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Esame delle opportunità, conversione in bot e creazione di PDD

  • Aggiornato: 12/06/2021
    • Automation 360 v.x
    • Crea
    • Discovery Bot

Esame delle opportunità, conversione in bot e creazione di PDD

Esamina potenziali opportunità generate dal sistema, crea opportunità personalizzate da un'opportunità generata dal sistema e convertile in bots. Puoi anche esportare i dati delle opportunità in un documento Microsoft Word o PDF a titolo di riferimento.

Prerequisiti

Le opportunità di automazione sono di due tipi, generate dal sistema e manuali. Le opportunità generate dal sistema, note anche come opportunità generate automaticamente, vengono create quando per un processo almeno una registrazione viene approvata dall'utente. Le opportunità generate automaticamente sono immediatamente disponibili per l'analisi da parte dell'utente nella pagina Opportunità per la registrazione. L'opzione Scarica per creare un documento Microsoft Word o PDF non è disponibile per le opportunità generate automaticamente. La creazione di un ramo e la fusione dei passaggi nel ramo per le opportunità generate automaticamente non è disponibile dal flusso di lavoro del processo.

Le opportunità manuali, conosciute anche come opportunità personalizzate, sono create da opportunità generate automaticamente. Un'opportunità personalizzata offre la flessibilità di rivedere le registrazioni attuali e quelle appena aggiunte dagli utenti e di decidere di accettare o rifiutare le nuove modifiche di registrazione al flusso di lavoro esistente. È inoltre possibile creare un ramo quando al flusso di lavoro si aggiungono passaggi da un'altra registrazione. L'opzione Scarica è disponibile se vuoi scaricare un documento Microsoft Word o PDF dei dati di opportunità personalizzati a titolo di riferimento personale.

  • Questa attività viene eseguita dall'analista Discovery Bot responsabile della revisione e dell'analisi delle registrazioni associate dei processi aziendali.
  • Assicurati che all'analista sia assegnata la licenza di analizzatore di processi e il ruolo AAE_Analista Discovery Bot prima che i processi vengano analizzati.

    Licenze supportate per Discovery Bot

  • Assicurati che all'analista sia assegnata una licenza Bot Creator per convertire le opportunità in bots.

    Licenze supportate per Discovery Bot

Procedura

  1. Esamina i dati nella scheda Opportunità:
    1. Dal computer locale, accedi a Control Room come analista Discovery Bot.
    2. Vai a Discovery Bot > Opportunità.
      La pagina Opportunità mostra tutte le opportunità create. È possibile configurare l'opzione di menu da visualizzare come si desidera utilizzando l'icona Personalizza colonne. La tabella elenca le seguenti informazioni:
      Campo Descrizione
      Nome opportunità Nome creato per l'opportunità. Per identificare un'opportunità generata automaticamente da un'opportunità personalizzata, l'opportunità generata automaticamente inizia con il nome del processo trattino OPPORTUNITÀ.
      Nome processo Nome creato per il processo.
      Tipo Tipo di opportunità creata per un processo. Il tipo può essere Automatica o Personalizzata.
      Percorso Tipo di percorso specificato in base all'opzione Filtro applicato all'opportunità. Le opportunità generate automaticamente usano il valore predefinito del filtro del percorso più comune.
      Data di creazione Quando è stata creata l'opportunità.
      Data modifica Data in cui l'opportunità viene modificata dall'analista. Può esserci una data di modifica quando un'opportunità viene aggiornata o quando viene creata un'opportunità personalizzata.
      Proprietario Nome del proprietario del processo. Il proprietario del processo può essere un sistema o un analista.
      N. di registrazioni Numero di registrazioni per un processo associato all'opportunità.
      N. di applicazioni Numero di applicazioni utilizzate in una sessione di registrazione associata all'opportunità.
      Ciclo processo Durata della sessione di registrazione associata all'opportunità.
      N. di utenti Numero di utenti che hanno partecipato alla sessione di registrazione per quel processo.
      Costo senza automazione Formula utilizzata per calcolare il costo dell'opportunità senza automazione. Utilizza la formula per decidere a quali opportunità dare la priorità per lo sviluppo aziendale in base al ROI, alle applicazioni utilizzate, al numero di utenti e così via. La formula è calcolata prendendo il numero di utenti moltiplicato per la paga oraria totale di questi moltiplicato per il ciclo medio del processo.
      Risparmi Potenziali risparmi associati all'opportunità (è possibile indicarli come risparmi annuali o per ciclo).
      Priorità Livello di priorità assegnato all'opportunità. Il livello di priorità può essere uno dei seguenti:
      • Basso
      • Medio
      • Alto
      Bot creato Bot creato per un'opportunità. Questo può essere Sì o No. L'opzione Converti in bot non è disponibile per le opportunità generate automaticamente. L'opzione Converti in bot è disponibile solo per le opportunità personalizzate.
    3. Seleziona l'opportunità richiesta ordinando oppure cercando la tabella, o eseguendo entrambe le azioni, utilizzando il campo Cerca.
    4. Fai clic sull'icona dell'ellissi verticale (tre punti) dalla tabella per visualizzare un'opportunità o scaricare un documento PDD in Word o PDF.
      L'opzione di scarico del PDD in Word o PDF è disponibile solo per le opportunità personalizzate.
    5. Seleziona un'opportunità dalla tabella per la visualizzazione.
  2. Opzionale: Crea un'opportunità personalizzata dall'opportunità generata automaticamente.
    1. Rivedi le registrazioni nel flusso di lavoro.
      Seleziona l'icona dello screenshot o l'icona dell'applicazione per decidere come visualizzare i passaggi. Utilizza le opzioni Zoom avanti o Zoom indietro in base alle esigenze. Utilizza Reimposta lo zoom per riportare la visualizzazione al livello predefinito e centrare nuovamente il processo nella tela.
      I passaggi contigui eseguiti nella stessa applicazione vengono combinati insieme. Ciò viene visualizzato come un singolo gruppo per consentire una migliore leggibilità del processo. Il numero di passaggi riuniti insieme è indicato nell'angolo in basso a destra del gruppo.
      Nota: Se la visualizzazione dello screenshot è l'ultima attiva, l'immagine dell'ultimo passaggio nel gruppo è quella visualizzata per il gruppo compresso. È possibile trascinare il processo all'interno della tela tenendo premuto il pulsante sinistro del mouse e spostando il processo nella posizione desiderata.
    2. Fai clic su un passaggio per espandere un gruppo di passaggi e visualizzare un'anteprima del passaggio in modo più dettagliato. In alternativa, fai clic sulla freccia vicino all'angolo in alto a destra dell'icona del gruppo.
      Usa l'icona del gruppo per visualizzare i gruppi di passaggi appartenenti alle azioni di livello principale e secondario (e alle azioni di livello sottogruppo) utilizzate durante la sessione di registrazione. Se necessario, espandi un gruppo di passaggi per fare il drill down dalle azioni principali a quelle del sottogruppo per decidere quale gruppo di passaggi usare per la creazione di una potenziale opportunità per un'attività che vuoi automatizzare. Ad esempio, un'azione a livello principale visualizza Microsoft Outlook, un'azione a livello secondario visualizza la notifica della posta di Outlook mentre le azioni a livello sottogruppo visualizzano componi e-mail, corpo e-mail e invia e-mail.
    3. Seleziona la casella di controllo Seleziona tutti i passaggi dal riquadro Panoramica per creare un'opportunità personalizzata.
      In base alle tue esigenze, usa il tasto MAIUSC per personalizzare il numero di passaggi all'interno di un percorso dalla tela principale. Se selezioni una ramo o un loop nidificati, il ramo o il loop padre mostra una selezione parziale.
    4. Facoltativo. Usa l'opzione Filtro per personalizzare un'opportunità specifica. Per ulteriori informazioni, vedi Using the Filter and Toggle frequency counter options.
    5. Facoltativo. Utilizza l'opzione Alterna contatore di frequenza per visualizzare la frequenza del percorso rispetto alle altre registrazioni. Per ulteriori informazioni, vedi Using the Filter and Toggle frequency counter options.
    6. Immetti un nome per l'opportunità.
    7. Immetti il numero di utenti aziendali coinvolti nella sessione di registrazione per un processo assegnato.
    8. Immetti il costo stimato del processo senza automazione.
    9. Immetti il risparmio potenziale associato al processo quando si usa l'automazione.
      Questa è la tua migliore valutazione dei risparmi previsti su base annuale nel caso in cui un bot venga utilizzato per eseguire tutti i passaggi dell'opportunità.
    10. Seleziona la priorità dall'elenco a discesa.
    11. Fai clic su Salva come personalizzata per salvare l'opportunità come opportunità personalizzata.
      Si apre una finestra di messaggio che notifica che l'opportunità è stata creata. Fai clic sul collegamento ipertestuale per visualizzare l'opportunità appena creata dalla scheda Opportunità.
    12. Clicca su Ripristina per annullare le modifiche inserite nei campi.
  3. Opzionale: Da un'opportunità personalizzata, aggiungi passaggi da un'altra registrazione al flusso di lavoro, crea un ramo e unisci passaggi da una o più registrazioni nel ramo. Crea un'altra opportunità da questa opportunità personalizzata.
    1. Seleziona una registrazione dalla tabella Registrazioni.

      La registrazione selezionata viene visualizzata nella nuova tela di alimentazione a sinistra della tela principale. Fai clic sul singolo passaggio nella tela per visualizzare i dettagli del passaggio nel riquadro Panoramica sulla destra.

    2. Fai clic sull'icona del ramo dalla tela principale.
      Fai clic sull'icona del ramo per aggiungere un passaggio di condizione alla visualizzazione. Sposta il passaggio successivo in un ramo a sinistra e aggiungi un nuovo ramo a destra nel ramo vuoto che deve ricevere i passaggi da un'altra registrazione. Nell'angolo in alto a destra della casella gialla, fai clic sui tre puntini per creare un nuovo ramo o eliminarne uno. L'endpoint del ramo viene visualizzato con un piccolo cerchio.
      Per impostazione predefinita, puoi spostare l'endpoint del ramo più in basso nel flusso del percorso per includere più di un passaggio. Per spostare l'endpoint del ramo, premi con il cursore sull'endpoint fin quando non verranno visualizzate le linee tratteggiate intorno ai rami. Trascina l'endpoint verso il basso nel flusso del percorso. Posiziona il punto finale quando vengono mostrate le linee tratteggiate tra la freccia. L'endpoint viene spostato verso il basso nel flusso del percorso e include più passaggi. Per selezionare una serie personalizzata di passaggi, utilizza il tasto MAIUSC per selezionare un determinato numero di passaggi all'interno di un percorso dalla tela principale. La selezione del percorso incrociato non è disponibile.
      L'icona del loop viene visualizzata come un cerchio arancione con una freccia. Un loop è una sequenza di passaggi che si verifica per un numero specifico di volte per una singola registrazione. Sotto l'icona del loop compare la condizione for insieme a un Conteggio, che descrive il numero di volte in cui la sequenza di passaggi in questo loop viene ripetuta nel processo. Puoi cambiare la condizione del loop (for e while) salvando il flusso di lavoro del processo.
    3. Fai clic sul campo Condizione a livello di nodo.
    4. Nel campo Condizione, immetti un nome per la condizione. Esempio: punteggio di affidabilità creditizia.
    5. Fai clic sul segno di spunta per salvare il nome della condizione.
    6. Apri i rispettivi rami a destra e a sinistra e imposta un valore per la condizione.
      Ad esempio, immetti meno di 200 a destra e più di 700 a sinistra.
    7. Trascina e rilascia i passaggi dalla registrazione nell'area della tela di alimentazione al passaggio del ricevitore che riporta Trascina qui gli elementi del ramo nell'area della tela principale.
      Utilizza il tasto MAIUSC per selezionare uno o più passaggi da trascinare nel passaggio di destinazione. Per cancellare una condizione nel ramo, fai clic sui tre puntini. Seleziona Cancella ramo.
    8. Ripeti i passaggi da "b" a "g" per creare ulteriori rami e unire i passaggi nel ramo.
    9. Fai clic su Salva per salvare le modifiche.
      Il PDD inizia l'elaborazione in background automaticamente. Quando il PDD viene generato, il campo cambia da Elaborazione PDD in corso a Scarica.
      Nota: Non fare clic su Salva più volte. Questo causerà un errore di elaborazione.
    10. Se necessario, ripeti i passaggi da "a" a "j" per creare ulteriori rami.
    11. Opzionale: Ripeti i passaggi da "2c" a "j" per creare un'altra opportunità da questa opportunità personalizzata con i nuovi passaggi e i rami aggiunti da altre registrazioni.
    12. Fai clic su Crea opportunità per salvare la nuova opportunità.
      L'opportunità viene salvata nella tabella Opportunità.
  4. Opzionale: Rivedi gli aggiornamenti di registrazione per l'opportunità personalizzata. Accetta o rifiuta le nuove modifiche per il flusso di lavoro del processo.
    1. Fai clic su Esamina per accettare le modifiche.
      Le nuove registrazioni sono disponibili per l'esame da parte dell'utente Discovery Bot.
    2. Seleziona la nuova registrazione dalla tabella Registrazioni.
      La registrazione selezionata è evidenziata in blu. La registrazione si apre per la visualizzazione a sinistra della tela. Fai riferimento alle linee tratteggiate intorno ai passaggi. Il posizionamento dei passaggi viene visualizzato nel flusso di lavoro a destra della tela con un bordo in grassetto intorno ai passaggi.
    3. Fai clic su Aggiorna con le modifiche per accettare gli aggiornamenti al flusso di lavoro.
      Viene visualizzato un messaggio pop-up che indica che le modifiche sono state aggiornate con successo.
    4. Fai clic su Indietro per modificare per tornare al flusso di lavoro corrente senza le modifiche.
    5. Fai clic su Ignora per ignorare le modifiche.
      Continua a esaminare l'attuale flusso di lavoro per l'opportunità personalizzata. Aggiungi passaggi da un'altra registrazione al flusso di lavoro, crea un ramo e unisci passaggi da una o più registrazioni nel ramo, secondo necessità.
  5. Converti in bot:
    1. Fai clic sull'opzione Converti in bot.
    2. Immetti un nome bot.
    3. Opzionale: Immetti una descrizione.
    4. Fai clic su Sfoglia e accetta la posizione predefinita della cartella \Bots\.
      Per modificare la posizione in cui è memorizzato il bot, esegui il drill-down fino alla cartella in cui desideri salvare il bot.
    5. Fai clic su Conferma.
    6. Fai clic su Converti.
      Compare una finestra di messaggio che notifica che la conversione del bot è iniziata. Riceverai un'e-mail quando il bot sarà stato convertito correttamente. Fai clic sul collegamento ipertestuale nell'e-mail per accedere alla cartella in cui è stato creato il bot.
      Nota: Nella scheda I miei bot, il bot convertito mostra un errore, con una dimensione di 0 byte mentre la creazione del bot è in corso. Evita di aprire il bot fino al completamento della conversione del bot stesso.
    L'opzione Converti in bot è disponibile solo se si dispone della licenza Bot Creator. Per esaminare il bot creato, è necessario che all'utente sia stato assegnato il ruolo AAE_Basic.
  6. Fai clic sull'opzione Scarica per esportare i dati dell'opportunità in un Process Definition Document (PDD) con lo stesso nome dell'opportunità. Seleziona il tipo di PDD (Word o PDF) che vuoi esportare. Il PDD include un diagramma di flusso della registrazione dei processi e la durata di ogni singolo passaggio in ore, minuti e secondi.
    Quando viene creata un'opportunità, il PDD inizia automaticamente l'elaborazione in background. Quando il PDD viene generato, il campo cambia da Elaborazione PDD in corso a Scarica. Ora è possibile scaricare il documento. Viene anche inviata una notifica via e-mail all'utente aziendale all'indirizzo e-mail in archivio. Se si verifica un errore quando si scarica il PDD, fai nuovamente clic su Scarica per generare di nuovo il PDD.
    Nota: Se sei un utente multiruolo, riceverai due notifiche e-mail per i dati esportati, una per i dati di registrazione e una per i dati di opportunità.
    Nota: Devi essere il proprietario dell'opportunità per poterla scaricare, altrimenti l'opzione di download non è disponibile.
    Sul tuo computer, il documento viene salvato nella cartella configurata per il download nel tuo browser.

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