프로젝트 관리 팀은 여러 프로젝트에 대한 월간 상태 보고서를 생성해야 합니다. 각 보고서는 표준 템플릿을 따르며, 프로젝트별 데이터를 입력해야 하고, 저장 후 이해관계자에게 배포해야 합니다. 이 프로세스를 자동화하면 문서를 수동으로 작성할 필요가 없어지고, 일관성이 보장되며, 상당한 시간을 절약할 수 있습니다.

이 예시에서는 조직 내 영업팀이 템플릿을 복사하고, 고객 정보를 업데이트하며, 제품 섹션을 맞춤화하고, 최종 문서를 고객별 폴더에 저장하는 등의 과정을 통해 제안서를 작성하는 시나리오를 생각해 봅니다. 전체 프로세스는 상당한 시간이 소요될 수 있으며 형식 불일치가 발생할 수도 있습니다.

Word 패키지의 이러한 작업을 사용하여 템플릿 열기, 자리 표시자 교체, 섹션 삽입, 콘텐츠 검증, 닫기 전에 표준화된 이름을 사용하여 문서 저장 등의 반복 작업을 자동화할 수 있습니다. 다음과 같은 몇 가지 이점이 있습니다.

  • 제안서가 훨씬 더 빠르게 생성됩니다.
  • 모든 제안서에 동일한 템플릿과 스타일을 사용하여 일관성을 보장할 수 있습니다.
  • 검증이 자동화되어 인적 오류를 줄여줍니다.

전제 조건

  • 자리 표시자가 있는 Microsoft Word 문서의 제안서 템플릿.

    예:CustomerName, ProposalDate, SolutionOverview.

  • Word 문서가 자동으로 저장될 출력 폴더입니다.
  • 일부 사용자 정의 변수는 다음과 같습니다.
    • vWordSession(String): Word 세션 이름을 보유합니다.

      예: SalesWordSession.

    • vTemplatePath(String): Word 템플릿의 전체 경로를 보유합니다.
    • vCustomerName(String)
    • vProposalDate(String)
    • vSolutionOverview(String)
    • vOutputFullPath(String): 최종 파일의 전체 경로.

      예: C:\Proposals\Auto_2025-09-19.docx.

    • nReplaceCount(숫자): 교체된 횟수를 저장합니다(검증용).

프로시저

  1. 문서 생성 작업을 끌어다 놓습니다.
  2. 찾기 및 바꾸기 텍스트 작업을 사용하여 다음 자리 표시자를 추가합니다.
    • 텍스트 찾기: 고객 이름
    • 다음으로 바꾸기: vCustomerName

      모든 항목을 선택했는지 확인합니다.

    • 카운트를 변수에 할당: nReplaceCount

    위의 지침을 ProposalDate 및 SolutionOverview에 대해 반복합니다.

    주: 텍스트 찾기 및 바꾸기 작업은 전체 문서 또는 지정된 범위를 검색할 수 있습니다. 대소문자 구분을 지원하며, 일치하는 개수는 변수에 저장할 수 있습니다.
  3. 텍스트 삽입 작업을 추가하여 문서 끝에 사용자 정의 커버 노트를 첨부합니다.
  4. 텍스트 읽기 작업에서 단락 인덱스 필드를 사용하여 Word 문서의 단락을 검토합니다.
    예: 요약 보고서. 고객 이름이나 날짜가 포함되어 있는지 확인합니다.
  5. 저장 작업을 사용하여 Word 문서를 저장합니다.
  6. 닫기 작업을 사용하여 문서를 닫고 세션을 종료합니다.