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Registrare un processo aziendale Discovery Bot

  • Aggiornato: 2022/02/21
    • Automation 360 v.x
    • Crea
    • Discovery Bot
    • Flusso di processo

Registrare un processo aziendale Discovery Bot

Registra, acquisisci e annota i passaggi di un processo aziendale utilizzando il registratore Discovery Bot. La registrazione del processo consente all'analista Discovery Bot di visualizzare tutti passaggi registrati per un'analisi quantitativa e comparativa. I passaggi, insieme ai metadati acquisiti e alle azioni utente, aiutano l'analista a prendere la decisione di creare opportunità e bots.

Prerequisiti

  • Questa attività viene eseguita dall'utente Discovery Bot che registra i processi aziendali assegnati e li invia per la revisione e l'analisi.
    Nota: L'utente di ruoli personalizzati e con più ruoli può anche eseguire questa attività a seconda dei ruoli o delle autorizzazioni concesse agli utenti. Vedrai una diversa serie di azioni di menu (icona dei puntini di sospensione in verticale) disponibili su un riquadro per un processo.
  • Assicurati di aver impostato le credenziali del dispositivo e di aver installato la versione Bot agent più recente sul computer prima di utilizzare il registratore Discovery Bot.
  • Assicurati che anche il computer su cui si eseguiranno le registrazioni sia debitamente registrata.

    Prerequisiti per Discovery Bot

Procedura

  1. Registra un processo aziendale:
    1. Dal computer locale, accedi alla tua Control Room come utente aziendale Discovery Bot.
    2. Vai a Discovery Bot > Processi.
      Compare la pagina Processi, che mostra tutti i processi assegnati all'utente per la registrazione.
    3. Fai clic sull'icona Avvia registrazione dal riquadro associato al processo che desideri iniziare a registrare.
      Nota: Puoi selezionare Avvia registrazione anche dall'icona dei puntini di sospensione verticali per avviare la registrazione di un processo.
      Appare una finestra del messaggio che notifica che ora stai registrando e condividendo il tuo schermo. Compare la finestra Registratore Discovery Bot con le opzioni Pausa e Sospendi. Metti in pausa e riprendi la registrazione in base alle esigenze. Attendi alcuni minuti per consentire al registratore di avviarsi la prima volta che si inizia a registrare un processo.
      Nota: Se il Registratore Discovery Bot non si avvia dopo alcuni minuti, riavviare Bot agent.
    4. Esegui le azioni da registrare.
      Ad esempio, apri un'applicazione e compila un modulo oppure apri un browser e cerca un sito web. Fai clic sul controllo dell'oggetto, ad esempio un pulsante, un campo del modulo o una tabella. Un contorno rosso evidenzia il controllo quando sposti il mouse sopra di esso per acquisire l'azione. Il contorno rosso indica che il registratore è pronto per l'azione successiva nella registrazione del processo.
      Puoi eseguire azioni come doppio clic, trascinamento, mantenimento del clic e selezione del testo durante la registrazione. Le azioni eseguite con i tasti di scelta rapida vengono visualizzate nel campo Dati.
    5. Fai clic su Sospendi per terminare la registrazione.
      Puoi fare clic su Annulla registrazione per annullare una registrazione in qualsiasi momento.
      Attendi alcuni secondi che il registratore termini. I dettagli nel riquadro per il processo vengono incrementati e includono la nuova registrazione nella sezione Registrazioni.
      Nota: Una volta sospesa la registrazione, non si possono aggiungere ulteriori passaggi alla registrazione.
      Nota: È possibile acquisire un massimo di 8 ore di azioni utente in una singola registrazione.
    6. Immetti un nome per la registrazione nel campo fornito.
      Il limite massimo di caratteri è 50. I caratteri speciali sono supportati.
    7. Fai clic su Salva per salvare le modifiche.
    8. Fai clic su Annulla per scartare la registrazione.
      Nota: Se scarti la registrazione, non puoi recuperarla.
  2. Esamina i passaggi acquisiti, annotali e invia una registrazione del processo per la revisione all'analista Discovery Bot:
    1. Da Processi, seleziona un processo facendo clic sul nome del processo o in un punto qualsiasi del corpo del riquadro del processo. Da Processi, fai clic sull'icona dei puntini di sospensione verticali e seleziona Modifica le mie registrazioni per modificare e rivedere le registrazioni.
      Se fai clic sul corpo del riquadro del processo o sul nome del processo, compare la pagina Opportunità. Solo le registrazioni approvate dalla scheda Opportunità vengono mostrate all'analista.
      Per gli utenti con più ruoli e ruoli personalizzati Discovery Bot, fai clic sull'icona dei puntini di sospensione verticali e seleziona Modifica le mie registrazioni per modificare ed esaminare le registrazioni. Se fai clic sul corpo del riquadro del processo o sul nome del processo, compare la pagina Visualizza processo. Nella pagina Visualizza processo vengono mostrate solo le registrazioni approvate per l'analista.
      Compare la pagina Registrazioni con la tabella Registrazioni a sinistra e i dettagli della singola registrazione a destra. La tabella mostra le seguenti informazioni:
      Registrazioni Descrizione
      Registrazioni (#) (# selezionate) Il numero di registrazioni collegate dagli utenti.
      Personalizza colonne Fai clic sull'icona della tabella per visualizzare o nascondere le colonne (ID, Stato, Ciclo di processo e Registratore) o modificare il layout delle righe di intestazione per visualizzarle a destra o a sinistra come richiesto.
      ID Il numero ID della registrazione nel database. Il sistema raccoglie e incrementa in sequenza l'indice per ogni registrazione acquisita dagli utenti.
      Nota: Per cercare una registrazione specifica, seleziona ID e immetti il numero ID nella barra di ricerca.
      Nome Il nome della registrazione.
      Stato Lo stato della registrazione:
      • In sospeso: stato iniziale.
      • Approvato: tutte le modifiche richieste dall'utente sono state completate e la registrazione è pronta per la revisione da parte di un analista.
      • Errore: si è verificato un errore durante la memorizzazione della registrazione nel sistema.
      • Rifiutato: attualmente non è in uso.
      Nota: Per cercare lo stato di un processo, seleziona Stato e scegli uno stato dall'elenco a discesa.
      Ciclo processo La durata della registrazione, in minuti e secondi, escluso il tempo di pausa del registratore.
      Registratore Il nome dell'utente che ha creato la registrazione.
      Nota: Per cercare gli utenti assegnati a una registrazione, seleziona Registratore dall'elenco a discesa e inserisci il nome utente nella barra di ricerca. La ricerca fa distinzione tra maiuscole e minuscole.
  3. Nella tabella Registrazioni, seleziona l'ID per visualizzare tutti i passaggi acquisiti. Nel riquadro a destra, l'intestazione mostra i dettagli dell'ID della registrazione, compresi i passaggi totali acquisiti durante la sessione di registrazione, il nome della registrazione, il tempo del processo e lo stato attuale della registrazione.
    Ogni passaggio registrato include: immagine dello screenshot con l'opzione Schermo (icona), tipo di applicazione, dati (testo inserito dalla tastiera) e campi di descrizione della fase (testo annotato dall'utente).
  4. Facoltativo: per fornire una descrizione della registrazione, fai clic nell'area Descrizione. Usando il campo Descrizione che appare, condividi il contesto e lo scopo della registrazione con l'analista.
    Il limite di caratteri è 255. La descrizione inserita viene visualizzata anche nel PDD.
  5. Fai clic su Salva per salvare la descrizione inserita nel campo Descrizione.
  6. Facoltativo: fai clic sull'icona Schermo per visualizzare o nascondere l'immagine dello screenshot.
    Utilizza l'icona dell'opzione Schermo quando non desideri condividere i dettagli dell'immagine personale con l'analista Discovery Bot, gli utenti con più ruoli o ruoli personalizzati. Per rimuovere le informazioni personali, ad esempio le credenziali di nome utente e password dall'immagine, modifica il campo Dati prima dell'invio per la revisione da parte dell'analista.
    Nota: Se nascondi un'immagine e fai clic su Invia, non puoi visualizzare nuovamente l'immagine.
  7. Fai clic sullo screenshot per visualizzare l'immagine in formato intero.
    Screenshot mostra lo stato dell'applicazione al momento dell'esecuzione dell'azione associata. Il contorno rosso evidenzia il punto in cui hai eseguito azioni come mantenimento del clic e selezione del testo.Non puoi modificare lo screenshot. Fai clic sull'immagine quando vuoi visualizzare una vista più grande dello screenshot. Esamina l'azione del passaggio in modo più dettagliato dalla finestra modale. Fai clic sull'impaginazione situata sotto l'immagine per selezionare un numero di fase o utilizza le frecce destra o sinistra per visualizzare rapidamente tutte le immagini acquisite. Per le azioni non acquisite dal registratore, come il doppio clic, il trascinamento e il mantenimento del clic, puoi documentare i singoli passaggi nel campo Descrizione passaggio per l'analista.
    La durata del passaggio registrato viene visualizzata in minuti e secondi sotto la schermata. Utilizza queste informazioni per stabilire con maggiore facilità la priorità di quale passaggio o sequenza di passaggi sia un candidato migliore per l'automazione. Ad esempio, se una sequenza di passaggi richiede più tempo per l'esecuzione, puoi automatizzare prima questo processo per risparmiare sforzi manuali.
    • Fai clic sull'icona Nascondi immagine per nascondere l'immagine.

      L'immagine non verrà inviata all'analista per la revisione. Fai clic sulla X per chiudere il frame. Fai clic su Salva per salvare la selezione.

    • Fai clic su Mostra immagine per visualizzare l'immagine.

      L'immagine verrà inviata all'analista per la revisione. Fai clic sulla X per chiudere il frame. Fai clic su Salva per salvare la selezione.

  8. Opzionale: Aggiorna il nome dell'applicazione utilizzato nella registrazione del processo nel campo di testo Applicazione.
    Il campo Applicazione rappresenta il nome dell'applicazione su cui è stata eseguita l'azione. Se necessario, l'utente che ha effettuato la registrazione può modificarla.
  9. Opzionale: Nel campo di testo Dati, aggiorna il testo inserito dalla tastiera utilizzato nella registrazione del processo.
    Il campo Dati rappresenta tutti i dati inseriti dall'utente in quel passaggio durante la registrazione.
    Nota: È necessario seguire l'inserimento dei dati della tastiera facendo clic con il pulsante sinistro o destro del mouse. Per qualsiasi passaggio in cui i dati sono stati inseriti, puoi apportare modifiche ai dati nel campo Dati. Non puoi inserire i dati per i passaggi che non hanno dati immessi durante la registrazione effettiva del processo.
  10. Opzionale: Aggiorna il contesto associato al passaggio nel campo di testo Descrizione passaggio.
    Il campo di testo Descrizione passaggio rappresenta qualsiasi descrizione aggiuntiva desideri fornire in merito all'operazione in corso. Il limite massimo di caratteri è 2000.
  11. Facoltativo: elimina qualsiasi passaggio che non è necessario includere nella registrazione del processo.
  12. Ripeti i passaggi precedenti per ciascun passaggio, come richiesto.
  13. Opzionale: Fai clic su Salva per salvare le modifiche.
    Utilizza l'opzione Salva quando desideri modificare e confrontare i dati di registrazione (inclusi applicazione, testo immesso dalla tastiera e campi di testo per le annotazioni) in più registrazioni acquisite nella tabella Registrazioni.
  14. Facoltativo: fai clic su Elimina per eliminare la registrazione di quel processo.
    Usa il tasto Elimina quando non vuoi sottoporre i dati di registrazione all'analista per la revisione.
    La registrazione e i dati associati vengono eliminati dalla cartella Registrazioni di quel processo.
  15. Fai clic su Invia.
    La registrazione viene inviata all'analista per la revisione e l'approvazione.
    Nota: Dopo che una registrazione è stata inviata, non può essere modificata ulteriormente.
  16. Fai clic sull'opzione Scarica per esportare i dati dell'opportunità in un Process Definition Document (PDD) con lo stesso nome dell'opportunità. Seleziona il tipo di PDD (Word o PDF) che vuoi esportare. Il PDD include un diagramma di flusso della registrazione dei processi e la durata di ogni singolo passaggio in ore, minuti e secondi.
    Quando viene creata un'opportunità, il PDD inizia automaticamente l'elaborazione in background. Quando il PDD viene generato, il campo cambia da Elaborazione PDD in corso a Scarica. Ora è possibile scaricare il documento. Viene anche inviata una notifica via e-mail all'utente aziendale all'indirizzo e-mail in archivio. Se si verifica un errore quando si scarica il PDD, fai nuovamente clic su Scarica per generare di nuovo il PDD.
    Nota: Se sei un utente multiruolo, riceverai due notifiche e-mail per i dati esportati, una per i dati di registrazione e una per i dati di opportunità.
    Nota: Devi essere il proprietario dell'opportunità per poterla scaricare, altrimenti l'opzione di download non è disponibile.
    Sul tuo computer, il documento viene salvato nella cartella configurata per il download nel tuo browser.

Fasi successive

Analisi delle opportunità di automazione

Accedi alla Control Room come analista Discovery Bot per esaminare e analizzare le registrazioni e creare opportunità o bots, come richiesto.

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