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查看机会,转换为机器人并生成 PDD

  • 已更新:2021/12/06
    • Automation 360 v.x
    • 构建
    • Discovery Bot

查看机会,转换为机器人并生成 PDD

查看潜在的、系统生成的机会,从系统生成的机会创建自定义机会,并将它们转换为 bots。您还可以将机会数据导出到 Microsoft Word 或 PDF 文档以供参考。

先决条件

自动化机会有两种类型:系统生成和手动创建。系统生成的机会,也称为自动生成的机会,在用户为某个进程批准至少一个记录时创建。您可以立即使用自动生成的机会从记录的机会页面开始分析。下载选项用于生成 Microsoft Word 或 PDF 文档,不适用于自动生成的机会。进程工作流无法创建分支并将步骤合并到分支中以获取自动生成的机会。

手动创建的机会,也称为自定义机会,根据自动生成的机会创建。自定义机会使您可以灵活地查看用户的当前和新添加的记录,并决定接受或拒绝对现有工作流的新记录更改。您还可以在将其他记录中的步骤添加到工作流时创建分支。如果您要下载自定义机会数据的 Microsoft Word 或 PDF 文档以供参考,则可以使用下载选项。

  • 此任务由负责审查和分析业务流程相关记录的 Discovery Bot 分析师执行。
  • 在分析进程之前,确保为分析师分配进程分析器许可证和 AAE_Discovery 机器人分析师角色。

    支持的 Discovery Bot 许可证

  • 确保为分析师分配将机会转换为 Bot Creator 的许可证 bots

    支持的 Discovery Bot 许可证

过程

  1. 查看机会选项卡中的数据:
    1. 从本地计算机,以 Discovery Bot 分析师身份登录 Control Room
    2. 前往 Discovery Bot > 机会
      机会页面显示您创建的所有机会。您可以使用自定义列图标来配置希望显示的菜单选项。该表列出了以下信息:
      字段 描述
      机会名称 为机会创建的名称。要从自定义机会中识别自动生成的机会,自动生成的机会以进程连字符的名称 OPPORTUNITY 开头。
      进程名称 为流程创建的名称。
      类型 为进程创建的机会的类型。类型可以是“自动”或“自定义”。
      路径 根据应用于机会的筛选器选项指定的路径类型。自动生成的机会使用最常见路径的筛选器默认值。
      创建日期 创造机会的时间。
      修改日期 分析师修改机会的日期。更新机会或创建自定义机会时,可能会出现修改日期。
      所有者 进程所有者名称。进程所有者可以是系统或分析师。
      记录数量 与机会相关的进程的记录数。
      应用程序数量 在与机会相关的记录会话中使用的应用程序数量。
      进程周期 与机会相关的记录会话的持续时间。
      用户数量 参与该进程的记录会话的用户数量。
      无自动化的成本 用于在没有自动化的情况下计算机会成本的公式。使用该公式可帮助您根据投资回报率、使用的应用程序、用户数量等确定优先考虑业务发展的机会。公式的计算方法是:用户数量乘以用户总时薪乘以平均进程周期。
      节约 与机会相关的潜在节省(这可能被指定为每年节省或每次运行节省)。
      优先级 分配给机会的优先级。优先级可以是以下其中一项:
      已创建的机器人 为机会创建的机器人。这可以是“是”或“否”。转换为机器人选项对自动生成的机会不可用。转换为机器人选项仅适用于自定义机会。
    3. 使用搜索字段从表中排序、搜索或同时选择两者,选择所需的机会。
    4. 单击表中的垂直省略号图标(三个圆点)以查看机会或下载 Word 或 PDF PDD 文档。
      Word 或 PDF 的 PDD 下载选项仅适用于自定义机会。
    5. 从表中选择机会进行显示。
  2. 可选: 从自动生成的机会创建自定义机会。
    1. 查看工作流中的记录。
      选择屏幕截图图标或应用程序图标来决定您要如何显示这些步骤。根据需要使用放大缩小选项。使用重置缩放将视图恢复为默认级别,并在画布中重新居中进程。
      在同一应用程序中执行的连续步骤将合并在一起。这将显示为单个组,以便更好地读取进程。分组右下角显示一起整理的步骤数量。
      注: 如果屏幕截图视图是最后一个活动视图,则组中最后一个步骤的图像是为折叠的组显示的图像。您可以通过按住鼠标左键并将进程移动到所需位置来将进程拖到画布内。
    2. 单击步骤将一组步骤展开,以便更详细地预览该步骤。或者,单击组图标右上角附近的箭头。
      使用组图标显示属于记录会话期间使用的主要和次要级别操作(和子级别操作)的步骤组。根据需要,展开一组步骤以从主要级别操作向下钻取到子组级别操作,以帮助您决定在为要自动化的任务创建潜在机会时使用哪组步骤。例如,主要级别操作显示 Microsoft Outlook,次要级别操作显示 Outlook 电子邮件通知,子组级别操作可以显示编写电子邮件、电子邮件正文和发送电子邮件。
    3. 概览窗格中选中选择所有步骤复选框以创建自定义机会。
      根据您的要求,使用 Shift 键自定义主画布路径内的步骤数。如果选择嵌套分支或循环,则父分支或循环将显示部分选择。
    4. 可选。使用筛选器选项自定义特定机会。有关更多信息,请参阅 Using the Filter and Toggle frequency counter options
    5. 可选。使用切换频率计数器选项显示与其他记录相比的路径频率。有关更多信息,请参阅 Using the Filter and Toggle frequency counter options
    6. 输入机会的名称。
    7. 输入参与指定进程的记录会话的业务用户数量。
    8. 输入无自动化的进程的估计成本。
    9. 输入使用自动化时与进程相关的潜在节省量。
      这是您对每年预期节省的最佳评估,前提是机器人用于执行机会中的所有步骤。
    10. 可从下拉列表中选择优先级。
    11. 单击另存为自定义将机会保存为自定义机会。
      将出现一个消息窗口,通知您已创建机会。单击超链接,从机会选项卡查看新创建的机会。
    12. 单击还原以撤消在字段中输入的更改。
  3. 可选: 从自定义机会中,将其他记录中的步骤添加到工作流中,创建分支,并将一个或多个记录中的步骤合并到该分支中。从此自定义机会创建其他机会。
    1. 记录表中选择一个记录。

      选定的记录内容显示在新的馈线画布中,位于主画布的左侧。单击画布中的单独步骤,以在右侧的概览中显示有关该步骤的详细信息。

    2. 单击主画布中的分支图标。
      单击分支图标将条件步骤添加到视图中。将后续步骤移到左侧的分支中,并在空白分支中将新分支添加到右侧,以接收其他记录的步骤。在黄色框的右上角,单击三个点以创建新分支或删除分支。分支端点以小圆圈显示。
      默认情况下,您可以将路径流中的分支端点下移以包含多个步骤。要移动分支端点,请按下鼠标指针,直到看到分支周围出现虚线。在路径流中向下拖动端点。当您看到虚线出现在箭头之间时,请放置端点。端点在路径流中向下移动,包括更多步骤。要选择自定义步骤选择,请使用 Shift 键从主画布中选择路径中的特定步骤数量。交叉路径选择不可用。
      循环图标显示为带箭头的橙色圆圈。循环是单个记录发生特定次数的一系列步骤。循环图标有一个显示在下方的 for 条件和一个数量,它描述了此循环中的步骤在进程中重复的次数。通过保存进程工作流来更改循环条件(forwhile)。
    3. 单击节点级别的条件字段。
    4. 条件字段中,输入条件的名称。例如,credit score
    5. 单击复选标记以保存条件的名称。
    6. 打开左右的相应分支,然后设置条件值。
      例如,在右侧输入小于 200,左侧输入大于 700。
    7. 将步骤从馈线画布中的记录拖放到接收器步骤,此步骤显示主画布中分支的将项目拖到此处
      使用 Shift 键选择一个或多个步骤以拖入接收器步骤。要清除分支中的条件,请单击三个点。选择清除分支
    8. 重复步骤 b 至 g 以创建其他分支,并将步骤合并到分支中。
    9. 单击保存以保存您的更改。
      PDD 会在后台自动开始处理。当 PDD 生成时,此字段将从正在处理 PDD 变为下载
      注: 不要多次单击保存。这将导致处理错误。
    10. 重复步骤 a 至 j,根据需要创建其他分支。
    11. 可选: 重复步骤 2c 至 j 以使用新添加的步骤和来自其他记录的分支从此自定义机会创建其他机会。
    12. 单击创建机会以保存新机会。
      机会保存在机会表中。
  4. 可选: 查看自定义机会的记录更新。接受或取消进程工作流的新更改。
    1. 单击查看以接受更改。
      新记录可供您通过 Discovery Bot 用户查看。
    2. 记录表中选择新记录。
      所选记录以蓝色突出显示。记录打开以显示在画布的左侧。请参阅步骤周围的虚线。步骤的位置显示在画布右侧的工作流中,步骤周围带有粗体边框。
    3. 单击更新更改以接受对工作流的更新。
      将显示一条弹出消息,表明您的更改已成功更新。
    4. 单击返回进行编辑以返回到当前工作流而不进行更改。
    5. 单击取消以取消更改。
      继续查看自定义机会的当前工作流。根据需要将其他记录中的步骤添加到工作流中,创建分支,并将一个或多个记录中的步骤合并到该分支中。
  5. 转换为 bot
    1. 单击转换为机器人选项。
    2. 输入 bot 名称。
    3. 可选: 输入描述。
    4. 单击浏览并接受默认文件夹位置 \Bots\
      要更改 bot 的存储位置,请向下钻取到要保存 bot 的文件夹。
    5. 单击确认
    6. 单击转换
      将出现一个消息窗口,通知您机器人已开始转换。机器人成功转换后,您将收到一封电子邮件。单击电子邮件中的超链接,转到生成机器人的文件夹。
      注:我的机器人选项卡中,转换后的 bot 显示错误,在创建 bot 时为 0 字节大小。避免在 bot 转换完成之前打开 bot
    转换为机器人选项仅在您有 Bot Creator 许可证时可用。要查看创建的机器人,必须为您分配 AAE_Basic 角色。
  6. 单击下载选项,将机会数据导出至与机会名称相同的进程定义文档 (PDD)。选择要导出的 PDD 类型(Word 或 PDF)。PDD 包括进程记录流程图以及每个单独步骤的时间(以小时、分钟和秒为单位)。
    创建机会时,PDD 会在后台自动开始处理。当 PDD 生成时,此字段将从正在处理 PDD 变为下载。您现在可以下载文档。向企业用户发送的电子邮件通知也会发送至存档的电子邮件地址。如果下载 PDD 时出现错误,请再次单击下载重新生成 PDD。
    注: 如果您是多角色用户,您将收到两封有关导出数据的电子邮件通知,一封关于记录数据,一封关于机会数据。
    注: 您必须是机会的所有者才能下载机会;否则,下载选项不可用。
    在您的机器上,文档保存在为了在浏览器中下载而配置的文件夹中。

后续步骤

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