Criar uma visão de processo com filiais e oportunidades

Crie uma visualização consolidada do seu processo de negócios e selecione etapas para criar oportunidades potenciais de automação. Saiba como criar uma filial, mesclar etapas na filial e criar oportunidades.

Pré-requisitos

  • Essa tarefa é realizada pelo analista do Discovery Bot responsável por revisar e analisar as gravações associadas dos processos de negócios.
    Nota: O usuário com várias funções e função personalizada também pode executar essa tarefa, dependendo das permissões concedidas. Você verá um conjunto diferente de ações de menu (ícone de reticências verticais) disponível em um bloco para um processo.
  • Verifique se o usuário está atribuído à função AAE_Discovery Bot Analyst e à licença de analisador de processo.

    Licenças compatíveis com o Discovery Bot

Procedimento

  1. Visualize uma exibição ou gravação, selecione etapas e crie uma oportunidade em um fluxo de trabalho linear na guia Agregado:
    1. Selecione um processo na página de processos.
      A última guia ativa é aberta automaticamente.
    2. Clique na guia Agregado.
      Por padrão, a exibição selecionada é exibida na tela principal da guia Agregado. Na tabela Gravações, as caixas de seleção selecionadas indicam as gravações incluídas na visualização. Para selecionar uma única gravação quando uma visualização é exibida, desative a exibição selecionada na tabela Visualizações. Na tabela Gravações, desmarque a caixa de seleção da gravação selecionada que está habilitada.

      Por padrão, se uma exibição não for selecionada, todas as gravações serão selecionadas na tabela Gravações. Para selecionar uma única gravação, clique na caixa de seleção Selecionar tudo para desmarcar todas as gravações. Selecione uma gravação para exibição na tela principal da guia Agregado.

    3. Selecione o ícone de captura de tela ou o ícone de aplicativo na visualização de alternância (canto superior direito da exibição da guia Agregado) para decidir como prefere exibir as etapas.
      As etapas contíguas executadas na mesma aplicação são combinadas. Isso é exibido como um grupo único para permitir melhor legibilidade do processo. O número de etapas reunidas é indicado no canto inferior direito do grupo.
      Nota: Se a exibição da captura de tela for a última visualização ativa, a imagem da última etapa no grupo será a que é exibida para o grupo oculto. Você pode arrastar o processo dentro da tela mantendo pressionado o botão esquerdo do mouse e movendo o processo para o local desejado.
      Use as opções Mais zoom ou Menos zoom conforme necessário. Use a opção Redefinir zoom para retornar a exibição ao nível padrão e centralizar novamente o processo na tela.
    4. Clique em uma etapa agregada única para expandir um grupo de etapas para visualizar a etapa com mais detalhes. Como alternativa, clique na seta perto do canto superior direito do ícone de grupo.
      Use o ícone de grupo para exibir grupos de passos que pertencem às ações de nível primário e secundário (e ações de nível de subgrupo) usadas durante a sessão de gravação. Conforme necessário, expanda um grupo de passos para detalhar desde as ações primárias até as ações em nível de subgrupo para decidir que grupo de passos usar ao criar uma oportunidade potencial para uma tarefa que você deseja automatizar. Por exemplo, uma ação de nível primário exibe o Microsoft Outlook, uma ação de nível secundário exibe notificação de e-mail do Outlook e ações de nível de subgrupo podem exibir redigir e-mail, corpo do e-mail e enviar e-mail.

      Clique na etapa individual para exibir detalhes sobre a etapa na janela Visualização à direita da exibição Agregado. As informações são exibidas na seguinte ordem:

      Campo Descrição
      Nome do aplicativo O tipo de aplicativo usado durante a gravação.

      Uma captura de tela é exibida. Clique na imagem quando você quiser exibir uma visualização maior da captura de tela.

      O campo Aplicativo é exibido após o campo ID da etapa.
      Título da etapa O título da etapa pode ser o nome do PNG ou o nome da guia determinado pelo sistema.
      Lista de gravações neste fluxo de trabalho A(s) ID(s) de gravação associada(s) à etapa.
      ID da etapa A ID interna associada à gravação para processamento back-end.
      Dados Os dados inseridos por um usuário através do teclado.
      Tipo de ação O tipo de ação pode clicar com o botão direito ou esquerdo do mouse.
      Tempo na etapa A duração da etapa gravada em minutos e segundos.
    5. Selecione a caixa de seleção à esquerda da etapa para criar uma oportunidade potencial.
      A janela Detalhes de oportunidades exibe as seguintes informações:
      Campo Descrição
      Passos O número de etapas selecionadas pelo usuário. Esse campo aumenta cada vez que um usuário marca a caixa para selecionar uma etapa e criar uma oportunidade potencial.
      Selecionar todas as etapas Permite selecionar todas as etapas, incluindo filiais, exibidas na exibição para criar uma oportunidade.
      • Selecione um grupo de etapas/filiais/loops

        Da vista da tela, selecione a caixa de seleção ao lado de uma filial, loop ou grupo para selecionar todas as etapas dentro desse grupo, filial ou loop. Se você selecionar uma filial ou loop aninhado, o branch ou loop principal exibe uma seleção parcial.

      • Seleção personalizada de etapas

        Use a tecla Shift para selecionar um certo número de etapas dentro de um caminho a partir da tela principal. A seleção de caminho cruzado não está disponível
      Tempo médio A duração, em formato de minutos e segundos, das etapas selecionadas na oportunidade.
      Variante O número de filiais incluídos na oportunidade.
    6. Insira um nome para a oportunidade.
    7. Insira o custo médio associado à oportunidade.
      Esta é a sua melhor avaliação do custo para realizar as etapas incluídas na oportunidade.
    8. Insira a economia potencial associada à oportunidade.
      Essa é a sua melhor avaliação da economia esperada anualmente se um bot for usado para executar todas as etapas na oportunidade.
      Nota: A economia potencial deve ser maior do que a estimativa de custo médio.
    9. Selecione Alta, Média ou Baixa como a prioridade associada à oportunidade.
    10. Clique em Criar oportunidade.
      Uma janela de mensagem é exibida notificando que a oportunidade foi criada. Clique no hiperlink para exibir a oportunidade recém-criada na guia Oportunidade na Control Room.
    11. Para criar outra oportunidade a partir da mesma gravação, clique em Desmarcar tudo para limpar todas as etapas selecionadas anteriormente ou altere a seleção conforme necessário, informe os detalhes (nome, custo, economia e prioridade).
    12. Clique em Criar oportunidade.
      Podem ser criadas várias oportunidades com o mesmo nome – cada uma delas tem uma nova ID.
  2. Crie uma exibição para o seu processo de fluxo de trabalho a partir da exibição Agregado:
    1. Com uma gravação pré-selecionada na exibição Agregado, clique em Criar exibição para criar uma exibição a partir da gravação aberta.
      Criar uma exibição permite combinar etapas de várias gravações para que você tenha uma exibição mais completa de todo o processo representado pelas gravações.
    2. Insira um nome para a exibição no campo Título.
    3. Opcional: Insira uma descrição.
    4. Clique em Create (Criar).
      A opção Criar é agora atualizada para exibir as opções Salvar visualização a partir do menu suspenso. Use Salvar como para criar uma cópia da visualização recém-criada. Use Salvar como [manual] para converter a visualização gerada pelo sistema em uma visualização manual.
      Crie qualquer número de exibições conforme necessário. Para criar uma nova visualização, alterne a visualização selecionada a partir da tabela Visualização. Use as setas para abrir e ocultar a tabela Visualizações e Gravações. Use a paginação para rolar pelas exibições salvas.
      A visualização gerada pelo sistema agora exibe um loop, ou uma sequência de passos, que ocorre para um número específico de vezes para uma única gravação. O ícone de laço é exibido como um círculo laranja com uma seta. O ícone de loop tem uma condição para exibida sob esta, juntamente com Contagem, que descreve o número de vezes que a sequência de etapas deste loop é repetida no processo. Você pode mudar a condição do loop (para e enquanto) ao salvar a visualização como visualização manual.
      A visualização gerada pelo sistema é exibida na tela principal da visualização Agregado. Na tabela Visualização, a visualização gerada pelo sistema é indicada pelo ícone agregado na coluna Tipo. Na tabela Gravações, a caixa de seleção é marcada para indicar as gravações já incluídas na exibição. Por padrão, a tabela fica oculta e a tabela Gravações fica expandida quando uma exibição é criada pela primeira vez. A tabela Gravações retorna à primeira paginação. Agora você está pronto para adicionar gravações e filiais, se necessário.
    5. Selecione a opção Modelo quando você quiser comparar e encontrar a melhor visualização agregada para suas gravações. Use essa opção para salvar tantas visualizações com diferentes combinações quantas forem necessárias. Você também pode salvar a visualização como uma visualização manual para personalizar ainda mais sua visualização e comparar lado a lado. Selecione a opção do modelo Dinâmico para visualizar gravações onde grupos de etapas exibem um conjunto de padrões repetidos que pertencem ao mesmo aplicativo ou à mesma ação de nível primário usada durante a sessão de gravação. Use esta opção para decidir o contexto do processo ou a tarefa que você deseja automatizar. Por exemplo, você tem a tarefa de criar uma conta administrativa. Após criar a conta, uma notificação por e-mail é enviada para o usuário. Use a opção Dinâmico para exibir grupos de passos para automatizar uma tarefa para notificação por e-mail. Selecione uma das seguintes opções de modelo Fácil ou Estrito para que você possa visualizar gravações onde as etapas são as mesmas versus gravações com resultados diferentes com mais branches no caminho do processo. Por padrão, a opção Fácil é selecionada. Para salvar suas seleções antes de alternar uma visualização para outra, clique em Salvar visualização. As mudanças são salvas em todas as Painel de controle, Agregado e Comparação. Se você não salvar suas trocas, o filtro é reinicializado. Você deve selecionar e aplicar suas opções novamente. Clique em Modelo para selecionar entre as seguintes opções de exibição da guia Agregado:
      A janela Modelo exibe o seguinte:
      Opção Ação
      Dinâmico Selecione Dinâmico quando se deseja exibir uma sequência de etapas que são rotuladas usando a combinação de padrões. Grupos de etapas que são rotuladas pertencem a aplicativos suportados como Microsoft (Excel, Outlook e Notepad), Notepad++, editores de texto, a maioria dos casos de uso do Windows e a funcionalidade do navegador Chrome. As etapas rotuladas exibem termos como Calculadora, E-mail – Adicionar a, E-mail – E-mail – Adicionar corpo e Windows – Pesquisar – Abrir aplicativo.
      Nota: Para novos casos de uso ou fluxos de processos específicos, grupos de etapas podem não ter um rótulo. Para uma visualização manual, você pode atualizar o rótulo do grupo, conforme necessário. Passe o mouse sobre o menu de nível de linha na tabela Visualizações e clique em Editar. Perto do ícone do grupo, digite um nome na caixa de texto. Clique na caixa de seleção para salvar suas alterações. Clique em Salvar para salvar a visualização e sair do modo Editar.
      Fácil Selecione Fácil quando esperar que a maioria das gravações de um determinado processo seja a mesma. Isso resulta em menos ramificações entre visualizações e gravações selecionadas. Você esperará ver duas etapas mescladas porque há menos variação nas gravações.
      Dica: Clique em Selecione todas as etapas. O número total de etapas exibido é menor que o número de etapas exibidas quando se utiliza a opção Estrito. Há menos etapas com a opção Fácil porque a maioria das etapas das gravações selecionadas são as mesmas.
      Estrito Selecione Estrito quando se espera ver resultados diferentes para um determinado processo. Isso resulta em mais ramificações através de vistas e gravações selecionadas.
      Incluir dados Selecione Incluir dados para incluir os dados introduzidos pelo teclado utilizados durante a sessão de gravação. Essa informação é exibida a partir da janela Pré-visualização.
      Incluir descrição Selecione Incluir descrição para incluir quaisquer anotações fornecidas pelo usuário do Discovery Bot. Essa informação é exibida a partir da janela Pré-visualização.
      Redefinir Clique em Reinicialização para reiniciar suas opções selecionadas e reaplicar. Por padrão, isso reinicia para a opção Fácil.
      Aplicar Clique em Aplicar para aplicar suas opções de exibição selecionadas da guia Agregado para o sistema gerado ou visualização manual.
    6. Selecione a opção Filtro para usar um conjunto de valores para comparar diferentes seções de um processo através de várias gravações, selecionando um caminho específico e um filtro por etapas. Usado juntamente com a opção Modelo, o caminho e as opções de filtro por etapas para uma visualização gerada pelo sistema ou manual podem ajudá-lo a determinar e decidir sobre um bom candidato para automação. Para salvar suas seleções antes de alternar uma visualização para outra, clique em Salvar visualização. As mudanças são salvas em todas as Painel de controle, Agregado e Comparação. Se você não salvar suas trocas, o filtro é reinicializado. Você deve selecionar e aplicar suas opções novamente. Para uma visualização manual, você deve selecionar novamente suas opções de filtro para criar uma oportunidade. Clique em Filtro e selecione a partir das seguintes opções:
      A janela Filtro exibe o seguinte:
      Opção Ação
      Caminho: Com o fluxo mais comum

      Selecione esta opção se quiser saber quais caminhos têm a variação mais comum de um processo que está sendo usado. Se você optar por automatizar este tipo de caminho, terá um maior retorno sobre o investimento.
      Caminho: Com o maior número de desvios Selecione esta opção quando quiser ver determinadas seções do processo que têm um desvio diferente no caminho. A prioridade de automação para tais caminhos é geralmente baixa.
      Caminho: Com o fluxo mais repetitivo Selecione esta opção quando quiser exibir seções do processo que são mais repetitivas e custam mais. A prioridade de automação para tais caminhos é geralmente alta.
      Etapa: Aplicativo Selecione o Aplicativo para ver o tipo de aplicativo utilizado durante a gravação. Use esta opção para ver quais aplicativos são mais frequentemente utilizados e para decidir quais aplicativos devem ser prioritários.
      Etapa: Tipo de ação Selecione a opção Tipo de ação para filtrar as etapas do processo para exibir apenas ações particulares que ajudarão você a ter uma ideia de como as etapas são utilizadas.
      Limpar Selecione Limpar para limpar todas as opções selecionadas.
      Redefinir Selecione Reinicialização para reiniciar para o estado anterior dos filtros salvos em uma visualização.
      Aplicar Selecione Aplicar para aplicar as opções de exibição selecionadas da guia Agregado para a visualização gerada pelo sistema ou visualização manual.
    7. Selecione a opção de Alternar o contador de frequência para exibir o número de gravações que um determinado caminho leva no fluxo para uma visualização gerada pelo sistema. Use essa opção para ajudá-lo a entender a frequência do caminho em comparação com outras gravações ou visualizações. Esta opção só pode ser usada para visualizações geradas pelo sistema. Na tabela Gravações, selecione duas ou mais gravações. Alternar contador de frequência exibe duas no início do fluxo do processo para indicar o número de gravações selecionadas. Se cada gravação tomar um caminho diferente, o fluxo do processo é dividido entre o número total de gravações selecionadas e exibido em conformidade. Por exemplo, se houver dez gravações em uma visualização e três caminhos exibidos. Duas gravações seguem o primeiro caminho, duas gravações seguem o segundo caminho e seis gravações seguem o terceiro caminho. Ao longo do caminho, você verá dois, dois e seis. Se um passo é mesclado, o número é adicionado entre os dois caminhos. Use a espessura do caminho para priorizar os processos de automação. O caminho mais comumente utilizado é o caminho mais espesso e isso pode ser útil para priorizar um processo ao rever muitas gravações. Por exemplo, se houver 5 caminhos para 20 gravações, você verá rapidamente qual é o mais espesso e considerará automatizar esse caminho. Se houver largura de banda adicional para automatizar outro caminho, você pode perfurar no fluxo e olhar os números para ver qual caminho é o próximo como um possível candidato à automação.
    8. Passe o mouse sobre a opção de menu ações na tabela Visualizações para copiar, converter para manual ou excluir uma visualização.
      As opções do menu são a reticências verticais (três pontos). As reticências verticais somente mostram se o menu de nível de linha está oculto. Você pode configurar a opção de menu para exibir como quiser usando o ícone Personalizar colunas. A opção de menu permite selecionar uma das seguintes opções:
    OpçãoAção
    Copiar Selecione Copiar para criar uma cópia da visualização. A visualização copiada recém-criada é exibida na visualização Agregado e salva na tabela Visualizações com uma nova ID.
    Converter em Manual Selecione Converter em Manual para converter a visualização gerada pelo sistema em uma visualização manual. Esta opção permite adicionar mais gravações ou passos de outras gravações usando a opção Editar . Repita os passos 2a e 2b. Clique em Salvar. Na tabela Visualizações, a visualização manual é indicada pelo ícone de definição abaixo da coluna Tipo. A exibição manual recém-criada é exibida na tela principal da visualização Agregado. Na tabela Gravações, a caixa de seleção é marcada para indicar as gravações já incluídas na exibição.
    Editar Selecione Editar para adicionar gravações ou passos de outras gravações da tabela Gravações.
    Excluir Selecione Excluir para excluir a visualização. As gravações subjacentes usadas na visualização não são afetadas pela exclusão da visualização.
  3. Crie uma nova visualização a partir de gravações selecionadas ou selecione uma visualização manual para adicionar mais etapas de outra gravação à visualização do processo. Crie uma filial e mescle as etapas de uma ou mais gravações na filial. Crie oportunidades.
    Neste exemplo, um branch é criado para revisar a pontuação de crédito para um empréstimo bancário.
    1. Clique em Criar visualização ou selecione uma visualização manual na tabela Visualizações.
    2. Passe o mouse sobre o menu de nível de linha na tabela Visualizações e clique em Editar.
    3. Passe o mouse sobre o menu de nível de linha na tabela Gravações e clique no sinal + para selecionar uma gravação na visualização manual.
      A gravação selecionada é exibida no novo quadro transmissor à direita da tela principal na visualização Agregado.

      Clique na etapa individual para exibir detalhes sobre a etapa na janela Visualizar detalhes à direita da visualização Agregado. As informações são exibidas na seguinte ordem:

      Campo Descrição
      Cópia de A cópia da visualização (ID de visualização) da qual a visualização é copiada. O ID da visualização é mostrado na tabela Visualizações.
      Lista de gravações A lista de gravações que são usadas nesta visualização.
      Exibir nome O nome da visualização criada.
      Descrição A descrição inserida quando você cria uma visualização.
    4. Clique no ícone do branch no fluxo de trabalho Agregado.
      Clique no ícone do branch para adicionar uma etapa de condição à exibição. Mova a etapa subsequente para um branch à esquerda e adicionar um novo branch à direita no branch vazio são ações para receber as etapas de outra gravação. No canto superior direito da caixa amarela, clique nos três pontos para excluir ou criar um novo branch. O ponto final do branch é exibido com um pequeno círculo.
      Por padrão, você pode mover o ponto final do branch para mais baixo no fluxo do caminho para incluir mais de uma etapa. Para mover o ponto final do branch, pressione o cursor para baixo no ponto final até ver as linhas pontilhadas aparecerem ao redor dos branches. Arraste o ponto final para baixo no fluxo do caminho. Coloque o ponto final quando as linhas pontilhadas aparecerem entre a seta. O ponto final é deslocado para baixo no fluxo do caminho e inclui mais etapas.
      Nota: Agora há suporte para mover o endpoint do branch para cima no branch.
    5. Clique no campo Condição no nível do nó.
    6. No campo Condição, insira um nome para a condição. Exemplo: credit score.
    7. Clique na marca de seleção para salvar o nome da condição.
    8. Abra os branches respectivos à direita e à esquerda e defina um valor para a condição.
      Por exemplo, insira menos de 200 à direita e mais de 700 à esquerda.
    9. Arraste e solte as etapas da gravação na tela do alimentador para a etapa do receptor que lê Arrastar itens aqui do branch na tela principal.
      Use a tecla Shift para selecionar uma ou mais etapas para arrastar para a etapa do receptor. Para limpar uma condição no branch, clique nos três pontos. Selecione Limpar branch.
    10. Repita as etapas de c a h para criar branches adicionais e mesclar etapas no branch.
    11. Clique em Salvar para salvar a visualização e sair do modo Editar.
    12. Repita as etapas de a até j para criar visualizações e branches adicionais, conforme necessário.

      A visualização ou gravação que está visível na tela principal é exibida em negrito na respectiva tabela de Visualizações ou Gravações.

      Você pode clicar no sinal X (fechar) para sair do modo. Clique em Descartar alterações para não salvar a exibição. Todas as etapas selecionadas serão excluídas. Esta mensagem só é exibida quando houver alterações não salvas.
    13. Marque a caixa de seleção ao lado das etapas na exibição e crie oportunidades.
      Marcar a caixa de seleção ao lado da caixa de condição selecionará todos os branches e a etapa associada na oportunidade.
      A guia Detalhes da oportunidade é exibida.
    14. Preencha os detalhes necessários da oportunidade e clique em Criar oportunidade.

Próximas etapas

Revisar oportunidades e converter para bot

Agora você está pronto para analisar e finalizar suas oportunidades potenciais. Converta uma oportunidade em um bot. Você pode exportar os dados para um documento do Word para sua referência.