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Creare una vista del processo con filiali e opportunità

  • Aggiornato: 1/27/2021
    • Automation 360 v.x
    • Crea
    • Discovery Bot

Creare una vista del processo con filiali e opportunità

Crea una vista consolidata del tuo processo aziendale e seleziona le fasi per creare potenziali opportunità di automazione. Scopri come creare un ramo, unire fasi nel ramo e creare opportunità.

Prerequisiti

  • Questa attività viene eseguita Discovery Bot dall'analista responsabile della revisione e dell'analisi delle registrazioni associate per i processi aziendali.
    Nota: L'utente con ruoli multipli e personalizzati può eseguire questa attività anche a seconda delle autorizzazioni assegnate. Vedrai una serie diversa di azioni di menu (icona con i puntini di sospensione verticali) disponibili su un riquadro per un processo.
  • Assicurarsi che all'utente sia assegnato il ruolo AAE_Discovery Bot Analyst e la licenza dell'analizzatore di processo.

    Licenze supportate per Discovery Bot

Procedura

  1. Visualizzare una vista o una registrazione, selezionare i passaggi e creare un'opportunità in un flusso di lavoro lineare nella scheda Aggregato:
    1. Selezionare un processo dalla pagina Processi.
      L'ultima scheda attiva si apre automaticamente.
    2. Fare clic sulla scheda Aggregato.
      Per impostazione predefinita, la vista selezionata viene visualizzata nella schermata principale della scheda Aggregato. Nella tabella Registrazioni, le caselle di controllo selezionate indicano le registrazioni incluse nella vista. Per selezionare una singola registrazione quando viene visualizzata una vista, disattivare la vista selezionata dalla tabella Viste. Nella tabella Registrazioni, deselezionare la casella di controllo per la registrazione selezionata attivata.

      Per impostazione predefinita, se una vista non è selezionata, tutte le registrazioni vengono selezionate nella tabella Registrazioni. Per selezionare una singola registrazione, fare clic sulla casella di controllo Seleziona tutto per deselezionare tutte le registrazioni. Selezionare una registrazione da visualizzare nella schermata principale della scheda Aggregato.

    3. Selezionare l'icona dello screenshot o l'icona dell'applicazione nella vista alternata (angolo in alto a destra della vista della scheda Aggregato) per decidere come visualizzare i passaggi.
      Le fasi contigue eseguite nella stessa applicazione vengono combinate insieme. Questo viene visualizzato come un singolo gruppo per consentire una migliore leggibilità del processo. Il numero di fasi raccolte insieme è indicato nell'angolo in basso a destra del gruppo.
      Nota: Se la vista screenshot è l'ultima vista attiva, l'immagine dell'ultima fase nel gruppo è quella visualizzata per il gruppo compresso. È possibile trascinare il processo all'interno dell'area di disegno tenendo premuto il pulsante sinistro del mouse e spostando il processo nella posizione desiderata.
      Utilizzare le opzioni Zoom avanti o Zoom indietro in base alle esigenze. Utilizzare l'opzione Reimposta zoom per riportare la vista al livello predefinito e ricentrare il processo nell'area di disegno.
    4. Fare clic su un singolo passaggio aggregato o fare clic sul segno + (più) per espandere un gruppo di passaggi per visualizzare l'anteprima del passaggio in modo più dettagliato.
      Fare clic sul segno - (meno) per comprimere i passaggi. Queste informazioni sono utili per decidere quali fasi utilizzare per creare una potenziale opportunità.

      Fare clic sul singolo passaggio per visualizzarne i dettagli nella finestra Anteprima a destra della visualizzazione Aggregata. Le informazioni vengono visualizzate nell'ordine seguente:

      Campo Descrizione
      Nome applicazione Il tipo di applicazione utilizzato durante la registrazione.

      Viene visualizzata una schermata.

      Il campo Applicazione viene visualizzato dopo il campo ID passo.

      Titolo della fase Il titolo del passaggio può essere il nome PNG o il nome della scheda determinato dal sistema.
      Elenco delle registrazioni in questo flusso di lavoro L'ID di registrazione associato alla fase.
      ID passaggio L'ID interno associato alla registrazione per l'elaborazione back-end.
      Dati I dati immessi da un utente tramite la tastiera.
      Tipo di azione Il tipo di azione può essere fatto clic con il pulsante destro del mouse o con il pulsante sinistro del mouse.
      Tempo su fase La durata della fase registrata in minuti e secondi.
    5. Selezionare la casella di controllo a sinistra del passaggio per creare una potenziale opportunità.
      La finestra Dettagli opportunità visualizza le seguenti informazioni:
      Campo Descrizione
      Fasi Il numero di passaggi selezionati dall'utente. Questo campo incrementa ogni volta che un utente seleziona la casella per selezionare una fase e creare una potenziale opportunità.
      Seleziona tutti i passaggi Consente di selezionare tutti i passaggi, compresi i rami, visualizzati nella vista per creare un'opportunità.

      Seleziona un gruppo di fasi/ramificazioni/loop

      Nella vista canvas, selezionare la casella di controllo accanto a un ramo, un ciclo o un gruppo per selezionare tutti i passaggi all'interno di quel gruppo, ramo o ciclo. Se si seleziona un ramo o un loop nidificato, il ramo o il loop padre visualizza una selezione parziale.

      Selezione personalizzata dei passaggi

      Utilizzare il tasto Maiusc per selezionare un determinato numero di fasi all'interno di un percorso dal canvas principale. La selezione del percorso incrociato non è disponibile

      Tempo medio La durata, in formato minuti e secondi, delle fasi selezionate nell'opportunità.
      Variante Il numero di filiali incluse nell'opportunità.
    6. Inserire un nome per l'opportunità.
    7. Inserire il costo medio associato all'opportunità.
      Questa è la valutazione migliore dei costi di esecuzione delle fasi incluse nell'opportunità.
    8. Inserire il risparmio potenziale associato all'opportunità.
      Questa è la tua migliore valutazione dei risparmi previsti su base annuale, se un bot viene utilizzato per eseguire tutti i passaggi dell'opportunità.
      Nota: I potenziali risparmi devono essere superiori alla stima media dei costi.
    9. Selezionare da Alto, Medio o Basso come priorità associata all'opportunità.
    10. Fare clic su Crea opportunità.
      Viene visualizzata una finestra di messaggio che notifica che l'opportunità è stata creata. Fare clic sul collegamento ipertestuale per visualizzare l'opportunità appena creata dalla scheda Opportunità in Sala di controllo.
    11. Per creare un'altra opportunità dalla stessa registrazione, fare clic su Deseleziona tutto per cancellare tutti i passaggi selezionati in precedenza o modificare la selezione secondo necessità, fornire i dettagli (nome, costo, risparmio e priorità).
    12. Fare clic su Crea opportunità.
      È possibile creare più opportunità con lo stesso nome, ognuna delle quali ha un nuovo ID.
  2. Creare una vista per il processo di flusso di lavoro dalla vista Aggregato:
    1. Con una o più registrazioni preselezionate nella vista Aggregata, fare clic su Crea vista per creare una vista dalla registrazione aperta.
      La creazione di una vista consente di combinare fasi di più registrazioni per ottenere una vista più completa dell'intero processo rappresentato dalle registrazioni.
    2. Inserire un nome per la vista nel campo Titolo.
    3. Opzionale: Inserire una descrizione.
    4. Fare clic su Crea.
      L'opzione Crea viene ora aggiornata per visualizzare le opzioni di visualizzazione Salva dal menu a discesa. Utilizzare Salva con nome per creare una copia della vista appena creata. Utilizzare Salva come [manuale] per convertire la vista generata dal sistema in una vista manuale.
      Creare un numero qualsiasi di viste secondo necessità. Per creare una nuova vista, disattivare la vista selezionata dalla tabella Viste. Utilizzare le frecce per aprire e comprimere la tabella Viste e registrazioni. Utilizzare l'impaginazione per scorrere le viste salvate.
      La vista generata dal sistema ora visualizza un loop o una sequenza di passaggi che si verificano per un numero specifico di volte per una singola registrazione. L'icona del loop viene visualizzata come un cerchio arancione con una freccia. L'icona del loop ha una condizione per visualizzata sotto questo insieme a un Count (Conteggio), che descrive il numero di volte in cui la sequenza di passaggi in questo loop viene ripetuta nel processo. È possibile modificare la condizione del ciclo (per e durante) salvando la vista come vista manuale.
      La vista generata dal sistema viene visualizzata nella schermata principale della vista aggregata. Nella tabella Viste, la vista generata dal sistema è indicata dall'icona aggregata nella colonna Tipo. Nella tabella Registrazioni, la casella di controllo è selezionata per indicare le registrazioni già incluse nella vista. Per impostazione predefinita, la tabella viene compressa e la tabella Registrazioni viene espansa quando viene creata una vista per la prima volta. La tabella Recordings (Registrazioni) torna alla prima paginazione. Ora si è pronti ad aggiungere le registrazioni e il ramo, se necessario.
    5. Selezionare l'opzione Modello quando si desidera confrontare e trovare la migliore visualizzazione aggregata per le registrazioni. Utilizzare questa opzione per salvare tutte le viste con combinazioni diverse necessarie. È inoltre possibile salvare la vista come vista manuale per personalizzare ulteriormente la vista e confrontarla fianco a fianco. È possibile scegliere tra un modello semplice o rigoroso che consente di visualizzare le registrazioni in cui i passaggi sono gli stessi rispetto alle registrazioni con risultati diversi con più rami nel percorso del processo. Per impostazione predefinita, è selezionata l'opzione Facile. Per salvare le selezioni prima di passare da una vista a un'altra, fare clic su Salva vista. Le modifiche vengono salvate nelle schede Dashboard (Pannello di controllo), Aggregated (Aggregato) e Comparison (Confronto). Se non si salvano le modifiche, il filtro viene ripristinato. È necessario riselezionare e applicare nuovamente le opzioni. Fare clic su Modello per selezionare una delle seguenti opzioni di visualizzazione dalla scheda Aggregato:
      La finestra Modello visualizza quanto segue:
      Opzione Azione
      Facile Selezionare Facile quando si prevede che la maggior parte delle registrazioni di un determinato processo siano uguali. Ciò si traduce in una minore ramificazione tra viste e registrazioni selezionate. Si prevede di vedere due passaggi uniti perché vi è meno varianza tra le registrazioni.
      Suggerimento: Fare clic su Seleziona tutti i passaggi. Il numero totale di passaggi visualizzati è inferiore al numero di passaggi visualizzati quando si utilizza l'opzione Rigido. L'opzione Facile consente di eseguire meno passaggi perché la maggior parte dei passaggi nelle registrazioni selezionate è la stessa.
      Rigoroso Selezionare Rigoroso quando si prevede di visualizzare risultati diversi per un determinato processo. Ciò si traduce in una maggiore ramificazione tra viste e registrazioni selezionate.
      Includi dati Selezionare Includi dati per includere i dati immessi dalla tastiera utilizzati durante la sessione di registrazione. Queste informazioni vengono visualizzate dalla finestra Anteprima.
      Includi descrizione Selezionare Includi descrizione per includere eventuali annotazioni fornite Discovery Bot dall'utente. Queste informazioni vengono visualizzate dalla finestra Anteprima.
      Reimposta Fare clic su Reimposta per reimpostare le opzioni selezionate e riapplicare. Per impostazione predefinita, questo viene ripristinato all'opzione Facile.
      Applica Fare clic su Applica per applicare le opzioni selezionate per la visualizzazione dalla scheda Aggregato per la visualizzazione generata dal sistema o manuale.
    6. Selezionare l'opzione Filtro quando si desidera utilizzare un set di valori per confrontare le diverse sezioni di un processo in varie registrazioni selezionando un percorso specifico e un filtro passo. Utilizzata insieme all'opzione Modello, le opzioni di percorso e filtro passo per una visualizzazione generata dal sistema o manuale possono aiutare a determinare e decidere un buon candidato per l'automazione. Per salvare le selezioni prima di passare da una vista a un'altra, fare clic su Salva vista. Le modifiche vengono salvate nelle schede Dashboard (Pannello di controllo), Aggregated (Aggregato) e Comparison (Confronto). Se non si salvano le modifiche, il filtro viene ripristinato. È necessario riselezionare e applicare nuovamente le opzioni. Per una visualizzazione manuale, è necessario riselezionare le opzioni di filtro per creare un'opportunità. Fare clic su Filtro e selezionare una delle seguenti opzioni:
      La finestra Filtro visualizza quanto segue:
      Opzione Azione
      Percorso: Con il flusso più comune

      Selezionare questa opzione quando si desidera vedere quali percorsi hanno la varianza più comune di un processo utilizzato. Se scegli di automatizzare questo tipo di percorso, avrai un maggiore ritorno sull'investimento.

      Percorso: Con il maggior numero di deviazioni Selezionare questa opzione quando si desidera visualizzare alcune sezioni del processo che hanno una deviazione diversa nel percorso. La priorità di automazione per tali percorsi è generalmente bassa.
      Percorso: Con il flusso più ripetitivo selezionare questa opzione quando si desidera visualizzare sezioni del processo più ripetitive e più costose. La priorità di automazione per tali percorsi è solitamente elevata.
      Passaggio: Applicazione Selezionare l'opzione Applicazione quando si desidera visualizzare il tipo di applicazione utilizzato durante la registrazione. Utilizzare questa opzione per vedere quali applicazioni vengono utilizzate più frequentemente e per decidere quali applicazioni devono essere prioritarie.
      Passaggio: Tipo di azione Selezionare l'opzione Action type (Tipo di azione) per filtrare le fasi del processo per visualizzare solo le azioni particolari che aiuteranno a ottenere un'idea su come vengono utilizzate le fasi.
      Cancella Selezionare Cancella per cancellare tutte le opzioni selezionate.
      Reimposta Selezionare Reimposta per ripristinare lo stato precedentemente salvato dei filtri in una vista.
      Applica Selezionare Applica per applicare le opzioni selezionate per la visualizzazione dalla scheda Aggregato per la visualizzazione generata dal sistema o la visualizzazione manuale.
    7. Selezionare l'opzione Attiva/disattiva contatore frequenza per visualizzare il numero di registrazioni che un determinato percorso acquisisce nel flusso in una vista generata dal sistema. Utilizzare questa opzione per comprendere la frequenza del percorso rispetto ad altre registrazioni o viste. Questa opzione può essere utilizzata solo per le viste generate dal sistema. Nella tabella Registrazioni, selezionare due o più registrazioni e il contatore di frequenza Attiva/disattivazione ne visualizza due all'inizio del flusso di processo per indicare il numero di registrazioni selezionate. Se ogni registrazione ha un percorso diverso, il flusso di processo viene diviso tra il numero totale di registrazioni selezionate e visualizzato di conseguenza. Ad esempio, se in una vista sono presenti dieci registrazioni e sono visualizzati tre percorsi. Due registrazioni seguono un percorso, due registrazioni seguono il secondo percorso e sei registrazioni seguono il terzo percorso. Lungo il percorso vedrai due, due e sei. Se una fase viene unita, il numero viene aggiunto tra i due percorsi. Utilizza lo spessore o la magrezza del percorso per aiutarti a definire le priorità dei processi per l'automazione. Il percorso più comunemente utilizzato è il percorso più spesso e può essere utile per dare priorità a un processo quando si esaminano molte registrazioni. Ad esempio, se ci sono 5 percorsi per 20 registrazioni, vedrai rapidamente quale è il più spesso e prenderai in considerazione di automatizzare questo percorso. Se si dispone di ulteriore larghezza di banda per automatizzare un altro percorso, è possibile eseguire il drill-down nel flusso e osservare i numeri per vedere quale percorso è il successivo come possibile candidato per l'automazione.
    8. Spostare il mouse sull'opzione del menu Azioni nella tabella Viste per copiare, convertire in manuale o eliminare una vista.
      L'opzione di menu è costituita dai puntini di sospensione verticali (tre puntini). I puntini di sospensione verticali mostrano solo se il menu a livello di riga è nascosto. È possibile configurare l'opzione di menu da visualizzare come desiderato utilizzando l'icona Personalizza colonne. L'opzione di menu consente di selezionare una delle opzioni seguenti:
    Azione opzione
    Copia Selezionare Copia per creare una copia della vista. La vista appena creata copiata viene visualizzata nella vista aggregata e salvata nella tabella Viste con un nuovo ID.
    Converti in manuale Selezionare Converti in manuale per convertire la vista generata dal sistema in una vista manuale. Questa opzione consente di aggiungere più registrazioni o passaggi da altre registrazioni utilizzando l'opzione Modifica. Ripetere i passaggi 2a e 2b. Fare clic su Salva. Nella tabella Viste, la vista manuale è indicata dall'icona di definizione nella colonna Tipo. La vista manuale appena creata viene visualizzata nella schermata principale della vista aggregata. Nella tabella Registrazioni, la casella di controllo è selezionata per indicare le registrazioni già incluse nella vista.
    Modifica Selezionare Modifica per aggiungere registrazioni o passaggi da altre registrazioni dalla tabella Registrazioni.
    Elimina Selezionare Elimina per eliminare la vista. Le registrazioni sottostanti utilizzate nella vista non sono influenzate dall'eliminazione della vista.
  3. Creare una nuova vista da registrazioni selezionate o selezionare una vista manuale per aggiungere altri passaggi da un'altra registrazione alla vista del processo. Creare un ramo e unire fasi da una o più registrazioni nel ramo. Creare opportunità.
    In questo esempio, viene creata una filiale per rivedere il punteggio di credito per un prestito bancario.
    1. Fare clic su Crea vista o selezionare una vista manuale dalla tabella Viste.
    2. Passare il mouse sul menu a livello di riga nella tabella Visualizzazioni e fare clic su Modifica.
    3. Passare il mouse sul menu a livello di riga nella tabella Registrazioni e fare clic sul segno + per selezionare una registrazione da visualizzare nella vista manuale.
      La registrazione selezionata viene visualizzata in un nuovo canvas dell'alimentatore a destra del canvas principale nella vista Aggregata.

      Fare clic sul singolo passaggio per visualizzare i dettagli del passaggio nella finestra Visualizza dettagli a destra della visualizzazione aggregata. Le informazioni vengono visualizzate nell'ordine seguente:

      Campo Descrizione
      Copia di La copia della vista (ID vista) da cui viene copiata la vista. L'ID della vista è mostrato nella tabella Viste.
      Elenco delle registrazioni L'elenco delle registrazioni utilizzate in questa vista.
      Visualizza nome Il nome della vista creata.
      Descrizione La descrizione immessa quando si crea una vista.
    4. Fare clic sull'icona del ramo nel flusso di lavoro aggregato.
      Fare clic sull'icona del ramo per aggiungere un passaggio di condizione alla vista. Spostare il passaggio successivo in un ramo a sinistra e aggiungere un nuovo ramo a destra nel ramo vuoto per ricevere i passaggi da un'altra registrazione. Nell'angolo in alto a destra della casella gialla, fare clic sui tre puntini per creare un nuovo ramo o eliminare un ramo. L'endpoint del ramo viene visualizzato con un piccolo cerchio.
      Per impostazione predefinita, puoi spostare l'endpoint del ramo più in basso nel flusso del percorso per includere più di una fase. Per spostare l'endpoint del ramo, premere con il cursore sull'endpoint fino a visualizzare le linee tratteggiate intorno ai rami. Trascinare l'endpoint verso il basso nel flusso del percorso. Posizionare il punto finale quando vengono visualizzate le linee tratteggiate tra la freccia. L'endpoint viene spostato verso il basso nel flusso del percorso e include più fasi.
      Nota: È ora supportato lo spostamento dell'endpoint del ramo verso l'alto nel ramo.
    5. Fare clic sul campo Condizione a livello di nodo.
    6. Nel campo Condizione, immettere un nome per la condizione. Esempio: punteggio di affidabilità creditizia.
    7. Fare clic sul segno di spunta per salvare il nome della condizione.
    8. Aprire i rispettivi rami a destra e a sinistra e impostare un valore per la condizione.
      Ad esempio, immettere meno di 200 a destra e più di 700 a sinistra.
    9. Trascina e rilascia i passaggi dalla registrazione nell'area di disegno dell'alimentatore nel passaggio del ricevitore che legge Trascinare gli elementi qui del ramo nell'area di disegno principale.
      Utilizzare il tasto Maiusc per selezionare uno o più passaggi da trascinare nel passaggio ricevitore. Per cancellare una condizione nel ramo, fare clic sui tre puntini. Selezionare Cancella ramo.
    10. Ripetere i passaggi da c a h per creare ulteriori rami e unire i passaggi nel ramo.
    11. Fare clic su Salva per salvare la vista e uscire dalla modalità Modifica.
    12. Se necessario, ripetere i passaggi da a a j per creare ulteriori viste e rami.

      La vista o la registrazione visibile nell'area di disegno principale viene visualizzata in grassetto nella rispettiva tabella Viste o Registrazioni.

      È possibile fare clic sul segno X (chiudi) per uscire dalla modalità. Fare clic su Ignora modifiche per non salvare la visualizzazione. Verranno eliminati tutti i passaggi selezionati. Questo messaggio viene visualizzato solo quando sono presenti modifiche non salvate.
    13. Selezionare la casella di controllo accanto ai passaggi nella visualizzazione e creare opportunità.
      Selezionando la casella di controllo accanto alla casella di condizione si selezionano tutti i rami e il passaggio associato all'opportunità.
      Viene visualizzata la scheda Dettagli opportunità.
    14. Compilare i dettagli dell'opportunità necessari e fare clic su Create Opportunity (Crea opportunità).

Fasi successive

Rivedi le opportunità e convertile in bot

Ora sei pronto per esaminare e finalizzare le tue potenziali opportunità. Convertire un'opportunità in un bot. È possibile esportare i dati in un documento Word come riferimento.

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