이 시나리오를 통해 Process Editor에서 직원 온보딩 프로세스를 만드는 방법을 이해할 수 있습니다. 이 직원 온보딩 프로세스 워크플로는 조직이 봇 및 양식과 같은 자동화를 활용하고 이를 프로세스에 통합하여 전반적인 인사 효율성을 최적화하고 개선하는 방법을 보여줍니다.

시나리오 정보

TechStark Inc.는 빠르게 성장하는 기술 회사로, 여러 부서에서 신입 직원을 채용하고 있습니다. 이 회사는 수작업 및 반복 작업을 제거해 온보딩 과정을 간소화하는 여러 자동화를 이미 개발했지만, 이 프로세스를 더욱 향상시킬 수 있는 프레임워크를 찾고 있습니다. 다양한 작업을 자동화할 뿐만 아니라 전체 온보딩 프로세스를 설계하고 시각화할 수 있는 직관적인 인터페이스도 제공하는 솔루션을 원합니다.

이러한 맥락에서 TechStark Inc.는 새로운 Process Editor를 사용하여 복잡한 조건 로직을 효과적으로 관리하고 여러 유형의 태스크 간의 원활한 전환을 보장하는 통합 프로세스를 만들고자 합니다. 이 시나리오는 후보자 등록부터 IT 제공 및 환영 인사까지의 전체 직원 온보딩 워크플로를 설명합니다. 자동화는 정확성, 효율성 및 원활한 인수인계를 보장하기 위해 여러 상호 연결된 봇과 양식을 포함합니다.

직원 온보딩 워크플로 개요

여기에는 TechStark Inc.가 온보딩 프로세스 전체를 처음부터 끝까지 관리하기 위해 자동화하려는 단계를 보여주는 흐름도가 있습니다.

직원 온보딩 워크플로

  1. 관리 설정: HR 서류의 배포 및 수집을 자동화하고(예: 계약서, 세금 양식 등) 후보자 정보를 HR 플랫폼에 입력합니다.
  2. 중앙 집중식 후보자 프로필 생성: HR 플랫폼을 채용 도구와 통합하고, 후보자 정보를 검증한 후 채용 시 후보자 세부 정보를 자동으로 전송합니다.
  3. IT 설정: 후보자를 위한 자동 계정 프로비저닝으로 이메일 계정 생성, 시스템 로그인 할당, 접근 자격증명을 자동으로 수행합니다. 또한, 하드웨어 설정을 위한 IT 티켓 생성을 자동화합니다.
  4. 환영 인사: 이메일 자동화 도구를 사용하여 1일 차 일정, 회사 리소스 링크, 신입 사원 FAQ가 포함된 동적이고 개인화된 환영 이메일을 보냅니다. 또한, 보고 관리자와 지정된 버디에게도 이메일을 발송합니다.

자동화된 직원 온보딩 프로세스

새로운 Process Editor가 온보딩 워크플로를 자동화하여 신입 사원을 환영하고 빠르고 효율적으로 업무에 적응할 수 있도록 돕는 방법을 알아봅시다. 다음은 신입 소프트웨어 엔지니어인 Paul Johnson을 위한 프로세스가 작동하는 방식입니다.
  1. 후보자 입력 양식으로 프로세스 시작
    HR은 양식을 생성하고 Paul의 후보자 ID(예: SE_12345)와 같은 필수 후보자 정보를 입력한 후, 후보자 정보 양식을 사용하여 TechStark의 온보딩 프로세스를 시작합니다.
    • 양식: #1_Entry_Candidate_Form
    • 입력: Candidate_ID(Number0)
  2. JobVite에서 후보자 세부 정보를 검색하는 봇
    온보딩 봇 (#2_Jobvite_Bot)은 Paul의 Candidate_ID를 사용하여 TechStark의 JobVite 시스템에서 세부 정보를 가져옵니다.
    • 봇: #2_Jobvite_Bot
    • 입력: Candidate_ID
    • 출력: 다음 후보자 데이터를 검색합니다
      • 이름: Paul
      • 성: Johnson
      • 개인 이메일: paul.j@example.com
      • 관리자 이메일: maria.smith@techstark.com
      • 위치: 샌프란시스코
      • 부서: 엔지니어링
      • 직책: 소프트웨어 엔지니어
  3. 후보자 ID 수정(필요한 경우)
    HR은 조건을 사용하여 후보자가 JobVite에 존재하는지 확인할 수 있습니다. If, Else 조건을 사용하십시오.
    • 찾은 경우 → 진행
    • 그 외 → Candidate_ID를 수정하라는 프롬프트를 표시하고 JobVite에서 세부 정보를 다시 가져옵니다.
  4. 직원 세부 정보 확인
    Paul의 세부 정보가 확인 양식(#3_Employee_Details_R_Form)에 표시됩니다. HR은 정보를 검토하고 확인하거나 모든 불일치를 업데이트합니다.
    • 양식: #3_Employee_Details_R_Form
    • 입력
      • 이름
      • 개인 이메일
      • 관리자 이메일
      • 위치
      • 부서
      • 직책
  5. 직원 세부 정보 수정(필요한 경우)

    변경이 필요한 경우, HR은 편집 가능한 양식(#3_Employee_Details_W_Form)에서 세부 정보를 수정하고, 정정 사항을 제출한 후 JobVite에서 세부 정보를 다시 가져올 수 있습니다.

    • 양식: #3_Employee_Details_W_Form
    • 입력: 위와 동일하지만 편집 가능합니다.
  6. Workday에서 직원 기록 만들기

    검증된 데이터는 Workday 봇(#4_Workday_Bot)을 통해 TechStark의 Workday 시스템으로 전송되어 Paul의 직원 기록을 생성하고, TN-56789와 같은 직원 ID를 발급합니다.

    • 봇: #4_Workday_Bot
    • 입력
      • 이름
      • 개인 이메일
      • 관리자 이메일
      • 위치
      • 부서
      • 직책
    • 출력: 직원 ID
  7. IT 온보딩 및 프로비저닝

    IT 프로비저닝 봇(Application_Provisioning_Process)은 Paul의 세부 정보와 직원 ID를 사용하여 회사 노트북, 이메일 계정, 내부 시스템 접근 권한, 그리고 소프트웨어 도구를 설정합니다.

    • 프로세스: Application_Provisioning_Process
    • 입력
      • 이름
      • 개인 이메일
      • 관리자 이메일
      • 위치
      • 부서
      • 직책
  8. 환영 이메일 보내기

    Paul은 새로운 TechNova 이메일 주소(paul@techstark.com)로 환영 이메일(#5_Welcome_Email)을 받습니다. 이 이메일에는 유용한 온보딩 정보와 관리자 및 지정된 버디의 연락처가 포함되어 있습니다.

    • 봇: #5_Welcome_Email
    • 입력: Employee_Email(FirstName.LastName@company.com 형식으로 구성됨)
  9. 프로세스 종료

    온보딩 프로세스는 성공 상태로 종료되며, 이는 Paul이 완전히 온보딩되었음을 나타냅니다.

    • 상태: 성공 또는 취소됨

이것이 Process Editor에서 직원 온보딩 프로세스를 생성하는 방법입니다. 활동을 별도의 카테고리나 책임으로 구성하려면, 직원 온보딩 프로세스에 스윔레인을 추가할 수 있습니다. 또한, 편집기 하단에 있는 디자인 도구를 사용하면 집중력을 잃지 않고 이 과정을 더 효율적으로 진행할 수 있습니다. 디자인 도구에 대한 자세한 내용은 Process Editor 항목을 참조하십시오.

Process Editor에서 개발된 직원 온보딩 프로세스 표시

요약 및 이점

이러한 단계를 새로운 Process Composer에서 자동화함으로써, TechStark Inc.는 시간을 절약하고 오류를 줄이며, Paul과 같은 모든 신입 직원이 원활하고 환영받는 시작을 경험할 수 있도록 합니다. 추가적인 이점은 다음과 같습니다.
  • 봇, 양식, 프로세스와 같은 다양한 자동화를 통합하면 정보 수집 및 승인 과정을 신속하게 처리할 수 있어, 신입 직원이 적응하는 데 걸리는 시간을 크게 줄일 수 있습니다.
  • 자동화는 데이터 입력 및 처리에서 인적 오류의 위험을 최소화하여 직원 정보의 정확성과 신뢰성을 높입니다.
  • 통합된 시스템은 문서와 사용자 데이터의 추적 및 관리를 개선하여 조직의 효율성과 준수성을 높이는 데 기여합니다.
  • 프로세스 내의 자동화된 체크포인트는 명확한 역할과 책임을 제공하여 진행 상황을 추적하고 주의가 필요한 영역을 식별하기 쉽게 합니다.
  • 전반적으로, 온보딩에서 봇, 양식 및 프로세스를 통합하면 운영이 간소화될 뿐만 아니라 HR 팀과 신입 직원 모두 향상된 경험을 할 수 있습니다.