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Revisar oportunidades, converter em bot e gerar PDD

  • Atualizado: 12/06/2021
    • Automation 360 v.x
    • Criar
    • Discovery Bot

Revisar oportunidades, converter em bot e gerar PDD

Revise as oportunidades potenciais geradas pelo sistema, crie oportunidades personalizadas a partir de uma oportunidade gerada pelo sistema, e converta-as em bots. Você também pode exportar os dados de oportunidade para um documento Microsoft Word ou PDF para sua referência.

Pré-requisitos

As oportunidades de automação são de dois tipos, geradas pelo sistema e manuais. As oportunidades geradas pelo sistema, também conhecidas como oportunidades geradas automaticamente, são criadas quando pelo menos uma gravação é aprovada pelo usuário para um processo. As oportunidades geradas automaticamente estão disponíveis imediatamente para que você comece a analisar a partir da página Oportunidades para a gravação. A opção Download para gerar um documento em Microsoft Word ou PDF não está disponível para oportunidades geradas automaticamente. A criação de um branch e a mesclagem de etapas no branch para oportunidades geradas automaticamente não está disponível no fluxo de trabalho do processo.

As oportunidades manuais, também conhecidas como oportunidades personalizadas, são criadas a partir de oportunidades geradas automaticamente. Uma oportunidade personalizada permite a flexibilidade de revisar as gravações atuais e as novas gravações adicionadas pelos usuários e decidir aceitar ou rejeitar as novas alterações nas gravações do fluxo de trabalho existente. Você também pode criar um branch à medida que você adiciona passos de outra gravação ao fluxo de trabalho. A opção Download está disponível para você usar se quiser baixar um documento do Microsoft Word ou PDF com os dados de oportunidade personalizados para sua referência.

  • Essa tarefa é realizada pelo analista do Discovery Bot responsável por revisar e analisar as gravações associadas dos processos de negócios.
  • Certifique-se de que o analista receba uma licença de analisador de processo e a função AAE_Discovery Bot Analyst antes que os processos sejam analisados.

    Licenças compatíveis com o Discovery Bot

  • Certifique-se de que o analista receba uma licença do Bot Creator para converter oportunidades em bots.

    Licenças compatíveis com o Discovery Bot

Procedimento

  1. Revise os dados na guia Oportunidades:
    1. Em sua máquina local, faça login na sua Control Room como analista do Discovery Bot.
    2. Vá para Discovery Bot > Oportunidades.
      A página Oportunidades exibe todas as oportunidades que você criou. Você pode configurar a opção de menu para exibir como quiser usando o ícone Personalizar colunas. A tabela lista as seguintes informações:
      Campo Descrição
      Nome da oportunidade O nome criado para a oportunidade. Para identificar uma oportunidade gerada automaticamente a partir de uma oportunidade personalizada, a oportunidade gerada automaticamente começa com o nome do hífen do processo OPORTUNIDADE.
      Nome do processo O nome criado para o processo.
      Tipo O tipo de oportunidade criada para um processo. O tipo pode ser Automático ou Personalizado.
      Caminho O tipo de caminho especificado com base na opção Filtro aplicada à oportunidade. As oportunidades geradas automaticamente utilizam o valor padrão do filtro do caminho mais comum.
      Data de criação Quando a oportunidade foi criada.
      Data da modificação A data em que a oportunidade foi modificada pelo analista. A data modificada pode ocorrer quando uma oportunidade é atualizada ou quando uma oportunidade personalizada é criada.
      Proprietário O nome do proprietário do processo. O proprietário do processo pode ser um sistema ou um analista.
      Nº. de gravações O número de gravações para um processo associado à oportunidade.
      Nº. de aplicativos O número de aplicativos utilizados em uma sessão de gravação associada à oportunidade.
      Ciclo do processo A duração da sessão de gravação associada à oportunidade.
      Nº de usuários O número de usuários que participaram da sessão de gravação para esse processo.
      Custo sem automação A fórmula utilizada para calcular o custo da oportunidade sem automação. Use a fórmula para ajudar a decidir que oportunidades priorizar para o desenvolvimento de seu negócio com base no ROI, aplicativos usados, número de usuários, e assim por diante. A fórmula é calculada tomando o número de usuários multiplicado pelo total do pagamento por hora do número de usuários multiplicado pelo ciclo médio do processo.
      Economia As economias potenciais associadas à oportunidade (isso pode ter sido especificado como economia anual ou economias por execução).
      Prioridade O nível de prioridade atribuído à oportunidade. A prioridade pode ser uma das seguintes:
      • Baixa
      • Média
      • Alta
      Bot criado O bot criado para uma oportunidade. Pode ser Sim ou Não. A opção Converter em bot não está disponível para oportunidades geradas automaticamente. A opção Converter em bot está disponível apenas para oportunidades personalizadas.
    3. Selecione a oportunidade necessária classificando, pesquisando ou fazendo as duas coisas na tabela usando o campo Pesquisar.
    4. Clique no ícone de elipse vertical (três pontos) da tabela para visualizar uma oportunidade ou faça o download de um documento PDD em Word ou PDF.
      A opção de download do PDD para Word ou PDF está disponível apenas para oportunidades personalizadas.
    5. Selecione uma oportunidade da tabela para exibição.
  2. Opcional: Crie uma oportunidade personalizada a partir da oportunidade gerada automaticamente.
    1. Revise as gravações no fluxo de trabalho.
      Selecione o ícone de captura de tela ou o ícone de aplicação para decidir como você deseja exibir os passos. Use as opções Mais zoom ou Menos zoom conforme necessário. Use a opção Redefinir zoom para retornar a exibição ao nível padrão e centralizar novamente o processo na tela.
      As etapas contíguas executadas na mesma aplicação são combinadas. Isso é exibido como um grupo único para permitir melhor legibilidade do processo. O número de etapas reunidas é indicado no canto inferior direito do grupo.
      Nota: Se a exibição da captura de tela for a última exibição ativa, a imagem da última etapa no grupo será a que é exibida para o grupo oculto. Você pode arrastar o processo dentro da tela mantendo pressionado o botão esquerdo do mouse e movendo o processo para o local desejado.
    2. Clique em uma etapa para expandir um grupo de etapas para visualizar a etapa com mais detalhes. Como alternativa, clique na seta perto do canto superior direito do ícone de grupo.
      Use o ícone de grupo para exibir grupos de passos que pertencem às ações de nível primário e secundário (e ações de nível de subgrupo) usadas durante a sessão de gravação. Conforme necessário, expanda um grupo de passos para detalhar desde as ações primárias até as ações em nível de subgrupo para ajudá-lo a decidir que grupo de passos usar ao criar uma oportunidade potencial para uma tarefa que você deseja automatizar. Por exemplo, uma ação de nível primário exibe o Microsoft Outlook, uma ação de nível secundário exibe notificação de e-mail do Outlook, e ações de nível de subgrupo podem exibir e-mail composto, corpo do e-mail e enviar e-mail.
    3. Selecione a caixa de seleção Selecionar todas as etapas do painel Visão geral para criar uma oportunidade personalizada.
      Com base em suas necessidades, use a tecla Shift para personalizar o número de passos dentro de um caminho a partir da tela principal. Se você selecionar um branch ou loop aninhado, o branch ou loop principal exibe uma seleção parcial.
    4. Opcional. Use a opção Filtro para personalizar uma oportunidade específica. Para obter mais informações, consulte Using the Filter and Toggle frequency counter options.
    5. Opcional. Use a opção Alternar o contador de frequência para exibir a frequência do caminho em comparação com outras gravações. Para obter mais informações, consulte Using the Filter and Toggle frequency counter options.
    6. Insira um nome para a oportunidade.
    7. Insira o número de usuários corporativos envolvidos na sessão de gravação para um processo atribuído.
    8. Insira o custo estimado do processo sem automação.
    9. Insira as economias potenciais associadas ao processo quando a automação é utilizada.
      Essa é a sua melhor avaliação da economia esperada anualmente, se um bot for usado para executar todas as etapas na oportunidade.
    10. Selecione a prioridade a partir da lista suspensa.
    11. Clique em Salvar como personalizado para salvar a oportunidade como uma oportunidade personalizada.
      Uma janela de mensagem é exibida notificando que a oportunidade foi criada. Clique no hiperlink para ver a oportunidade recém-criada na guia Oportunidades.
    12. Clique em Reverter para desfazer suas alterações inseridas nos campos.
  3. Opcional: A partir de uma oportunidade personalizada, adicione passos de outra gravação ao fluxo de trabalho, crie um branch e mescle passos de uma ou mais gravações no branch. Crie outra oportunidade a partir desta oportunidade personalizada.
    1. Selecione uma gravação da tabela Gravações.

      A gravação selecionada é exibida na nova tela do alimentador à esquerda da tela principal. Clique na etapa individual na tela para exibir detalhes sobre a etapa no painel Visão geral à direita.

    2. Clique no ícone do branch a partir da tela principal.
      Clique no ícone do branch para adicionar uma etapa de condição à exibição. Mover a etapa subsequente para um branch à esquerda e adicionar um novo branch à direita no branch vazio são ações para receber as etapas de outra gravação. No canto superior direito da caixa amarela, clique nos três pontos para excluir ou criar uma nova filial. O ponto final do branch é exibido com um pequeno círculo.
      Por padrão, você pode mover o ponto final do branch para mais baixo no fluxo do caminho para incluir mais de uma etapa. Para mover o ponto final do branch, pressione o cursor para baixo no ponto final até ver as linhas pontilhadas aparecerem ao redor dos branches. Arraste o ponto final para baixo no fluxo do caminho. Coloque o ponto final quando as linhas pontilhadas aparecerem entre a seta. O ponto final é deslocado para baixo no fluxo do caminho e inclui mais etapas. Para definir uma seleção personalizada de passos, use a tecla Shift para selecionar um certo número de passos dentro de um caminho a partir da tela principal. A seleção de caminho cruzado não está disponível.
      O ícone de laço é exibido como um círculo laranja com uma seta. Um loop é uma sequência de passos que ocorre para um número específico de vezes para uma única gravação. O ícone de laço tem uma condição para exibida sob esta, juntamente com Contagem, que descreve o número de vezes que a sequência de etapas deste loop é repetida no processo. Você pode mudar a condição do loop (para e enquanto) salvando o fluxo de trabalho do processo.
    3. Clique no campo Condição no nível do nó.
    4. No campo Condição, insira um nome para a condição. Exemplo, pontuação de crédito.
    5. Clique na marca de seleção para salvar o nome da condição.
    6. Abra os branches respectivos à direita e à esquerda e defina um valor para a condição.
      Por exemplo, insira menos de 200 à direita e mais de 700 à esquerda.
    7. Arraste e solte as etapas da gravação na tela do alimentador para a etapa do receptor que lê Arrastar itens aqui do branch na tela principal.
      Use a tecla Shift para selecionar uma ou mais etapas para arrastar para a etapa do receptor. Para limpar uma condição no branch, clique nos três pontos. Selecione Limpar branch.
    8. Repita as etapas de b até g para criar branches adicionais e mesclar etapas no branch.
    9. Clique em Salvar para salvar suas alterações.
      O PDD começa o processamento em segundo plano automaticamente. Quando o PDD é gerado, o campo muda de Processando PDD para Download.
      Nota: Não clique em Salvar várias vezes. Isso causará um erro de processamento.
    10. Repita as etapas de a até j para criar branches adicionais, conforme necessário.
    11. Opcional: Repita as etapas 2c a j para criar outra oportunidade a partir dessa oportunidade personalizada com as etapas e branches recém-adicionados de outras gravações.
    12. Clique em Criar oportunidade para salvar a nova oportunidade.
      A oportunidade é salva na tabela Oportunidades.
  4. Opcional: Revise as atualizações da gravação para a oportunidade personalizada. Aceite ou dispense as novas alterações para o fluxo de trabalho do processo.
    1. Clique em Revisar para aceitar as alterações.
      Novas gravações estão disponíveis para que você as revise no usuário do Discovery Bot.
    2. Selecione a nova gravação a partir da tabela Gravações.
      A gravação selecionada é destacada em azul. A gravação é aberta para exibição à esquerda da tela. Consulte as linhas pontilhadas ao redor das etapas. A colocação das etapas é exibida no fluxo de trabalho à direita da tela com uma borda em negrito ao redor das etapas.
    3. Clique em Atualizar com alterações para aceitar as atualizações do fluxo de trabalho.
      Uma mensagem pop-up é exibida indicando que suas alterações foram atualizadas com êxito.
    4. Clique em Voltar para editar para retornar ao fluxo de trabalho atual sem as alterações.
    5. Clique em Dispensar para dispensar as alterações.
      Continue revisando o fluxo de trabalho atual para a oportunidade personalizada. Adicione etapas de outra gravação ao fluxo de trabalho, crie um branch e mescle etapas de uma ou mais gravações no branch, conforme necessário.
  5. Converter em bot:
    1. Clique na opção Converter em bot.
    2. Insira um nome do bot.
    3. Opcional: Insira uma descrição.
    4. Clique em Procurar e aceite a localização padrão da pasta \Bots\.
      Para alterar o local onde o bot está armazenado, expanda até a pasta na qual deseja salvar o bot.
    5. Clique em Confirmar.
    6. Clique em Converter.
      Uma janela de mensagem aparece notificando que o bot começou a ser convertido. Você receberá um e-mail quando o bot tiver sido convertido com êxito. Clique no hiperlink no e-mail para levá-lo para sua pasta na qual o bot foi gerado.
      Nota: Na guia Meus bots, o bot convertido exibe um erro com o tamanho de 0 byte enquanto a criação do bot está em processo. Evite abrir o bot até a conversão do bot seja concluída.
    A opção Converter em bot estará disponível somente se você tiver a licença do Bot Creator. Para revisar o bot criado, você deve ter a função AAE_Basic atribuída.
  6. Clique na opção Download para exportar os dados da oportunidade para PDD (Process Definition Document, documento de definição de processo) com o mesmo nome que a oportunidade. Selecione o tipo de PDD (Word ou PDF) que você deseja exportar. O PDD inclui o fluxograma de registro do processo e o tempo em cada etapa individual em horas, minutos e segundos.
    Quando uma oportunidade é criada, o PDD começa o processamento em segundo plano automaticamente. Quando o PDD é gerado, o campo muda de Processando PDD para Download. Agora você pode fazer o download do documento. Uma notificação por e-mail para o usuário comercial também é enviada para o endereço de e-mail em arquivo. Se ocorrer um erro ao baixar o PDD, clique em Download novamente para gerar novamente o PDD.
    Nota: Se você for um usuário com várias funções, receberá duas notificações por e-mail para os dados exportados, uma para os dados de gravação e outra para os dados de oportunidade.
    Nota: Você deve ser o proprietário da oportunidade para poder baixá-la; caso contrário, a opção de download não estará disponível.
    Em sua máquina, o documento é salvo na pasta que está configurada para download em seu navegador.

Próximas etapas

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