_Email
    • Entrada: Employee_Email (construído como FirstName.LastName@company.com)
  9. Saída do processo

    O processo de integração termina com o status Sucesso, indicando que Paul está totalmente integrado.

    • Status: Sucesso ou Cancelado

É assim que o processo de integração de funcionários é criado no editor de processos. Para organizar as atividades em categorias ou responsabilidades separadas, você pode adicionar Swimlanes ao processo de integração de funcionários. Além disso, você pode usar as ferramentas de design disponíveis na parte inferior do editor para ajudá-lo a navegar por esse processo com mais eficiência, sem perder o foco. Para mais informações sobre a ferramenta de design, consulte Process Editor.

Exibição do processo de integração de funcionários desenvolvido no editor de processos

Resumo e benefícios

Ao automatizar essas etapas no novo compositor de processos, a TechStark Inc. economiza tempo, reduz erros e garante que todos os novos contratados, como Paul, tenham um início tranquilo e acolhedor. Confira alguns benefícios adicionais:
  • a integração de várias automações, como bots, formulários e processos, pode agilizar a coleta de informações e os processos de aprovação, reduzindo consideravelmente o tempo necessário para que os novos contratados se adaptem.
  • A automação minimiza o risco de erro humano na entrada e no processamento de dados, levando a uma maior precisão e confiabilidade das informações dos funcionários.
  • Os sistemas integrados permitem um melhor monitoramento e gerenciamento de documentos e dados do usuário, aumentando a eficiência organizacional e a conformidade.
  • Os pontos de verificação automatizados dentro do processo oferecem funções e responsabilidades definidas, facilitando o acompanhamento do progresso e a identificação de áreas que requerem atenção.
  • De modo geral, integrar bots, formulários e processos na integração não só simplifica as operações, mas também melhora a experiência tanto para as equipes de RH quanto para os novos funcionários.