시나리오: 직원 온보딩 프로세스 자동화
- 최종 업데이트2025/10/01
이 시나리오를 통해 Process Editor에서 직원 온보딩 프로세스를 만드는 방법을 이해할 수 있습니다. 이 직원 온보딩 프로세스 워크플로는 조직이 봇 및 양식과 같은 자동화를 활용하고 이를 프로세스에 통합하여 전반적인 인사 효율성을 최적화하고 개선하는 방법을 보여줍니다.
시나리오 정보
TechStark Inc.는 빠르게 성장하는 기술 회사로, 여러 부서에서 신입 직원을 채용하고 있습니다. 이 회사는 수작업 및 반복 작업을 제거해 온보딩 과정을 간소화하는 여러 자동화를 이미 개발했지만, 이 프로세스를 더욱 향상시킬 수 있는 프레임워크를 찾고 있습니다. 다양한 작업을 자동화할 뿐만 아니라 전체 온보딩 프로세스를 설계하고 시각화할 수 있는 직관적인 인터페이스도 제공하는 솔루션을 원합니다.
이러한 맥락에서 TechStark Inc.는 새로운 Process Editor를 사용하여 복잡한 조건 로직을 효과적으로 관리하고 여러 유형의 태스크 간의 원활한 전환을 보장하는 통합 프로세스를 만들고자 합니다. 이 시나리오는 후보자 등록부터 IT 제공 및 환영 인사까지의 전체 직원 온보딩 워크플로를 설명합니다. 자동화는 정확성, 효율성 및 원활한 인수인계를 보장하기 위해 여러 상호 연결된 봇과 양식을 포함합니다.
직원 온보딩 워크플로 개요
여기에는 TechStark Inc.가 온보딩 프로세스 전체를 처음부터 끝까지 관리하기 위해 자동화하려는 단계를 보여주는 흐름도가 있습니다.
- 관리 설정: HR 서류의 배포 및 수집을 자동화하고(예: 계약서, 세금 양식 등) 후보자 정보를 HR 플랫폼에 입력합니다.
- 중앙 집중식 후보자 프로필 생성: HR 플랫폼을 채용 도구와 통합하고, 후보자 정보를 검증한 후 채용 시 후보자 세부 정보를 자동으로 전송합니다.
- IT 설정: 후보자를 위한 자동 계정 프로비저닝으로 이메일 계정 생성, 시스템 로그인 할당, 접근 자격증명을 자동으로 수행합니다. 또한, 하드웨어 설정을 위한 IT 티켓 생성을 자동화합니다.
- 환영 인사: 이메일 자동화 도구를 사용하여 1일 차 일정, 회사 리소스 링크, 신입 사원 FAQ가 포함된 동적이고 개인화된 환영 이메일을 보냅니다. 또한, 보고 관리자와 지정된 버디에게도 이메일을 발송합니다.
자동화된 직원 온보딩 프로세스
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후보자 입력 양식으로 프로세스 시작
HR은 양식을 생성하고 Paul의 후보자 ID(예: SE_12345)와 같은 필수 후보자 정보를 입력한 후, 후보자 정보 양식을 사용하여 TechStark의 온보딩 프로세스를 시작합니다.
- 양식: #1_Entry_Candidate_Form
- 입력: Candidate_ID(Number0)
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JobVite에서 후보자 세부 정보를 검색하는 봇
온보딩 봇 (#2_Jobvite_Bot)은 Paul의 Candidate_ID를 사용하여 TechStark의 JobVite 시스템에서 세부 정보를 가져옵니다.
- 봇: #2_Jobvite_Bot
- 입력: Candidate_ID
- 출력: 다음 후보자 데이터를 검색합니다
- 이름: Paul
- 성: Johnson
- 개인 이메일: paul.j@example.com
- 관리자 이메일: maria.smith@techstark.com
- 위치: 샌프란시스코
- 부서: 엔지니어링
- 직책: 소프트웨어 엔지니어
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후보자 ID 수정(필요한 경우)
HR은 조건을 사용하여 후보자가 JobVite에 존재하는지 확인할 수 있습니다. If, Else 조건을 사용하십시오.
- 찾은 경우 → 진행
- 그 외 → Candidate_ID를 수정하라는 프롬프트를 표시하고 JobVite에서 세부 정보를 다시 가져옵니다.
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직원 세부 정보 확인
Paul의 세부 정보가 확인 양식(#3_Employee_Details_R_Form)에 표시됩니다. HR은 정보를 검토하고 확인하거나 모든 불일치를 업데이트합니다.
- 양식: #3_Employee_Details_R_Form
- 입력
- 이름
- 성
- 개인 이메일
- 관리자 이메일
- 위치
- 부서
- 직책
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직원 세부 정보 수정(필요한 경우)
변경이 필요한 경우, HR은 편집 가능한 양식(#3_Employee_Details_W_Form)에서 세부 정보를 수정하고, 정정 사항을 제출한 후 JobVite에서 세부 정보를 다시 가져올 수 있습니다.
- 양식: #3_Employee_Details_W_Form
- 입력: 위와 동일하지만 편집 가능합니다.
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Workday에서 직원 기록 만들기
검증된 데이터는 Workday 봇(#4_Workday_Bot)을 통해 TechStark의 Workday 시스템으로 전송되어 Paul의 직원 기록을 생성하고, TN-56789와 같은 직원 ID를 발급합니다.
- 봇: #4_Workday_Bot
- 입력
- 이름
- 성
- 개인 이메일
- 관리자 이메일
- 위치
- 부서
- 직책
- 출력: 직원 ID
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IT 온보딩 및 프로비저닝
IT 프로비저닝 봇(Application_Provisioning_Process)은 Paul의 세부 정보와 직원 ID를 사용하여 회사 노트북, 이메일 계정, 내부 시스템 접근 권한, 그리고 소프트웨어 도구를 설정합니다.
- 프로세스: Application_Provisioning_Process
- 입력
- 이름
- 성
- 개인 이메일
- 관리자 이메일
- 위치
- 부서
- 직책
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환영 이메일 보내기
Paul은 새로운 TechNova 이메일 주소(paul@techstark.com)로 환영 이메일(#5_Welcome_Email)을 받습니다. 이 이메일에는 유용한 온보딩 정보와 관리자 및 지정된 버디의 연락처가 포함되어 있습니다.
- 봇: #5_Welcome_Email
- 입력: Employee_Email(FirstName.LastName@company.com 형식으로 구성됨)
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프로세스 종료
온보딩 프로세스는 성공 상태로 종료되며, 이는 Paul이 완전히 온보딩되었음을 나타냅니다.
- 상태: 성공 또는 취소됨
이것이 Process Editor에서 직원 온보딩 프로세스를 생성하는 방법입니다. 활동을 별도의 카테고리나 책임으로 구성하려면, 직원 온보딩 프로세스에 스윔레인을 추가할 수 있습니다. 또한, 편집기 하단에 있는 디자인 도구를 사용하면 집중력을 잃지 않고 이 과정을 더 효율적으로 진행할 수 있습니다. 디자인 도구에 대한 자세한 내용은 Process Editor 항목을 참조하십시오.
요약 및 이점
- 봇, 양식, 프로세스와 같은 다양한 자동화를 통합하면 정보 수집 및 승인 과정을 신속하게 처리할 수 있어, 신입 직원이 적응하는 데 걸리는 시간을 크게 줄일 수 있습니다.
- 자동화는 데이터 입력 및 처리에서 인적 오류의 위험을 최소화하여 직원 정보의 정확성과 신뢰성을 높입니다.
- 통합된 시스템은 문서와 사용자 데이터의 추적 및 관리를 개선하여 조직의 효율성과 준수성을 높이는 데 기여합니다.
- 프로세스 내의 자동화된 체크포인트는 명확한 역할과 책임을 제공하여 진행 상황을 추적하고 주의가 필요한 영역을 식별하기 쉽게 합니다.
- 전반적으로, 온보딩에서 봇, 양식 및 프로세스를 통합하면 운영이 간소화될 뿐만 아니라 HR 팀과 신입 직원 모두 향상된 경험을 할 수 있습니다.