Medir o benefício da automação de processos

Medir o ROI para automação de processos ajuda a identificar qual solução de automação oferece os maiores benefícios financeiros e operacionais. Isso permite uma melhor tomada de decisão e garante que o foco esteja no desenvolvimento das automações de processo que garantam economia de custos e ganhos de eficiência.

Automação de processos

Automações de processos são automações de processos empresariais complexos de ponta a ponta que podem abranger diversas funções. É uma sequência estruturada de ações projetadas para automatizar um fluxo de trabalho. A automação de processos compreende o seguinte:

  • Elementos: Pontos de início e fim, tarefa de formulários, tarefa de aprovação, tarefa de filtro
  • Elementos de tomada de decisão baseados em lógica: If/Else e Else/If
  • Componentes: tarefa de Bot, Tarefa de API, Document Automation, automação de fila e processo secundário
  • Caminhos: Pode haver um caminho fixo que seja comum a todos os caminhos em várias ramificações. O caminho fixo pode estar tanto no início quanto no final de um processo.

Todas essas facetas permitem que você crie uma automação de processos contínua e eficiente. As automações de processos são precisas e minimizam os custos operacionais. Elas são escaláveis e podem lidar com grandes volumes de trabalho. O ROI é normalmente medido em economia de dinheiro ou de horas usando qualquer tipo de automação. As métricas medidas são para cada execução de automação (ROI de execução) ou volume processado por automação (ROI de transação).

Exemplo

Vamos entender isso com um exemplo.


ROI de automação de processos

Neste exemplo (consulte a imagem acima), o processo compreende os seguintes elementos:

  • Caminho fixo: Etapas de 1 a 3
  • Ramificação:
    • Etapas de 4 a 9
    • Etapas de 10 a 15
  • Componentes:
    • Tarefa Bot
    • Tarefa de API
    • Tarefa de validação de documentos
  • Tarefa de formulário
  • Tarefa de aprovação

neste exemplo, o processo inicia com um caminho fixo. Como é composto por componentes independentes, cada um tem a própria lógica e não é estático. Por exemplo, no caminho 4 a 9, a tarefa do Bot pode processar 10, 20 e 15 registros nos dias 1, 2 e 3, respectivamente. Da mesma forma, o processo no caminho 10 a 16 pode resultar em economias variadas a cada implantação. Esses componentes são monitorados de forma individual dentro da automação do processo principal, capturando variações na economia a cada implantação. Essa abordagem garante que as economias sejam medidas em um nível granular para cada componente.

Considere um cenário em que, no dia 1, o caminho 4 a 9 é executado com sucesso, ou seja, o caminho alternativo 10 a 16 (a parte Else) não é acionado. No caminho 4 a 9, a tarefa de validação de documentos na etapa 5 processa 10 vouchers. Em seguida, ela usa a automação do Tarefa de API na etapa 6 para atualizar os registros no Salesforce, prossegue para a etapa 7 para aprovação e conclui o processo. No primeiro dia, essa automação economiza 10 * Y para a organização.

No dia 2, se 15 vouchers forem processados, a economia será de 15 * Y, diferente do dia 1. O número de vouchers processados e, como consequência, a economia, varia a cada dia, dependendo da frequência com que a automação é executada. Embora essa variabilidade possa não ser aparente no nível do processo, ela se torna evidente no nível de automação na etapa 5.

No dia 3, se a condição Else for acionada, as etapas 10 a 15 serão executadas. Na etapa 13, por exemplo, o processo pode incluir ramificações, loops ou condições adicionais, cada um contribuindo para economias exclusivas. Essa lógica se aplica a todos os componentes desse caminho, seja uma tarefa do Bot, Tarefa de API ou outros tipos de automação.

Cada implantação de automação é avaliada individualmente, com cada caminho gerando economias específicas por dia e por implantação. Por exemplo, o caminho 4 a 9 pode economizar 1.000 dólares no dia 1, 2.500 no dia 2 e 5.000 no dia 3. Ao definir cada caminho, analisar os detalhes granulares dos componentes e calcular a economia para cada implantação, você pode rastrear e medir com precisão o ROI da automação do processo.

Apenas os componentes são rastreados para calcular o ROI da automação de processos. Elementos como tarefa de formulário, tarefa de aprovação e tarefa de filtro são excluídos dos cálculos de ROI. Na automação de processos, o ROI é medido com base no número de transações processadas pela automação.

Componentes

Uma automação de processo consiste nos seguintes componentes:

Automação de tarefas
A automação de tarefas pode ser usada para executar tarefas simples, repetitivas e baseadas em regras e automatizar processos básicos de uma organização. Ela é fácil de criar e pode executar processos de várias etapas sem erros. A automação de tarefas opera no nível da interface do usuário e pode interagir com aplicativos com facilidade. Você pode usar a automação de tarefas para atividades como entrada de dados, preenchimento de formulários, realização de cálculos simples e muito mais. As automações de tarefas podem funcionar com vários aplicativos, como Web, desktop e outros.

Consulte Trabalhar com automações.

Para consultar um exemplo de como calcular o ROI baseado em transações para uma automação de tarefas, consulte Transaction-based ROI for task automation.

Automação da API
Uma automação de API é uma solução de automação baseada em nuvem que usa APIs para trocar dados entre aplicativos e sistemas. As automações de API são projetadas para serem rápidas, confiáveis e escaláveis e podem ser usadas para diversos propósitos. As automações de API podem ser acionadas de várias fontes, incluindo formulários, processos ou endpoints diretos. Elas podem ser programadas para execução regular ou executadas sob demanda. Os recursos de troca de dados em tempo real das automações de API permitem que elas se adaptem a ambientes dinâmicos e respondam na hora.

Consulte Tarefa de API.

Para obter exemplos sobre como calcular o ROI baseado em execução e transação para automações de API, consulte:
Document Automation
O Document Automation utiliza automação e inteligência artificial para automatizar a extração, interpretação e conversão de dados de vários tipos de documentos em formatos estruturados para uso empresarial. Aumenta a eficiência e a precisão em fluxos de trabalho centrados em documentos.

Consulte Document Automation.

Para configurar o Document Automation para o cálculo de ROI, consulte Configurar o Document Automation para calcular o ROI.

Automação de filas
A automação de filas ajuda a gerenciar e distribuir tarefas de forma eficiente entre automações com base na prioridade, no volume e nos recursos disponíveis. Ela possibilita a atribuição dinâmica de tarefas, garantindo a utilização eficaz de automações e o processamento mais rápido de tarefas de alta prioridade. A automação de fila é compatível tanto com a automação assistida quanto a não assistida, melhorando a escalabilidade, a eficiência operacional e a conformidade com SLA em fluxos de trabalho automatizados.

Consulte Gerenciamento da carga de trabalho.

Para configurar o Document Automation para o cálculo de ROI, consulte Configurar automação de fila para calcular ROI.