기회 검토, Bot으로 전환, PDD 생성

잠재적인 시스템 생성 기회를 검토하고 시스템 생성 기회에서 사용자 지정 기회를 생성하고 Bot으로 변환합니다. 또한 참조용으로 기회 데이터를 Microsoft Word 또는 PDF 문서로 내보낼 수 있습니다.

전제 조건

자동화 기회에는 시스템 생성과 수동의 두 가지 유형이 있습니다. 자동 생성 기회라고도 하는 시스템 생성 기회는 프로세스에 대해 사용자가 하나 이상의 기록을 승인할 때 생성됩니다. 자동 생성 기회는 기록을 위해 기회 페이지에서 분석을 시작할 수 있도록 즉시 사용할 수 있습니다. 자동 생성 기회에는 Microsoft Word 또는 PDF 문서를 생성하기 위한 다운로드 옵션을 사용할 수 없습니다. 분기를 생성하고 자동 생성 기회를 위해 분기에 단계를 병합하는 작업은 프로세스 다이어그램에서 사용할 수 없습니다.

사용자 지정 기회라고도 하는 수동 기회는 자동 생성된 기회에서 생성됩니다. 사용자 지정 기회를 통해 사용자의 현재와 새로 추가된 기록을 검토하고 기존 프로세스 다이어그램에 대한 새 기록 변경 사항을 수락하거나 거부할 수 있는 유연성이 제공됩니다. 다른 기록의 단계를 프로세스 다이어그램에 추가할 때 분기를 생성할 수도 있습니다. 다운로드 옵션은 참조용으로 사용자 지정 기회 데이터의 Microsoft Word 또는 PDF 문서를 다운로드하려는 경우 사용할 수 있습니다.

  • 이 태스크는 비즈니스 프로세스의 관련 레코딩을 검토하고 분석하는 업무를 담당하는 Discovery Bot 애널리스트가 수행합니다.
  • 프로세스를 분석하기 전에, 분석기가 프로세스 애널리스트 라이선스와 AAE_Discovery Bot 애널리스트 역할을 부여받았는지 확인합니다.

    Discovery Bot에 대해 지원되는 라이선스

  • 애널리스트에게 기회를 Bot으로 변환할 수 있는 Bot Creator 라이선스가 부여되었는지 확인합니다.

    Discovery Bot에 대해 지원되는 라이선스

프로시저

  1. 기회 탭에서 데이터를 검토합니다.
    1. 로컬 컴퓨터에서, Control Room에 Discovery Bot 애널리스트로 로그인합니다.
    2. Discovery Bot > 기회로 이동합니다.
      기회 페이지에는 사용자가 생성한 모든 기회가 표시됩니다. 열 사용자 지정 아이콘을 이용하여 표시할 메뉴 옵션을 원하는 대로 구성할 수 있습니다. 테이블에는 다음 정보가 나와 있습니다.
      필드 설명
      기회 이름 기회에 대해 생성된 이름입니다. 사용자 지정 기회에서 자동 생성된 기회를 식별하기 위해 자동 생성된 기회는 프로세스 하이픈 OPPORTUNITY의 이름으로 시작합니다.
      프로세스 이름 프로세스에 대해 생성된 이름입니다.
      유형 프로세스에 대해 생성된 기회 유형입니다. 유형은 자동 또는 사용자 지정일 수 있습니다.
      경로 기회에 적용된 필터 옵션을 기반으로 지정된 경로 유형입니다. 자동 생성된 기회는 가장 일반적인 경로의 필터 기본값을 사용합니다.
      생성일 기회가 생성된 날짜입니다.
      수정된 날짜 애널리스트가 기회를 수정한 날짜입니다. 수정된 날짜는 기회가 업데이트되거나 사용자 지정 기회가 생성될 때 발생할 수 있습니다.
      소유자 프로세스 소유자의 이름입니다. 프로세스 소유자는 시스템 또는 애널리스트일 수 있습니다.
      레코딩의 수 기회와 연결된 프로세스의 기록 수입니다.
      애플리케이션의 수 기회와 연결된 기록 세션에서 사용된 애플리케이션의 수입니다.
      프로세스 사이클 기회와 연결된 기록 세션의 기간입니다.
      사용자 수 해당 프로세스의 기록 세션에 참여한 사용자 수입니다.
      자동화 없는 비용 자동화 없는 기회의 비용을 계산하는 데 사용되는 수식입니다. 이 수식을 사용하면 ROI, 사용된 애플리케이션, 사용자 수 등을 기반으로 비즈니스 개발의 우선 순위를 정할 기회를 결정할 수 있습니다. 수식은 사용자 수에 사용자 수의 총 시급을 곱하고 평균 프로세스 사이클을 곱하여 계산됩니다.
      절감 기회와 관련된 잠재적 절감액(연간 절감액 또는 실행당 절감액으로 지정될 수 있음).
      우선 순위 기회에 지정된 우선순위 수준. 우선 순위는 다음 중 하나일 수 있습니다.
      • 낮음
      • 중간
      • 높음
      생성된 Bot 기회에 대해 생성된 Bot입니다. 이것은 예 또는 아니요일 수 있습니다. 자동 생성 기회에는 Bot으로 변환 옵션을 사용할 수 없습니다. Bot으로 변환 옵션은 사용자 지정 기회에만 사용할 수 있습니다.
    3. 검색 필드를 이용하여 테이블에서 정렬, 검색 또는 둘 다를 수행하여 필요한 기회를 선택합니다.
    4. 기회를 보거나 Word 또는 PDF PDD 문서를 다운로드하려면 테이블에서 세로 생략부호 아이콘(점 3개)을 클릭합니다.
      Word 또는 PDF용 PDD 다운로드 옵션은 사용자 지정 기회에만 사용할 수 있습니다.
    5. 테이블에서 표시할 기회를 선택합니다.
  2. 옵션: 자동 생성된 기회에서 사용자 지정 기회를 생성합니다.
    1. 기본 캔버스의 왼쪽에서 기록을 확장합니다.
      기본적으로 선택한 모든 기록이 프로세스 다이어그램에 표시됩니다.
    2. 필요한 경우 검토를 위해 기록 섹션에서 단일 기록을 선택합니다.
      선택된 기록이 기록 섹션에서 파란색으로 표시되고 기본 캔버스 왼쪽에 있는 새 피더 캔버스에 표시됩니다. 모든 기록은 기본 캔버스의 오른쪽에 있는 프로세스 다이어그램에 표시됩니다. 표시할 다른 기록을 선택하려면 선택한 기록을 해제하십시오.
    3. 스크린샷 아이콘 또는 애플리케이션 아이콘을 선택하여 단계를 표시할 방법을 결정합니다.
      필요에 따라 확대 또는 축소 옵션을 이용합니다. 확대/축소 재설정을 이용하여 보기를 기본 수준으로 되돌리고 프로세스를 다시 캔버스 중앙에 배치합니다.
      동일한 애플리케이션에서 수행되는 인접 단계가 함께 결합됩니다. 이는 프로세스의 가독성을 높이기 위해 단일 그룹으로 표시됩니다. 함께 모아진 단계의 수는 그룹의 오른쪽 하단 모서리에 표시됩니다.
      주: 스크린샷 보기가 마지막 활성 보기인 경우, 해당 그룹의 마지막 단계 이미지는 축소된 그룹에 대해 표시되는 이미지입니다. 마우스 왼쪽 버튼을 누른 상태에서 원하는 위치로 이동함으로써 캔버스 내에서 프로세스를 끌어 놓을 수 있습니다.
    4. 단계를 클릭하여 단계 그룹을 확장하여 단계를 더 자세히 미리 봅니다. 또는 그룹 아이콘의 오른쪽 상단 근처에 있는 화살표를 클릭합니다.
      그룹 아이콘을 사용하여 기록 세션 동안 사용된 기본과 2차 수준 작업(그리고 하위 그룹 수준 작업)에 속하는 단계 그룹을 표시합니다. 필요에 따라 단계 그룹을 확장하여 기본 작업에서 하위 그룹 수준 작업으로 드릴다운하면 자동화하려는 작업에 대한 잠재적 기회를 생성할 때 사용할 단계 그룹을 결정하는 데 도움이 됩니다. 예를 들어, 기본 수준 작업에는 Microsoft Outlook이 표시되고, 2차 수준 작업에는 Outlook 메일 알림이 표시되며, 하위 그룹 수준 작업에는 이메일 작성, 본문 이메일, 이메일 보내기가 표시될 수 있습니다.
    5. 개요 창에서 모든 단계 선택 확인란을 선택하여 프로세스 다이어그램의 모든 단계를 선택하십시오.
      필요에 따라 Shift 키를 사용하여 기본 캔버스의 경로 내 단계 수를 사용자 지정합니다. 중첩된 분기 또는 루프를 선택하면 상위 분기 또는 루프에 부분적 선택 항목이 표시됩니다.
    6. 옵션: 필터 옵션을 사용하여 특정 기회를 사용자 지정합니다. 필터 및 빈도 카운터 토글 옵션 사용.
    7. 옵션: 빈도 카운터 전환 옵션을 사용하여 다른 기록과 비교하여 경로의 빈도를 표시합니다. 자세한 내용은 필터 및 빈도 카운터 토글 옵션 사용 항목을 참조하십시오.
    8. 기회를 사용자 지정 기회로 저장하려면 다른 이름으로 저장을 클릭합니다.
    9. 제공된 필드에 기회의 이름과 설명을 입력합니다.
    10. 다른 이름으로 저장을 클릭하여 변경 내용을 저장합니다.
      기회가 생성되었음을 알리는 메시지 창이 나타납니다. 하이퍼링크를 클릭하여 사용자 지정 기회를 봅니다. PDD가 생성되어 기회 테이블에서 다운로드할 수 있습니다. 세로 생략부호를 클릭하여 Word 형식 또는 PDF로 PDD를 다운로드합니다.
      주: 사용자 지정 기회에 대해 선택한 필터 옵션은 새 사용자 지정 기회 프로세스 다이어그램에 반영되지 않습니다.
  3. 옵션: 이 사용자 지정 기회에서 다른 고객 기회를 생성합니다. 다른 기록의 단계를 프로세스 다이어그램에 추가하고 분기를 생성하고 하나 이상의 기록에서 분기로 단계를 병합합니다.
    1. 기록 섹션에서 단일 기록을 선택합니다.
    2. 조건 단계를 추가하려면 오른쪽에 있는 기본 캔버스에서 분기 아이콘을 클릭합니다.
      후속 단계를 왼쪽 분기로 이동하고 공백 분기의 오른쪽에 새 분기를 추가하면 다른 기록에서 단계를 받게 됩니다. 노란색 박스의 오른쪽 상단에서 점 세 개를 클릭하여 새 분기를 생성하거나 분기를 삭제합니다. 분기 엔드포인트가 작은 원과 함께 표시됩니다.
      기본 설정으로, 경로 흐름에서 분기 엔드포인트를 아래로 이동하여 둘 이상의 단계를 포함할 수 있습니다. 분기 엔드포인트를 이동하려면 분기 주위에 점선이 나타날 때까지 엔드포인트에서 커서를 누릅니다. 경로 흐름에서 엔드포인트를 아래로 끌어 놓습니다. 화살표 사이에 점선이 나타나면 엔드포인트를 배치합니다. 엔드포인트는 경로 흐름에서 아래로 이동하여 추가 단계를 포함합니다. 사용자 지정 단계 선택을 선택하려면 Shift 키를 이용하여 메인 캔버스의 경로 내에서 일정 수의 단계를 선택합니다. 교차 경로 선택은 이용할 수 없습니다.
      루프 아이콘은 화살표가 있는 주황색 원으로 표시됩니다. 루프는 단일 기록에 대해 특정 횟수만큼 발생하는 일련의 단계입니다. 루프 아이콘은 Count와 함께 그 아래에 표시되는 for 조건을 가지며, 이는 이 루프의 단계 순서가 프로세스에서 반복되는 횟수를 나타냅니다. 프로세스 다이어그램을 저장하여 루프 조건(for와 while)을 변경할 수 있습니다.
    3. 노드 수준에서 조건 필드를 클릭합니다.
    4. 조건 필드에 조건의 이름을 입력합니다. 예: credit score
    5. 체크 표시를 클릭하여 조건의 이름을 저장합니다.
    6. 오른쪽과 왼쪽의 해당 분기를 열고 조건에 대한 값을 설정합니다.
      예를 들어, 오른쪽에 200 미만, 왼쪽에 700 이상을 입력합니다.
    7. 피더 캔버스에 있는 레코딩의 단계를 기본 캔버스의 분기에 있는 항목을 여기로 끌어오기라는 수신자 단계로 끌어 놓습니다.
      Shift 키를 이용하여 하나 이상의 단계를 선택하여 수신자 단계로 끌어 놓습니다. 분기 내의 조건을 지우려면 세 개의 점을 클릭합니다. 분기 지우기를 선택합니다.
    8. 저장을 클릭하여 프로세스 다이어그램의 변경 내용을 저장합니다.
      PDD가 백그라운드에서 자동으로 처리를 시작합니다. PDD가 생성되면 필드가 PDD 처리에서 다운로드로 변경됩니다.
    9. a~h 단계를 반복하여 추가 기록을 검토하고 분기를 생성하고 여러 단계를 이 분기에 병합합니다.
    10. 개요 창에서 편집 아이콘을 클릭하여 사용자 지정 기회와 관련된 잠재적인 절감액을 업데이트합니다.
      다양한 기록의 단계를 검토하고 프로세스 다이어그램 내에서 변경을 수행할 때 잠재적인 절감액과 잠재적인 비용을 언제든지 업데이트할 수 있습니다.
    11. 자동화 없는 프로세스의 예상 비용을 입력합니다.
    12. 자동화를 사용할 때 프로세스와 관련된 잠재적인 절감액을 입력합니다.
      기회의 모든 단계를 수행하는 데 Bot을 이용하는 경우 예상되는 연간 절감액에 대한 최선의 평가입니다.
    13. 드롭다운 목록에서 우선 순위를 선택합니다.
    14. 업데이트를 클릭합니다.
    15. 저장을 클릭하여 프로세스 다이어그램의 변경 내용을 저장합니다.
    16. 개요 창에서 사용자 지정 기회에 대한 잠재적인 비용을 업데이트하려면 j~o 단계를 반복합니다.
    17. 기회를 사용자 지정 기회로 저장하려면 다른 이름으로 저장을 클릭합니다.
    18. 제공된 필드에 기회의 이름과 설명을 입력합니다.
    19. 다른 이름으로 저장을 클릭하여 변경 내용을 저장합니다.
      기회가 생성되었음을 알리는 메시지 창이 나타납니다. 하이퍼링크를 클릭하여 사용자 지정 기회를 봅니다.
    20. 옵션: 필요에 따라 4a~s 단계를 반복하여 이 사용자 지정 기회에서 다른 사용자 지정 기회를 생성합니다.
      모든 기회(자동 생성된 기회 및 사용자 지정 기회)는 기회 페이지에서 볼 수 있습니다.
  4. 옵션: 사용자 지정 기회의 경우 Discovery Bot 사용자가 제출한 새 기록을 검토하십시오. 프로세스 다이어그램에 대한 새 변경 내용을 수락하거나 취소합니다.
    1. 검토를 클릭하여 업데이트를 수락하고 새 기록을 검토합니다.
    2. 기록 섹션에서 새 기록을 선택합니다.
      선택된 기록은 파란색으로 강조 표시됩니다. 기록이 캔버스 왼쪽에 표시되도록 열립니다. 단계 주변의 점선을 참조하십시오. 단계의 배치는 단계 주위에 굵은 테두리가 있는 캔버스 오른쪽의 프로세스 다이어그램에 표시됩니다. 음영 처리된 녹색은 이러한 변경 내용으로 업데이트하는 경우 프로세스 다이어그램에 표시될 새 기록의 단계 그룹 배치를 나타냅니다.
    3. 변경 내용으로 업데이트를 클릭하여 프로세스 다이어그램을 수락합니다.
      변경 내용이 성공적으로 업데이트되었음을 나타내는 팝업 메시지가 표시됩니다.
    4. 변경하지 않고 현재 프로세스 다이어그램으로 돌아가려면 편집으로 돌아가기를 클릭합니다.
    5. 변경 내용을 취소하려면 취소를 클릭합니다.
      사용자 지정 기회에 대한 현재 프로세스 다이어그램을 계속 검토합니다. 필요에 따라, 다른 기록의 단계를 프로세스 다이어그램에 추가하고 분기를 생성하고 하나 이상의 기록에서 분기로 단계를 병합합니다.
  5. Bot으로 변환:
    1. Bot으로 변환 옵션을 클릭합니다.
    2. Bot 이름을 입력합니다.
    3. 옵션: 설명을 입력하십시오.
    4. 찾아보기를 클릭하고 기본으로 설정된 폴더 위치 \Bots\를 수락합니다.
      Bot이 저장된 위치를 변경하려면 Bot을 저장할 하위 폴더로 찾아갑니다.
    5. 확인을 클릭합니다.
    6. 변환을 클릭합니다.
      Bot이 변환을 시작했음을 알리는 메시지 창이 표시됩니다. Bot이 성공적으로 변환되면 이메일을 받게 됩니다. 이메일의 하이퍼링크를 클릭하여 Bot이 생성된 폴더로 이동합니다.
      주: Bot 생성이 진행되는 동안 내 Bot 탭에서 변환된 Bot에 0바이트 크기의 오류가 표시됩니다. Bot 변환이 완료될 때까지 Bot을 열지 마십시오.
    Bot으로 변환 옵션은 Bot Creator 라이선스가 있는 경우에만 이용할 수 있습니다. 생성된 Bot을 검토하려면 AAE_Basic 역할을 지정받아야 합니다.
  6. 다운로드 옵션을 클릭하여 기회 데이터를 기회와 동일한 이름으로 프로세스 정의 문서(PDD)로 내보냅니다. 내보낼 PDD(Word 또는 PDF) 유형을 선택합니다. PDD에 Discovery Bot 내부 프로세스 다이어그램의 URL 링크가 있는 프로세스 기록 순서도와 각 개별 단계의 시간(시, 분, 초)이 포함됩니다. 100개 이상의 단계가 선택된 경우 PDD는 프로세스 다이어그램을 표시하지 않습니다.
    기회가 생성되면, PDD는 백그라운드에서 자동으로 처리를 시작합니다. PDD가 생성되면 필드가 PDD 처리에서 다운로드로 변경됩니다. 이제 문서를 다운로드할 수 있습니다. 비즈니스 사용자에게 보내는 이메일 알림도 파일에 있는 이메일 주소로 전송됩니다. PDD를 다운로드할 때 오류가 발생하면 다운로드를 다시 클릭하여 PDD를 다시 생성합니다.
    주: 다중 역할 사용자인 경우 내보낸 데이터에 대한 두 개의 이메일 알림을 받게 됩니다. 하나는 기록 데이터에 대한 것이고 다른 하나는 기회 데이터에 대한 것입니다.
    주: 이를 다운로드할 수 있는 기회의 소유자여야 합니다. 그렇지 않으면 다운로드 옵션을 사용할 수 없습니다.
    시스템에서 문서는 브라우저에서 다운로드하도록 구성된 폴더에 저장됩니다.