将表单任务添加到流程自动化中

Automation 360

在流程自动化中的特定步骤添加一个表单任务，以收集和处理人工输入。

关于此任务

流程自动化中使用的表单是在有人值守自动化运行时供人工输入的容器。 添加到流程中后，这些容器可用于接收和发送数据，其他元素可在端到端流程中使用这些数据。

如果您需要用于无人值守自动化的表单，即由机器人收集和使用数据而无需人工输入，则应改用交互式表单。 请参阅交互式表单包。

过程

  1. 从元素面板拖动表单任务，将其添加到流程自动化中。
    表单任务的属性面板
    任务： 表单属性面板显示。
  2. 在元素 ID 字段中，输入任务的唯一标识符。
    此值仅在设计过程中用作内部参考，并且在流程中必须唯一。 在运行时对最终用户不可见。 例如，输入员工入职表单，以将此表单任务标识为流程中的员工入职步骤。
  3. 在任务名称（可选）中，输入任务的显示名称。
    此名称在流程执行期间会作为网页界面中的引用显示。 您可以输入静态字符串或使用变量。
    • 示例（静态）： 输入员工详细信息表单，向任务负责人显示有意义的名称。
    • 示例（变量）： 输入 $TaskName$，以在运行时从流程变量动态填充任务名称。
  4. 可选： 选中完成之后隐藏此任务复选框。
    任务完成后，表单任务不会在 Web 界面中向用户显示。

    示例： 如果此表单任务在入职流程开始时收集员工的个人详细信息，请选中此复选框，以便在负责人提交后，已完成的表单不再可见。

  5. 在表单模式部分，选择用户与此表单的交互方式。 选择以下选项之一：
    选项描述
    交互式 该表单接受用户输入。 这是默认选择。 示例，对于收集新员工部门、经理和开始日期的表单，请使用交互式模式。
    配置显示在表单上的操作按钮。
    注： 默认情况下，表单包含一个标记为提交的主按钮。 您可以编辑此按钮或添加其他按钮。 如果您移除所有主按钮，验证错误将阻止流程保存。 在您可以保存之前，至少必须启用一个主按钮。
    对于每个按钮，请指定以下内容：
    • 类型： 选择“主要”、“次要”或“取消”。
    • 标签： 输入要显示在按钮上的文本
    使用箭头图标重新排序表单上的按钮，或选择删除图标以移除按钮。 选择添加按钮以添加更多按钮。
    只读 表单显示数据而不接受输入，并会自动移动到下一步。 例如，使用只读模式用于确认步骤，该步骤向审核者显示已提交的详细信息，但不允许编辑。
  6. 在任务到期时间字段中，选择表单提交的时间限制。
    如果表单未在指定时间内提交，则任务将过期并不再接受提交。 任务将返回一个 EXPIRED 状态。 选择以下选项之一： 无过期（默认）、1 小时、1 天、1 周、2 周、30 天，或自定义。
    注： 如果选择自定义，请以天、小时和分钟指定持续时间。 最大值是 45 天，最小值是 1 分钟。 如果天数和小时都设置为 0，则分钟范围为 1–59。 否则，分钟范围为 0–59。
    示例： 对于必须在一个工作日内提交的时效性合规表单，请选择 1 天。 如果负责人未在 24 小时内提交表单，则任务过期，流程以 EXPIRED 状态继续。
  7. 在任务贡献者字段中，通过从下拉列表中选择，指定如何将任务分配给贡献者。 选择以下选项之一：
    • 手动分配： 分配指定的用户来完成该任务。
    • 从组中随机选择用户： 该任务会随机分配给用户组中的一名成员，有助于在大型团队中实现负载均衡。
    • 请求创建者： 该任务分配给发起请求的用户
    • 特定用户： 任务分配给先前的任务参与者。 系统使用的用户 ID 可以来自手动输入的字符串表达式，或者是基于前一个任务的贡献者 ID 或请求的创建者 ID 的用户 ID 类型的过程变量。
    • 打开此任务的用户： 任务将分配给最先打开它的用户。
    注： 任务贡献者下拉列表中可用的选项取决于“任务已分配”设置。 参考以下表格：
    条件 可用选项
    当任务分配 = 请求创建者时，则… 仅可选择请求创建者
    当任务分配给请求的指定组时，则… 这些附加选项可供选择：
    • 从用户组中随机选择用户
    • 特定用户
    当 任务分配 = 指定用户组时，则… 这些附加选项可供选择：
    • 从用户组中随机选择用户
    • 特定用户
  8. 在任务请求者和分配字段中，指定任务请求者和被指派完成任务的人员。 选择以下选项之一：
    选项描述
    默认 请求的指定组负责完成该任务。 默认情况下，此任务仅会显示在已分配任务列表中。

    若要在请求创建者的“请求任务”列表中也显示此任务，请选中在请求创建者的请求任务列表中显示此任务复选框。

    示例（默认）： 对于由 HR 组处理所有入职步骤的标准任务，请选择“默认”。 该任务会自动出现在 HR 组的已分配任务列表中。
    自定义
    分别配置任务请求者和任务分配设置：
    • 对于任务请求者，选择以下选项之一：
      • 请求创建者
      • 分配的组： 负责该请求的用户组。
      • 特定用户组： 按角色、团队或变量指定。
    • 对于任务分配，请选择以下选项之一：
      • 请求创建者
      • 分配的组： 负责该请求的用户组。
      • 特定用户组： 按角色、团队或变量指定。
    示例（自定义）： 对于任何 Finance Approver 角色成员都可以完成任务的采购订单审批步骤，请选择“自定义”。 将任务请求者设置为请求创建者，并将任务分配设置为特定用户组，然后选择角色并选择 Finance Approver 角色。 这可确保任务被路由给所有具有该角色的用户，而不考虑团队或部门。
  9. 在表单字段中，浏览并选择要用于此任务的表单。 选择选择以打开表单选择器并选择要使用的表单。 这是必填字段。
    以下表单元素支持基于变量的选项，允许您在流程级别覆盖预定义的表单选项：
    • 下拉列表： 支持列表和字符串数据类型
    • 多选下拉列表： 支持列表数据类型
    • 复选框组： 支持列表和字典数据类型
    • 单选按钮组： 支持列表和字符串数据类型
  10. 选择表单后，输入值部分会显示支持变量输入的表单元素。 对于以下元素： 复选框组、多选下拉列表、单选按钮组和下拉列表，您可以选择使用表单中配置的预定义选项，或使用自定义值覆盖。 对于输入值部分中的每个元素：
    1. 选中元素旁边的复选框，以启用该元素的自定义输入。
    2. 在可用选项（可选）字段中，选择“列表”或“变量”，并指定您的自定义选项。
    3. 在已选选项字段中，输入您希望在表单打开时预先选中的值。
    注： 对于以下元素： 复选框组、多选下拉列表、单选按钮组和下拉列表，如果未选中输入变量复选框，则在运行时使用表单中的预定义选项。 如果选择它，您的自定义值将替换该流程的表单预定义选项。

    示例： 您有一个包含用于餐食偏好的多选下拉列表元素的表单，在表单中配置了以下选项： 素食、非素食、婴儿餐。

    在此流程的输入值部分，您需要提供航空公司特定的餐食代码，并预先选择两个选项作为默认值：

    输入值部分

    • 从可用选项（可选）字段中选择列表选项，并按如下方式提供您的选项：
      • 0 时的值： 亚洲素食
      • 1 处的值： 非素食（印度餐）
      • 2 处的值： 素食
      • 3 处的值： 糖尿病餐食
      • 4 处的值： 无过敏原
    • 在已选选项字段中输入以下值：
      • 0 时的值： 糖尿病餐食
      • 1 处的值： 无过敏原
    当流程运行时，多选下拉列表会显示航空公司特定选项，并且已预先选择 Diabetic 和 Allergen-free。 如果您未设置任何自定义选项和值，则运行时将使用表单的原始值。
  11. 在数据隐私标签（可选）字段中，输入文本值或变量，以生成用于数据隐私搜索的隐藏自定义输出字段。 此字段仅用作隐藏字段，可用于出于数据隐私目的进行搜索。 变量将在运行时填充。
  12. 在任务属性（可选）部分，添加携带有关流程的附加信息的属性。 任务属性用于后端处理，并作为可筛选的列显示在用户仪表板上。 单击添加属性，将任何先前可用的已签入属性添加到表单中。 对于每个属性，请指定以下内容：
    1. 标签： 从下拉列表中选择一个属性（必填）。 ID 字段会根据您的选择自动生成。
    2. 可见性： 选择可见或隐藏
    3. 类型： 选择该属性的数据类型，例如字符串、数字、布尔值或日期时间。
    4. 值： 输入一个硬编码的值，或选择 (x) 图标以使用变量提供一个值。
    单击添加属性以添加任何其他属性。
  13. 在注释（可选）部分，输入一条纯文本备注，用于记录表单任务的业务目的或逻辑。 有关更多详情，请参阅 关于注释。
  14. 单击保存。
    您现在已在您的 Process Composer 流程自动化中配置了表单任务。