创建一个自动化，当您在 SharePoint 站点的文档文件夹中添加文件时，使用 SharePoint 网页触发器向 Microsoft 365 Outlook 邮箱发送电子邮件。

配置 SharePoint 网页触发器，以监控 SharePoint 站点文件夹 ABC 中的新文件创建（文件已创建事件）。 该触发器监听 SharePoint 站点中的文件已创建事件。 当您添加文件时，触发器会激活后续自动化，将该文件的详细信息发送到指定邮箱。

先决条件

确保满足以下先决条件：
  • SharePoint 网页触发器 中提到的先决条件。
  • 名称为 SharePointTriggerData 的记录变量。
  • Microsoft 365 Outlook 的活动 OAuth 连接。
  • 包含 Microsoft 365 Outlook 用户名的凭据变量。
在 中提到的 条件已满足。

过程

  1. 在左侧窗格中，单击自动化。
  2. 单击 创建 > 任务机器人。
    创建任务机器人向导已显示。
  3. 在名称字段中为机器人输入一个合适的名称。
    默认情况下，所有机器人都存储在 \Bots 文件夹中。
  4. 可选： 您可以在描述字段中为机器人添加描述。
  5. 可选： 您可以使用选择按钮将机器人保存在不同的文件夹中。
  6. 单击创建和编辑。
    机器人已创建，并显示编辑任务机器人。
  7. 单击触发器 > SharePoint，然后双击或拖动网页触发器，以将网页触发器添加到触发器部分。
  8. 在 SharePoint OAuth 中单击选择，并按照选择 OAuth 连接中的提示选择预配置的 SharePoint OAuth 连接。
  9. 在站点字段中输入您的 SharePoint 站点，格式如下：https://{subdomain}.sharepoint.com/sites/{SiteName}。
    例如，如果您的站点名称为 ABC 且位于 XYZ SharePoint 子域中，请输入 https://xyz.sharepoint.com/sites/abc。
    或者，单击选择站点并从下拉列表中选择该站点。 系统使用 OAuth 连接与 SharePoint 域同步，并列出 SharePoint 域中所有可用的站点。
  10. 选择文件和文件夹，然后执行以下操作：在监听事件下拉菜单中选择文件已创建。
    1. 从监听事件下拉列表中选择文件已创建。
    2. 在文件夹路径中输入文件夹路径。
      或者，单击选择文件夹，并按照文件夹模态框中的提示选择文件夹。
  11. 从响应下拉列表中选择 SharePointTriggerData。
  12. 单击操作 > Microsoft 365 Outlook，然后双击或拖动连接，将该操作添加到操作部分。
  13. 在 Azure Cloud 中选择 Azure Global。
    如果您的 Microsoft 365 Outlook 属于 Microsoft 365 Government 版本，请选择 Azure US GCC High。
  14. 在 OAuth2 身份验证模式中选择 Control Room 托管。
  15. 单击选择，并按照选择 OAuth 连接模态框中的提示，选择 Microsoft 365 Outlook 的 OAuth 连接。
  16. 单击变量 > 插入值，然后按照提示选择 Microsoft 365 Outlook 用户名凭据。
  17. 可选： 在创建 Microsoft 365 Outlook 会话中输入合适的会话名称。
    系统默认将 Microsoft365OutlookSession 设置为会话名称。
  18. 单击操作 > Microsoft 365 Outlook，然后双击或拖动发送，将该操作添加到操作部分。
  19. 可选： 默认的会话名称 Microsoft365OutlookSession 会自动填充到 Microsoft 365 Outlook 会话中。
  20. 在收件人中输入要转发文件详细信息的 Microsoft 365 Outlook 邮箱 ID。
  21. 在主题中输入一个合适的主题行。
    系统默认将 Automation Anywhere 完成了 TaskBot 的执行设置为主题行。
  22. 在电子邮件正文类型中选择 HTML 代码，并输入以下内容： 
    $SharePointTriggerData{"fields.LinkFilename"}$, SharePointTriggerData{"parentReference.path"}$, $SharePointTriggerData{"webUrl"}$
    其中，fields.LinkFilename 提供文档的文件名，parentReference.path 提供文件所在的文件路径，webUrl 提供指向 SharePoint 位置的直接链接。
    有关触发器响应数据的详细信息，请参阅 在审核日志中读取触发器响应数据。
当您单击使用触发器运行时，触发器将开始监听文件夹 ABC 中的文件已创建事件。 当您创建或上传文件时，触发器会激活后续的 Microsoft 365 Outlook 操作。 Microsoft 365 Outlook 邮箱会收到一封包含文件名、文件夹路径以及文件直接链接的电子邮件，内容以逗号分隔值格式呈现。