使用此场景了解如何在 Process Editor 中创建员工入职流程。 此员工入职流程工作流展示了组织如何利用自动化，例如机器人和表单，并将其集成到流程中，以优化和提升整体人力资源效率。

关于此场景

TechStark Inc. 是一家快速发展的科技公司，正在各部门招聘新员工。 尽管他们已经开发了几项自动化，以通过消除手动、重复的任务来简化入职流程，但他们仍在寻求一个能够进一步提升这一流程的框架。 他们需要一个解决方案，不仅能自动处理不同任务，还能提供直观的界面来设计和可视化整个入职流程。

在此背景下，TechStark Inc. 致力于通过新型 Process Editor 构建统一流程，能够高效管理复杂的条件逻辑，并确保不同任务类型间的平滑过渡。 此场景概述了完整的员工入职工作流，涵盖从候选人信息录入到 IT 设备配置及欢迎沟通的各个环节。 该自动化涉及多个相互连接的机器人和表单，以确保整个过程的准确性、高效性及无缝衔接。

员工入职工作流概览

以下是一个流程图，展示了 TechStark Inc. 希望实现自动化管理的入职流程全周期步骤，涵盖从开始到结束的各个环节。

员工入职工作流

  1. 管理设置： 自动分发和收集人力资源文件（例如，合同、税务表单），并将候选人信息录入人力资源平台。
  2. 集中式候选人档案创建： 将人力资源平台与招聘工具集成，并在验证候选人信息后，于录用时自动转移候选人详细信息。
  3. IT 设置： 为候选人自动执行账户配置，以自动创建邮箱账户、分配系统登录名并访问凭据。 另外，自动创建 IT 工单以进行硬件设置。
  4. 欢迎沟通： 使用电子邮件自动化工具发送动态且个性化的欢迎邮件，其中包括关于第一天日程安排的详细信息、公司资源链接以及新员工常见问题解答。 此外，向报告经理和指定的伙伴发送电子邮件。

自动化员工入职流程

让我们了解新版 Process Editor 如何自动执行入职工作流，欢迎新员工并帮助他们快速高效地提升工作效率。 以下是新软件工程师 Paul Johnson 的入职流程：
  1. 用候选人登记表单启动流程
    HR 创建一个表单并输入所需的候选人详细信息，例如 Paul 的候选人 ID（例如，SE_12345），并使用候选人详细信息表单启动 TechStark 的入职流程。
    • 表单：#1_Entry_Candidate_Form
    • 输入： Candidate_ID (Number0)
  2. 机器人从 JobVite 检索候选人详细信息
    入职机器人 #2_Jobvite_Bot) 使用 Paul 的 Candidate_ID，从 TechStark 的 JobVite 系统中检索他的详细信息。
    • 机器人：#2_Jobvite_Bot
    • 输入： Candidate_ID
    • 输出：检索下列候选人数据
      • 名字： Paul
      • 姓氏： Johnson
      • 个人电子邮件：paul.j@example.com
      • 经理电子邮件：maria.smith@techstark.com
      • 位置： San Francisco
      • 部门： 工程
      • 职位： 软件工程师
  3. 候选人 ID 修正（如需要）
    HR 可以使用这些条件来检查候选人是否存在于 JobVite 中。 使用 If、Else 条件：
    • 如果发现 → 继续
    • 否则 → 提示修正 Candidate_ID 并从 JobVite 重新获取详细信息。
  4. 确认员工详细信息
    Paul 的详细信息在确认表单 (#3_Employee_Details_R_Form) 中显示。 HR 审核并确认信息或更新任何不符之处。
    • 表单：#3_Employee_Details_R_Form
    • 输入
      • 名字
      • 姓氏
      • 个人电子邮件
      • 经理电子邮件
      • 位置
      • 部门
      • 职位
  5. 修改员工详细信息（如需要）

    如果需要更改，HR 可以在可编辑的表单 (#3_Employee_Details_W_Form) 中修改详细信息，并提交更正内容，然后从 JobVite 重新获取详细信息。

    • 表单：#3_Employee_Details_W_Form
    • 输入： 与上面相同，但是可编辑。
  6. 在 Workday 中创建员工记录

    经过验证的数据通过 Workday 机器人 (#4_Workday_Bot) 发送到 TechStark 的 Workday 系统，在该系统中创建了 Paul 的员工记录，并生成一个员工编号，例如 TN-56789

    • 机器人：#4_Workday_Bot
    • 输入
      • 名字
      • 姓氏
      • 个人电子邮件
      • 经理电子邮件
      • 位置
      • 部门
      • 职位
    • 输出： 员工 ID
  7. IT 入职与配置

    IT 配置机器人 (Application_Provisioning_Process) 使用 Paul 的详细信息和员工 IT，为他设置公司笔记本电脑、电子邮件账户、内部系统访问权限以及软件工具。

    • 流程： Application_Provisioning_Process
    • 输入
      • 名字
      • 姓氏
      • 个人电子邮件
      • 经理电子邮件
      • 位置
      • 部门
      • 职位
  8. 发送欢迎邮件

    Paul 在他新的 TechNova 邮箱地址 (paul@techstark.com) 收到了一封欢迎邮件 (#5_Welcome_Email)。 这封电子邮件包含有用的入职信息，并且包括他经理和指定伙伴的联系方式。

    • 机器人：#5_Welcome_Email
    • 输入： Employee_Email（格式为 FirstName.LastName@company.com）
  9. 流程退出

    入职流程结束，状态为成功，表示 Paul 已经完全完成入职流程。

    • 状态： 成功或已取消

这是在 Process Editor 中创建员工入职流程的方式。 要将活动划分为不同的类别或职责范围，您可以在员工入职流程中添加泳道。 另外，您可以使用编辑器底部提供的设计工具，帮助您更高效地完成此流程，同时保持专注。 有关设计工具的更多信息，请参阅 Process Editor。

显示在 Process Editor 中开发的员工入职流程

总结和获益

通过在新版 Process Composer 中实现这些步骤的自动化，TechStark Inc. 节省了时间，减少了错误，并确保每一位新员工，如 Paul，都能获得顺利而温馨的入职体验。 查看一些额外的好处：
  • 集成各种自动化工具，例如机器人、表单和流程，可以加快信息收集和审批流程，显著缩短新员工适应的时间。
  • 自动化最大限度地减少了数据录入和处理过程中人为错误的风险，从而提高了员工信息的准确性和可靠性。
  • 集成系统能够更好地跟踪和管理文档及用户数据，有助于提升组织效率并加强合规性。
  • 流程中的自动化检查点明确了角色与职责，便于追踪进度并识别需要关注的环节。
  • 总体而言，在入职流程中整合机器人、表单和流程不仅能优化运营效率，还能提升 HR 团队与新员工的双重体验。