将文档提取任务添加到流程自动化中

Automation 360
作为平民开发者或专业开发者，您可以将文档提取任务添加到任何流程中，以从文档中提取数据。 提取可使用任务机器人（通过机器人运行程序）或 Automation Anywhere 云提取服务来完成。

关于此任务

您可以使用 Process Composer 配置任务，以自定义和控制您的 Document Automation 工作流。 请参阅 Document Automation 中面向业务用户的 Automation Co-Pilot 流程以获取详细信息。

过程

  1. 将 Document Extraction 任务从元素面板拖动到您的流程中。
  2. 在文档提取面板中，配置：
    1. 元素 ID（例如，DocumentExtraction）。
    2. 任务名称（例如，$input[InputFileName]$ - 在 UI 中作为参考显示。
    3. 您有两个选项来处理文档。 选择源选择：
      • 选项 A：任务机器人（默认），以使用机器人运行程序提取文档。
      • 选项 B：云提取，以使用 Automation Anywhere 云提取服务提取文档。
      选项 A： 使用任务机器人处理文档
      1. 选择任务机器人。
        注： 任务机器人必须拥有来自文档提取软件包的提取数据操作。
      2. （可选）在实施前单击预览机器人。
      3. 设置队列超时（1 分钟到 24 小时），以避免延迟，并防止机器人在未在指定时间内启动时导致流程停滞。
      4. 检查输入值并分配变量。 输入字段由所选的任务机器人设置。 但是，如果您选择了预先制作的 Document Automation 提取机器人，这些是预期的输入字段（此列表可能会根据创建学习实例时的版本而变化）：
        • InputFilePath：$inputFile（桌面路径或通过创建请求操作传递的文件对象[推荐]。）
        • LearningInstanceName：$input[LearningInstancename]$（在此示例中，是 Document Automation 自动生成机器人时使用的学习实例名称。）
        • Version：$input[Version]$（可选变量；在此示例中，用于传递在测试模式下使用的学习实例版本。
        • ReferenceID：$CopilotRefId$（可选变量；在此示例中，用于在 Document Automation 自动生成机器人时，跨版本跟踪文档提取结果的 ID。）
      5. 作为平民开发者或专业开发者，您可以选择任务机器人的执行方式：在请求创建者的桌面本地执行或远程执行。
        从机器人任务执行模式下拉菜单中，您可以选择以下模式：
        • 远程执行（默认）： 本地机器人根据您的全局/流程调度程序设置远程运行，并在审核日志中生成相应条目。 通过远程执行，自动化可以在用户处理其他任务的同时独立运行，并在自动化完成后由 Automation Co-Pilot 发出通知。
        • 本地执行（主窗口）： 本地机器人在请求创建者设备的主窗口上执行，并在审核日志中生成相应条目。 请求必须由具有受监管许可的用户创建，并选择一个默认设备；否则，机器人任务执行模式默认为远程执行。 本地执行使敏感数据保持 On-Premises，并且在本地桌面上不会产生排队时间。
        • 本地执行（子窗口）： 本地机器人在请求创建者设备的子窗口上执行，并在审核日志中生成相应条目。 请求必须由具有受监管许可的用户创建，并选择一个默认设备；否则，机器人任务执行模式默认为远程执行。 本地执行使敏感数据保持 On-Premises，并且在本地桌面上不会产生排队时间。 允许在执行期间使用主桌面。
      选项 B： 使用 Automation Anywhere Cloud Extraction 服务处理文档
      1. 选择云提取，以使用 Automation Anywhere Cloud Extraction 服务提取文档。 有关更多详情，请参阅Automation Anywhere Cloud Service。
      2. 输入输入文件。 例如，我们建议您输入通过创建请求操作 ($&ProcessRequest{input}{InputFile}$) 传递的文件对象引用 ($InputFile$)。
      3. 输入学习实例名称。 这是 Document Automation 中的学习实例名称，例如 ($&ProcessRequest{input}{LearningInstanceName}$)。
      4. 学习实例版本。 此字段通常由 Document Automation 自动填写。 我们不建议更改此字段。 如果您不确定，请直接留空。
      5. Document Extraction 软件包版本。 您无需进行任何设置即可使用最新版本。 但是如果您想使用较旧的版本处理数据，可以输入该版本。
        注： 如果您未进行设置，将会自动使用最新的测试模式版本和最新的文档提取包版本。
  3. 在数据隐私标签字段（可选）中，添加字符串或变量以将敏感输出标记为隐藏。
  4. 单击保存以完成。
    现在您已在流程自动化中配置了文档提取任务。 任务完成后：
    • 如果您使用自动生成的流程和 任务机器人，则输出变量将设置为 ExtractionBotOutput；因此，在此类情况下，您可以在状态字段中添加引用 $&DocumentExtraction{output}{ExtractionBotOutput}{Status}$In。
    • 如果您使用云提取进行文档提取，任务将在事件完成时关闭。 要引用来自 Document Extraction 任务的输出，应使用输出名称 ExtractionBotOutput，该名称与自动生成的 任务机器人 相同。 因此，完整的引用将是 $&DocumentExtraction{output}{ExtractionBotOutput}{Status}$，前提是任务名称为 DocumentExtraction。 文档提取任务包括以下输出字段：
      输出字段 描述 可能的值
      DocumentID 已处理文档的唯一 ID 不适用
      状态 文档的当前状态

      • DW_EXTRACT_SUCCESS： 文档提取任务完成

      • DW_EXTRACT_FAILURE： 文档提取任务失败

      • DW_EXTRACT_VALIDATION： 文档提取任务已成功完成，但文档包含验证错误。
      StatusCode 执行后的状态结果 不适用
      StatusMessage 状态代码的解释 不适用
      ErrorMessage 失败原因的描述 不适用
      ErrorModule 指示发生错误的提供程序 可能的选项包括：
      • 本地
      • V8
      • DocAI
      • 经典 (IQBot)
      • StandardForm

示例

客户场景： 使用 Cloud Document Extraction 的发票处理自动化

此场景适用于 Acme Manufacturing Corporation。
  • 挑战： 每天从数百个供应商提交的数据中手工输入发票数据，既容易出错，速度又慢，还耗费大量资源。
  • 业务目标： 使用 Automation Anywhere 的云提取服务自动提取发票数据，提高准确性并缩短周转时间。

解决方案概览和工作流：

Acme 在 Automation 360 中实施了 Document Automation 工作流，并使用云提取服务实时提取和处理发票数据。

关键组件：

  • 通过电子邮件或上传门户提交的供应商发票。

  • 基于云的结构化/非结构化数据提取。

  • 与公司 ERP 系统 (SAP) 的无缝集成。

文档提取场景

  1. 触发器： 供应商将发票 (PDF) 上传到安全门户。
  2. 机器人启动： 在 Process Composer 中定义的流程自动化被触发。
  3. 云提取任务：

    • 自动化包括使用云提取的文档提取任务。

    • 输入文件作为文件对象 ($InputFile$) 传递。

    • 系统引用了名称为 Invoice_AI_Model 的已训练学习实例，并且

  4. 云端处理：

    • 文档上传到 Automation Anywhere Cloud。

    • AI 提取发票字段： 发票号码、供应商名称、采购订单号、明细项目、金额和到期日期。

  5. 验证（可选）：

    如果已配置，提取的数据会路由到人工验证员以处理低置信度条目。

  6. 集成： 在验证或自动批准后，结构化数据通过 API 集成推送到 SAP。
  7. 审计与通知：
    • 将记录 DocumentID、Status 和 StatusMessage 等输出变量。
    • 财务团队收到一条 Automation Co-Pilot 通知，其中包含摘要和异常（如有）。
下表显示了 Acme Manufacturing Corp. 的业务影响和指标：
指标 自动化前 云提取后
平均发票处理时间 10 分钟 1.5 分钟
数据输入错误 ~5% <0.2%
每月成本 $8,000（手动劳动） $1,200（机器人+云成本）
主要优势

  • 无需基础架构： 提取在云端安全处理。

  • AI 驱动的准确性： 在不同的发票格式中进行一致的提取。

  • 可扩展且灵活： 处理高峰负载（例如，月末高峰）。

  • 可供审核： 全面跟踪状态、消息和错误。