Créer une vue de processus avec des branches et des opportunités

Créez une vue consolidée de votre processus métier et sélectionnez les étapes pour créer des opportunités potentielles d'automatisation. Apprenez à créer une branche, à fusionner des étapes dans la branche et à créer des opportunités.

Prérequis

  • Cette tâche est effectuée par l'analyste Discovery Bot chargé d'examiner et d'analyser les enregistrements associés pour les processus métier.
    Remarque : L'utilisateur à rôles multiples et rôles personnalisés peut également effectuer cette tâche en fonction des autorisations qui vous ont été attribuées. Vous verrez un ensemble différent d'actions de menu (icône en forme d'ellipse verticale) disponibles sur une vignette pour un processus.
  • Assurez-vous que l'utilisateur se voit attribuer le rôle AAE_Discovery Bot Analyste et la licence d'analyseur de processus.

    Licences prises en charge pour Discovery Bot

Procédure

  1. Affichez une vue ou un enregistrement, sélectionnez des étapes et créez une opportunité dans un flux de travail linéaire dans l'onglet Agrégé :
    1. Sélectionnez un processus sur la page des processus.
      Le dernier onglet actif s'ouvre automatiquement.
    2. Cliquez sur l'onglet Agrégé.
      Par défaut, la vue sélectionnée s'affiche dans l'écran principal de l'onglet Agrégé. Dans le tableau Enregistrements, les cases cochées indiquent les enregistrements inclus dans la vue. Pour sélectionner un seul enregistrement lorsqu'une vue est affichée, désactivez la vue sélectionnée dans le tableau Vues. Dans le tableau Enregistrements, décochez la case de l'enregistrement sélectionné qui est activé.

      Par défaut, si une vue n'est pas sélectionnée, tous les enregistrements sont sélectionnés dans le tableau Enregistrements. Pour sélectionner un seul enregistrement, cochez la case Sélectionner tout pour effacer tous les enregistrements. Sélectionnez un enregistrement à afficher dans l'écran principal de l'onglet Agrégé.

    3. Sélectionnez l'icône de capture d'écran ou l'icône d'application dans la vue à bascule (coin supérieur droit de la vue de l'onglet Agrégé) pour décider de la façon dont vous souhaitez afficher les étapes.
      Les étapes contiguës effectuées dans la même application sont combinées. Ceci est affiché sous la forme d'un seul groupe pour améliorer la lisibilité du processus. Le nombre d'étapes rassemblées est indiqué dans le coin inférieur droit du groupe.
      Remarque : Si la capture d'écran est la dernière vue active, l'image de la dernière étape du groupe sera celle affichée pour le groupe réduit. Vous pouvez faire glisser le processus dans la toile en maintenant le bouton gauche de la souris enfoncé et en déplaçant le processus vers l'emplacement souhaité.
      Utilisez les options Zoom avant ou Zoom arrière si nécessaire. Utilisez le zoom Réinitialiser pour ramener la vue au niveau par défaut et recentrer le processus dans la toile.
    4. Cliquez sur une seule étape agrégée pour développer un groupe d'étapes et prévisualiser l'étape plus en détail. Vous pouvez également cliquer sur la flèche située dans le coin supérieur droit de l'icône de groupe.
      Utilisez l'icône de groupe pour afficher les groupes d'étapes appartenant aux actions de niveaux principal et secondaire (et aux actions de niveau sous-groupe) utilisées pendant la session d'enregistrement. Si nécessaire, développez un groupe d'étapes pour explorer les actions de niveau principal jusqu'aux actions de niveau sous-groupe pour décider du groupe d'étapes à utiliser lors de la création d'une opportunité potentielle pour une tâche que vous souhaitez automatiser. Par exemple, une action de niveau principal affiche Microsoft Outlook, une action de niveau secondaire affiche la notification par e-mail Outlook, et des actions de niveau sous-groupe peuvent afficher Créer un e-mail, Contenu de l'e-mail et Envoyer un e-mail.

      Cliquez sur l'étape individuelle pour afficher les détails de l'étape dans la fenêtre Aperçu à droite de la vue Agrégé. Les informations s'affichent dans l'ordre suivant :

      Champ Description
      Nom de l'application Le type d'application utilisé pendant l'enregistrement.

      Une capture d'écran s'affiche. Cliquez sur l'image lorsque vous souhaitez afficher une vue plus grande de la capture d'écran.

      Le champ Application s'affiche après le champ Identifiant de l'étape.
      Titre de l'étape Le titre de l'étape peut être le nom PNG ou le nom de l'onglet déterminé par le système.
      Liste des enregistrements dans ce flux de travail L'identifiant (les identifiants) d'enregistrement associé(s) à l'étape.
      Identifiant de l'étape L'identifiant interne associé à l'enregistrement pour le traitement back-end.
      Données Les données saisies par un utilisateur via le clavier.
      Type d'action L'action type peut être un clic droit ou un clic gauche.
      Durée de l'étape Durée de l'étape enregistrée en minutes et secondes.
    5. Cochez la case à gauche de l'étape pour créer une opportunité potentielle.
      La fenêtre Détails des opportunités affiche les informations suivantes :
      Champ Description
      Étapes Le nombre d'étapes sélectionnées par l'utilisateur. Ce champ augmente chaque fois qu'un utilisateur coche la case pour sélectionner une étape et créer une opportunité potentielle.
      Sélectionner toutes les étapes Vous permet de sélectionner toutes les étapes, y compris les branches, affichées dans la vue pour créer une opportunité.
      • Sélectionner un groupe d'étapes/branches/boucles

        Dans la vue Toile, cochez la case en regard d'une branche, d'une boucle ou d'un groupe pour sélectionner toutes les étapes de ce groupe, de cette branche ou de cette boucle. Si vous sélectionnez une branche ou une boucle imbriquée, la branche ou la boucle parent affiche une sélection partielle.

      • Sélection personnalisée des étapes

        Utilisez la touche Maj pour sélectionner un certain nombre d'étapes dans un chemin à partir de la toile principale. La sélection croisée de chemin n'est pas disponible
      Temps moyen La durée, en minutes et en secondes, des étapes sélectionnées dans l'opportunité.
      Variante Nombre de branches incluses dans l'opportunité.
    6. Saisissez un nom pour l'opportunité.
    7. Saisissez le coût moyen associé à l'opportunité.
      Il s'agit de votre meilleure évaluation des coûts liés à la réalisation des étapes incluses dans l'opportunité.
    8. Saisissez l'économie potentielle associée à l'opportunité.
      Il s'agit de votre meilleure évaluation des économies attendues sur une base annuelle, si un robot est utilisé pour effectuer toutes les étapes de l'opportunité.
      Remarque : Les économies potentielles doivent être supérieures à l'estimation du coût moyen.
    9. Sélectionnez Haute, Moyenne ou Faible comme priorité associée à l'opportunité.
    10. Cliquez sur Créer une opportunité.
      Une fenêtre de message s'affiche et vous informe que l'opportunité est créée. Cliquez sur le lien hypertexte pour afficher l'opportunité nouvellement créée dans l'onglet Opportunité du Control Room.
    11. Pour créer une autre opportunité à partir du même enregistrement, cliquez sur Désélectionner tout pour effacer toutes les étapes précédemment sélectionnées ou modifier la sélection selon les besoins, fournissez les détails (nom, coût, économies et priorité).
    12. Cliquez sur Créer une opportunité.
      Plusieurs opportunités peuvent être créées avec le même nom – chacune a un nouvel identifiant.
  2. Créez une vue pour votre processus de flux de travail à partir de la vue Agrégé :
    1. Avec un ou plusieurs enregistrements présélectionnés dans la vue Agrégé, cliquez sur Créer une vue pour créer une vue à partir de l'enregistrement ouvert.
      La création d'une vue vous permet de combiner des étapes à partir de plusieurs enregistrements pour vous donner une vue plus complète de l'ensemble du processus représenté par les enregistrements.
    2. Saisissez un nom pour la vue dans le champ Titre.
    3. Facultatif : Saisissez une description.
    4. Cliquez sur Créer.
      L'option Créer est maintenant mise à jour pour afficher les options Enregistrer une vue dans la liste déroulante. Utilisez Enregistrer sous pour créer une copie de la vue nouvellement créée. Utilisez Enregistrer sous [manuel] pour convertir la vue générée par le système en vue manuelle.
      Créez autant de vues que nécessaire. Pour créer une nouvelle vue, désactivez la vue sélectionnée dans le tableau Vues. Utilisez les flèches pour ouvrir et réduire les tableaux Vues et Enregistrements. Utilisez la pagination pour faire défiler les vues enregistrées.
      La vue générée par le système affiche désormais une boucle, ou une séquence d'étapes qui se produisent un nombre spécifique de fois pour un enregistrement unique. L'icône de boucle s'affiche sous la forme d'un cercle orange avec une flèche. L'icône de boucle a une condition pendant affichée sous celle-ci avec un nombre, qui décrit le nombre de répétitions de la séquence d'étapes de cette boucle au sein du processus. Vous pouvez modifier la condition de boucle (pendant et durant) en enregistrant la vue en tant que vue manuelle.
      La vue générée par le système s'affiche dans l'écran principal de la vue Agrégé. Dans le tableau Vues, la vue générée par le système est indiquée par l'icône d'agrégation dans la colonne Type. Dans le tableau Enregistrements, la case est cochée pour indiquer les enregistrements déjà inclus dans la vue. Par défaut, le tableau est réduit et le tableau Enregistrements est étendu lorsqu'une vue est créée pour la première fois. Le tableau Enregistrements revient à la première pagination. Vous êtes maintenant prêt à ajouter des enregistrements et des branches, si nécessaire.
    5. Sélectionnez l'option Modèle lorsque vous souhaitez comparer et trouver la meilleure vue agrégée pour vos enregistrements. Utilisez cette option pour enregistrer autant de vues avec différentes combinaisons que nécessaire. Vous pouvez également enregistrer la vue en tant que vue manuelle pour personnaliser davantage votre vue et faire une comparaison côte à côte. Sélectionnez l'option de modèle Dynamique pour voir les enregistrements dans lesquels des groupes d'étapes affichent des motifs répétitifs appartenant à la même application ou à la même action de niveau principal utilisée pendant la session d'enregistrement. Utilisez cette option pour décider du contexte du processus ou de la tâche que vous souhaitez automatiser. Par exemple, vous êtes chargé de créer un compte administrateur. Après avoir créé le compte, une notification par e-mail est envoyée à l'utilisateur. Utilisez l'option Dynamique pour afficher les groupes d'étapes permettant d'automatiser une tâche de notification par e-mail. Sélectionnez un modèle facile ou strict qui vous permettra d'afficher les enregistrements où les étapes sont les mêmes par rapport aux enregistrements avec des résultats différents ayant plus de branches dans le chemin du processus. L'option Facile est sélectionnée par défaut. Pour enregistrer vos sélections avant de passer d'une vue à une autre vue, cliquez sur Enregistrer la vue. Les modifications sont enregistrées dans les onglets Tableau de bord, Agrégé et Comparaison. Si vous n'enregistrez pas vos modifications, le filtre se réinitialise. Vous devez sélectionner et appliquer à nouveau vos options. Cliquez sur Modèle pour sélectionner l'une des options suivantes à afficher dans l'onglet Agrégé :
      La fenêtre Modèle affiche les éléments suivants :
      Option Action
      Dynamique Sélectionnez Dynamique lorsque vous souhaitez afficher une séquence d'étapes étiquetées à l'aide de la correspondance de motifs. Les groupes d'étapes étiquetées appartiennent à des applications prises en charge telles que les applications Microsoft (Excel, Outlook et Bloc-notes), Notepad++, les éditeurs de texte, la plupart des cas d'usage de Windows et la fonctionnalité de navigateur Chrome. Les étapes étiquetées affichent des termes tels que Calculatrice, E-mail - Ajouter à, E-mail - E-mail - Ajouter contenu, et Windows - Rechercher - Ouvrir une application.
      Remarque : Pour les nouveaux cas d'utilisation ou les flux de processus spécifiques, les groupes d'étapes peuvent ne pas avoir d'étiquette. Pour une vue manuelle, vous pouvez mettre à jour l'étiquette du groupe si nécessaire. Passez la souris sur le menu au niveau des lignes dans le tableau Vues et cliquez sur Modifier. Près de l'icône du groupe, saisissez un nom dans la zone de texte. Cliquez sur la case à cocher pour enregistrer vos modifications. Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer la vue et quitter le mode Édition.
      Facile Sélectionnez Facile lorsque vous pensez que la plupart des enregistrements d'un processus donné seront identiques. Cela entraîne moins de ramifications sur les vues et enregistrements sélectionnés. Vous vous attendez à voir deux étapes fusionnées parce qu'il y a moins d'écart entre les enregistrements.
      Conseil : Cliquez sur Sélectionner toutes les étapes. Le nombre total d'étapes affichées est inférieur au nombre d'étapes affichées lors de l'utilisation de l'option Strict. L'option Facile comporte moins d'étapes, car la plupart des étapes des enregistrements sélectionnés sont identiques.
      Strict Sélectionnez Strict lorsque vous vous attendez à voir des résultats différents pour un processus donné. Cela entraîne une plus grande ramification sur les vues et enregistrements sélectionnés.
      Inclure les données Sélectionnez Inclure les données pour inclure les données saisies au clavier utilisées pendant la session d'enregistrement. Ces informations sont affichées dans la fenêtre Aperçu.
      Inclure une description Sélectionnez Inclure une description pour inclure les annotations fournies par l'utilisateur Discovery Bot. Ces informations sont affichées dans la fenêtre Aperçu.
      Réinitialiser Cliquez sur Réinitialiser pour réinitialiser vos options sélectionnées et les appliquer à nouveau. Par défaut, l'option Facile est rétablie.
      Appliquer Cliquez sur Appliquer pour appliquer vos options d'affichage sélectionnées à partir de l'onglet Agrégé pour la vue générée par le système ou la vue manuelle.
    6. Sélectionnez l'option Filtrer lorsque vous souhaitez utiliser un ensemble de valeurs pour comparer les différentes sections d'un processus sur différents enregistrements en sélectionnant un chemin d'accès et un filtre d'étape spécifiques. Utilisées en conjonction avec l'option Modèle, les options de chemin et de filtre d'étape pour une vue générée par le système ou manuelle peuvent vous aider à déterminer et à décider d'un bon candidat pour l'automatisation. Pour enregistrer vos sélections avant de passer d'une vue à une autre vue, cliquez sur Enregistrer la vue. Les modifications sont enregistrées dans les onglets Tableau de bord, Agrégé et Comparaison. Si vous n'enregistrez pas vos modifications, le filtre se réinitialise. Vous devez sélectionner et appliquer à nouveau vos options. Pour une vue manuelle, vous devez sélectionner à nouveau vos options de filtre pour créer une opportunité. Cliquez sur Filtrer et sélectionnez l'une des options suivantes :
      La fenêtre Filtre affiche les éléments suivants :
      Option Action
      Chemin : Avec le flux le plus courant

      Sélectionnez cette option lorsque vous souhaitez voir quels chemins ont la variance la plus commune d'un processus utilisé. Si vous choisissez d'automatiser ce type de chemin, vous bénéficierez d'un retour sur investissement plus élevé.
      Chemin : Avec le plus de déviations Sélectionnez cette option lorsque vous voulez voir certaines sections du processus qui ont une déviation différente dans le chemin. La priorité d'automatisation de ces chemins est généralement faible.
      Chemin : Avec le flux le plus répétitif Sélectionnez cette option lorsque vous souhaitez afficher des sections du processus plus répétitives et plus onéreuses. La priorité d'automatisation pour ces chemins est généralement élevée.
      Étape : Application Sélectionnez l'option Application lorsque vous souhaitez voir le type d'application utilisé pendant l'enregistrement. Utilisez cette option pour voir quelles applications sont les plus fréquemment utilisées et pour décider quelles applications doivent être prioritaires.
      Étape : Type d'action Sélectionnez l'option Type d'action pour filtrer les étapes du processus afin d'afficher uniquement les actions particulières qui vous aideront à obtenir une idée de la façon dont les étapes sont utilisées.
      Effacer Sélectionnez Effacer pour effacer toutes les options sélectionnées.
      Réinitialiser Sélectionnez Réinitialiser pour revenir à l'état précédent enregistré des filtres dans une vue.
      Appliquer Sélectionnez Appliquer pour appliquer les options d'affichage sélectionnées à partir de l'onglet Agrégé pour la vue générée par le système ou la vue manuelle.
    7. Sélectionnez l'option Basculer le compteur de fréquence pour afficher le nombre d'enregistrements qu'un chemin particulier prend dans le flux dans une vue générée par le système. Utilisez cette option pour vous aider à comprendre la fréquence du chemin par rapport à d'autres enregistrements ou vues. Cette option ne peut être utilisée que pour les vues générées par le système. Dans le tableau Enregistrements, sélectionnez deux enregistrements ou plus et le compteur de fréquence affiche deux au début du flux de processus pour indiquer le nombre d'enregistrements sélectionnés. Si chaque enregistrement prend un chemin différent, le flux de processus est divisé entre le nombre total d'enregistrements sélectionnés et s'affiche en conséquence. Par exemple, s'il y a dix enregistrements dans une vue et trois chemins affichés. Deux enregistrements suivent un chemin, deux enregistrements suivent le deuxième chemin et six enregistrements suivent le troisième chemin. Le long du flux de chemin, vous verrez deux, deux et six. Si une étape est fusionnée, les nombres des deux chemins sont additionnés. Utilisez l'épaisseur du chemin pour vous aider à hiérarchiser les processus pour l'automatisation. Le chemin le plus couramment utilisé est le chemin le plus épais et peut être utile pour hiérarchiser un processus lors de l'examen de nombreux enregistrements. Par exemple, s'il y a 5 chemins pour 20 enregistrements, vous verrez rapidement lequel est le plus épais et envisagerez d'automatiser ce chemin. Si vous avez une bande passante supplémentaire pour automatiser un autre chemin, vous pouvez explorer le flux et regarder les chiffres pour voir quel chemin est le suivant en tant que candidat possible à l'automatisation.
    8. Passez la souris sur l'option de menu Actions dans le tableau Vues pour copier une vue, la convertir en vue manuelle ou la supprimer.
      L'option de menu est l'ellipse verticale (trois points). L'ellipse verticale ne s'affiche que si le menu de niveau de ligne est masqué. Vous pouvez configurer l'option de menu pour qu'elle s'affiche comme il vous convient à l'aide de l'icône Personnaliser les colonnes. L'option de menu vous permet de sélectionner l'une des options suivantes :
    OptionAction
    Copier Sélectionnez Copier pour créer une copie de la vue. La vue copiée nouvellement créée est affichée dans la vue Agrégé et enregistrée dans le tableau Vues avec un nouvel identifiant.
    Convertir en vue manuelle Sélectionnez Convertir en vue manuelle pour convertir la vue générée par le système en vue manuelle. Cette option vous permet d'ajouter plus d'enregistrements ou d'étapes à partir d'autres enregistrements à l'aide de l'option Modifier. Répétez les étapes 2a et 2b. Cliquez sur Enregistrer. Dans le tableau Vues, la vue manuelle est indiquée par l'icône de définition dans la colonne Type. La vue manuelle nouvellement créée s'affiche dans l'écran principal de la vue Agrégé. Dans le tableau Enregistrements, la case est cochée pour indiquer les enregistrements déjà inclus dans la vue.
    Modifier Sélectionnez Modifier pour ajouter des enregistrements ou des étapes à partir d'autres enregistrements du tableau Enregistrements.
    Supprimer Sélectionnez Supprimer pour supprimer la vue. Les enregistrements sous-jacents utilisés dans la vue ne sont pas affectés par la suppression de la vue.
  3. Créez une nouvelle vue à partir des enregistrements sélectionnés, ou sélectionnez une vue manuelle pour ajouter d'autres étapes à partir d'un autre enregistrement à la vue du processus. Créez une branche et fusionnez les étapes d'un ou plusieurs enregistrements dans la branche. Créez des opportunités.
    Dans cet exemple, une branche est créée pour examiner la note de crédit d'un prêt bancaire.
    1. Cliquez sur Créer une vue ou sélectionnez une vue manuelle dans le tableau Vues.
    2. Passez la souris sur le menu au niveau des lignes dans le tableau Vues et cliquez sur Modifier.
    3. Passez la souris sur le menu au niveau de la ligne dans le tableau Enregistrements et cliquez sur le signe + pour sélectionner un enregistrement à afficher dans la vue manuelle.
      L'enregistrement sélectionné s'affiche dans la nouvelle toile du chargeur à droite de la toile principale dans la vue Agrégé.

      Cliquez sur l'étape individuelle pour afficher les détails de l'étape dans la fenêtre Afficher les détails à droite de la vue Agrégé. Les informations s'affichent dans l'ordre suivant :

      Champ Description
      Copie de La copie de la vue (identifiant de la vue) à partir de laquelle la vue est copiée. L'identifiant de la vue est indiqué dans le tableau Vues.
      Liste des enregistrements La liste des enregistrements utilisés dans cette vue.
      Afficher le nom Nom de la vue créée.
      Description La description saisie lorsque vous créez une vue.
    4. Cliquez sur l'icône de la branche dans le flux de travail Agrégé.
      Cliquez sur l'icône de branche pour ajouter une étape de condition dans la vue. Déplacez l'étape suivante dans une branche à gauche et ajoutez une nouvelle branche à droite dans la branche vide pour recevoir des étapes d'un autre enregistrement. Dans le coin supérieur droit de la case jaune, cliquez sur les trois points pour créer ou supprimer une branche. Le point de terminaison de la branche est affiché avec un petit cercle.
      Par défaut, vous pouvez déplacer le point de terminaison de la branche plus bas dans le flux de chemin pour inclure plusieurs étapes. Pour déplacer le point de terminaison de la branche, appuyez vers le bas avec le curseur sur le point de terminaison jusqu'à ce que les lignes pointillées s'affichent autour des branches. Faites glisser le point de terminaison vers le bas dans le flux de chemin. Placez le point de terminaison lorsque les lignes pointillées s'affichent entre la flèche. Le point de terminaison est décalé vers le bas dans le flux de chemin et inclut plus d'étapes.
      Remarque : Le déplacement du point de terminaison de la branche vers le haut dans la branche est désormais pris en charge.
    5. Cliquez sur le champ Condition au niveau du nœud.
    6. Dans le champ Condition, saisissez un nom pour la condition. Exemple : credit score.
    7. Cliquez sur la coche pour enregistrer le nom de la condition.
    8. Ouvrez les branches correspondantes à droite et à gauche, puis définissez une valeur pour la condition.
      Par exemple, saisissez une valeur inférieure à 200 à droite et une valeur supérieure à 700 à gauche.
    9. Faites glisser les étapes de l'enregistrement dans la toile du chargeur vers l'étape du récepteur qui indique Faire glisser les éléments ici de la branche dans la toile principale.
      Utilisez la touche Maj pour sélectionner une ou plusieurs étapes à faire glisser dans l'étape du récepteur. Pour effacer une condition dans la branche, cliquez sur les trois points. Sélectionnez Effacer la branche.
    10. Répétez les étapes c à h pour créer des branches supplémentaires et fusionner des étapes dans la branche.
    11. Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer la vue et quitter le mode Édition.
    12. Répétez les étapes a à j pour créer des vues et des branches supplémentaires, si nécessaire.

      La vue ou l'enregistrement visible sur la toile principale est affiché en gras dans le tableau Vues ou Enregistrements respectif.

      Vous pouvez cliquer sur le signe X (fermer) pour quitter le mode. Cliquez sur Ignorer les modifications pour ne pas enregistrer la vue. Toutes les étapes sélectionnées seront supprimées. Ce message ne s'affiche que lorsqu'il y a des modifications non enregistrées.
    13. Cochez la case en regard des étapes de la vue et créez des opportunités.
      La sélection de la case à cocher en regard de la case de condition sélectionnera toutes les branches et l'étape associée dans l'opportunité.
      L'onglet Détails de l'opportunité s'affiche.
    14. Remplissez les détails de l'opportunité nécessaires et cliquez sur Créer une opportunité.

Étapes suivantes

Passer en revue les opportunités et les convertir en robot

Vous êtes maintenant prêt à examiner et à finaliser vos opportunités potentielles. Convertissez une opportunité en robot. Vous pouvez exporter les données vers un document Word pour référence.