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檢閱機會,轉換至機器人並產生 PDD

  • 已更新:12/06/2021
    • Automation 360 v.x
    • 組建
    • Discovery Bot

檢閱機會,轉換至機器人並產生 PDD

檢閱潛在的、系統產生的機會,從系統產生的機會建立自訂機會,並將這些機會轉換至bots。您還可以將機會資料匯出到 Microsoft Word 或 PDF 文件以供參考。

先決條件

自動化機會有兩種類型,系統產生和手動。系統產生的機會,也稱為自動產生的機會,是在使用者為某流程核准至少一個錄製時建立的。您可以立即使用自動產生的機會,從錄製的 [機會] 頁面開始分析。可產生 Microsoft Word 或 PDF 文件的 [下載] 選項,不適用於自動產生的機會。從流程工作流程無法針對自動產生的機會建立分支,並將步驟合併至分支。

手動機會,也稱為自訂機會,是從自動產生的機會建立的。自訂機會使您可以靈活地檢閱使用者目前及新增的錄製,並決定接受或拒絕對現有工作流程的新錄製變更。您還可以在將步驟從另一個錄製新增到工作流程時建立分支。如果您要下載自訂機會資料的 Microsoft Word 或 PDF 文件以供參考,則可以使用 [下載] 選項。

  • 此任務由負責檢閱和分析相關聯之業務流程錄製的 Discovery Bot 分析師執行。
  • 確保在分析流程之前,為分析師指派流程分析器授權和 AAE_Discovery Bot Analyst 角色。

    支援的授權 Discovery Bot

  • 確保分析師獲指派將機會轉換至botsBot Creator 授權。

    支援的授權 Discovery Bot

程序

  1. 檢閱 [機會] 分頁中的資料:
    1. Discovery Bot 分析師身分,從您的本機電腦登入到您的 Control Room
    2. 移至 [Discovery Bot] > [機會]
      [機會] 頁面顯示您已建立的所有機會。您可以使用 [自訂欄] 圖示,將功能表選項設定為隨需要顯示。表格中列出了以下資訊:
      欄位 說明
      機會名稱 為機會建立的名稱。為了從自訂機會中識別自動產生的機會,自動產生的機會以流程名稱連字號 OPPORTUNITY 開始。
      流程名稱 為流程建立的名稱。
      類型 為流程建立的機會類型。類型可以是自動或自訂。
      路徑 根據套用於機會的 [篩選] 選項指定的路徑類型。自動產生的機會使用最常見路徑的篩選預設值。
      建立日期 建立機會的時間。
      修改日期 分析師修改機會的日期。當更新機會或建立自訂機會時,會有修改日期。
      擁有者 流程擁有者的名稱。流程擁有者可以是系統或分析師。
      錄製編號 與機會關聯的流程錄製數。
      應用程式編號 在與機會相關聯的錄製工作階段中使用的應用程式數目。
      流程週期 與機會相關聯的錄製工作階段期間。
      使用者數目 參與該流程之錄製工作階段的使用者數目。
      無自動化的成本 用於在沒有自動化的情況下計算機會成本的公式。使用該公式可幫助您根據 ROI、使用的應用程式、使用者數目等,決定業務開發的哪些機會列為優先。計算公式為使用者數目乘以使用者數總時薪,再乘以平均流程週期。
      節省量 與機會相關聯的潛在節省量 (這可以指定為每年節省量或每次執行節省量)。
      優先順序 指派給機會的優先順序。優先順序會是以下其中一項:
      已建立的機器人 為機會建立的機器人。這可以是 [是] 或 [否]。[轉換至機器人] 選項不適用於自動產生的機會。[轉換至機器人] 選項僅適用於自訂機會。
    3. 使用 [搜尋] 欄位,透過表格排序、搜尋或兩者來選取所需的機會。
    4. 按一下表格的垂直線省略符號圖示 (三個點) 以檢視機會,或下載 Word 或 PDF PDD 文件。
      Word 或 PDF 的 PDD 下載選項僅適用於自訂機會。
    5. 從表格選取機會以供顯示。
  2. 選擇性的: 從自動產生的機會建立自訂機會。
    1. 檢閱工作流程中的錄製內容。
      選取螢幕擷取畫面圖示或應用程式圖示來決定您希望如何顯示這些步驟。使用所需的 [放大][縮小] 選項。使用 [重設] 縮放功能將視圖恢復到預設層級,並在畫布中重新置中對齊流程。
      在相同應用程式中執行的連續步驟會組合在一起。這會顯示為單一群組,以提高流程的可讀性。整理在一起的步驟數顯示在群組的右下角。
      註: 如果螢幕擷取畫面視圖是最後一個使用中視圖,則群組中最後一步的影像,就是為收合群組顯示的影像。您可以透過按住滑標左鍵,並將流程移到所要的位置,在畫布內拖曳流程。
    2. 按一下步驟以展開一組步驟,以更詳細地預覽該步驟。或者,按一下群組圖示右上角附近的箭頭。
      使用群組圖示以顯示屬於錄製工作階段期間使用的主要和次要層級動作 (和子群組層級動作) 的步驟群組。根據需要,展開一組步驟以從主要層級向下切入到子群組層級動作,以幫助您決定在為要自動化的任務建立潛在機會時使用哪組步驟。例如,主要層級動作會顯示 Microsoft Outlook,次要層級動作會顯示 Outlook 郵件通知,而子群組層級動作會顯示撰寫電子郵件、本文電子郵件和傳送電子郵件。
    3. 概觀窗格選取 [選取所有步驟] 核取方塊以建立自訂機會。
      根據您的需求,使用 Shift 鍵自訂主畫布路徑內的步驟數。如果選取巢狀分支或迴圈,上層分支或迴圈會顯示部分選取項目。
    4. 選擇性。使用 [篩選] 選項自訂特定機會。如需詳細資訊,請參閱Using the Filter and Toggle frequency counter options
    5. 選擇性。使用 [切換頻率計數器] 選項顯示與其他錄製相比的路徑頻率。如需詳細資訊,請參閱Using the Filter and Toggle frequency counter options
    6. 輸入機會的名稱。
    7. 輸入參與指派流程的錄製工作階段的商務使用者人數。
    8. 輸入沒有自動化的流程的預估成本。
    9. 輸入使用自動化時與流程相關聯的潛在節省量。
      如果機器人用於執行機會中的所有步驟,這是您對每年預期節省量的最佳評估。
    10. 從下拉式清單中選取優先順序。
    11. 按一下 [另存為自訂] 將機會儲存為自訂機會。
      出現一個訊息視窗,通知您機會已建立。按一下超連結以檢視從 [機會] 分頁新建立的機會。
    12. 按一下 [還原] 以復原在欄位中輸入的變更。
  3. 選擇性的: 從自訂機會中,將另一個錄製的步驟新增到工作流程,建立分支,並將步驟從一或多個錄製合併到該分支中。從此自訂機會建立另一個機會。
    1. [錄製] 表格選取一段錄製。

      所選錄製會顯示在主畫布左側的新饋送畫布中。在右側的 [概觀] 中,按一下要顯示有關該步驟詳細資料之畫布中的個別步驟。

    2. 按一下主畫布的分支圖示。
      按一下分支圖示以將條件步驟新增到視圖中。將後續步驟移到左側分支,並在空分支的右側新增分支,以接收來自另一個錄製的步驟。在黃色方塊的右上角,按一下三個點以建立新分支或刪除分支。分支端點會以小圓圈顯示。
      預設情況下,您可以將分支端點移到路徑流程下方以包含多個步驟。若要移動分支端點,請將游標放在端點上並往下按,直到您看到分支周圍出現虛線。在路徑流程中將端點往下拖曳。當您看到箭頭之間出現虛線時,放置端點。端點在路徑流程中會往下移動,並包含更多步驟。若要選取自訂選取步驟,請使用 Shift 鍵從主畫布的路徑中選取一定數量的步驟。交叉路徑選取項目無法使用。
      迴圈圖示顯示為附帶箭頭的橙色圓圈。迴圈是針對單一錄製發生特定次數的一連串步驟。迴圈圖示在此項之下顯示一個 [for] 條件與 [計數],其主要描述此迴圈中的步驟順序在流程中重複的次數。您可透過儲存流程工作流程來變更迴圈條件 ([for][while])。
    3. 按一下節點層級的 [條件]
    4. [條件] 欄位中,輸入條件的名稱。例如:credit score
    5. 按一下核取記號以儲存條件的名稱。
    6. 開啟左右對應的分支,並設定條件的值。
      例如,在右側輸入小於 200,在左側輸入大於 700。
    7. 將步驟從饋送畫布中的錄製拖放到接收器步驟中,該步驟會讀取主畫布中的 [將分支項目拖曳到這裡]
      使用 Shift 鍵選取一或多個步驟以拖曳到接收器步驟中。若要清除分支中的條件,請按一下三個點。選取 [清除分支]
    8. 重複步驟 b 到 g 以建立其他分支,並將步驟合併到分支中。
    9. 按一下 [儲存] 以儲存您的變更。
      PDD 會在背景自動開始處理。當產生 PDD 時,欄位會從正在處理 PDD 變更為 [下載]。
      註: 不要多次按 [儲存]。這將導致處理錯誤。
    10. 根據需要重複步驟 a 到 j 以建立其他分支。
    11. 選擇性的: 重複步驟 2c 到 j 以使用新增步驟和來自其他錄製的分支,從此自訂機會建立另一個機會。
    12. 按一下 [建立機會] 以儲存新機會。
      機會儲存在 [機會] 表格中。
  4. 選擇性的: 檢閱自訂機會的錄製更新。接受或取消流程工作流程的新變更。
    1. 按一下 [檢閱] 以接受變更。
      新錄製可供您從 Discovery Bot 使用者檢閱。
    2. [錄製] 表格中選取新的錄製。
      所選錄製以藍色強調顯示。錄製會開啟以顯示在畫布左側。請參閱步驟周圍的虛線。步驟的位置顯示在畫布右側的工作流程中,步驟周圍附帶粗體邊框。
    3. 按一下 [含變更的更新] 以接受工作流程的更新。
      將顯示快顯訊息,指出您的變更已成功更新。
    4. 按一下 [返回編輯] 以返回到目前工作流程而不變更。
    5. 按一下 [取消] 以取消變更。
      繼續檢閱自訂機會的目前工作流程。將步驟從另一個錄製新增到工作流程,建立分支,並且視需要將步驟從一或多個錄製合併到該分支中。
  5. 轉換至bot
    1. 按一下 [轉換至機器人] 選項。
    2. 輸入bot名稱。
    3. 選擇性的: 輸入說明。
    4. 按一下 [瀏覽] 並接受預設的資料夾位置 \Bots\
      若要變更儲存您bot的所在位置,請向下切入到要儲存bot的資料夾。
    5. 按一下 [確認]
    6. 按一下 [轉換]
      隨即顯示訊息視窗,通知您機器人已開始轉換。當機器人成功轉換時,您將收到一封電子郵件。按一下電子郵件中的超連結,其會將您帶到產生機器人的資料夾。
      註:[我的機器人] 分頁中,轉換後的bot顯示錯誤,其大小為 0 位元組,而bot的建立正在進行中。在bot轉換完成前,請勿開啟bot
    [轉換至機器人] 選項僅在您擁有 Bot Creator 授權時才能使用。若要檢閱建立的機器人,您必須獲指派 AAE_Basic 角色。
  6. 按一下 [下載] 選項以將機會資料匯出至與機會同名的流程定義文件 (PDD) 中。選取您要匯出的 PDD 類型 (Word 或 PDF)。PDD 包含流程錄製流程圖,以及每個個別步驟的時間,如時數、分鐘數和秒數。
    建立機會後,PDD 會在背景自動開始處理。當產生 PDD 時,欄位會從正在處理 PDD 變更為 [下載]。您現在可以下載文件。商務使用者的電子郵件通知也會傳送至檔案上的電子郵件地址。如果下載 PDD 時發生錯誤,請再按一次 [下載] 重新產生 PDD。
    註: 如果您是多角色使用者,將會收到兩封有關匯出資料的電子郵件通知,一封是錄製資料,另一封是機會資料。
    註: 您必須是機會的擁有者才能下載;否則,下載選項無法使用。
    在您的機器上,文件會儲存在為了在瀏覽器中下載而設定的資料夾中。

後續步驟

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