Revise las oportunidades y convierta a bot

Revise las oportunidades potenciales generadas por el sistema, cree una oportunidad manual a partir de una oportunidad generada por el sistema y convertirlas en bots. También puede exportar los datos de oportunidad a un documento de Word.

Antes de empezar

Las oportunidades de automatización se dividen en dos tipos de oportunidades: las generadas por el sistema y las manuales. Las oportunidades generadas por el sistema, también conocidas como oportunidades autogeneradas, se crean cuando el usuario aprueba, al menos, dos grabaciones. Las oportunidades autogeneradas están disponibles inmediatamente para que usted comience a analizarlas desde la página Oportunidades. La opción Descargar PDD no está disponible para las oportunidades autogeneradas.

Las oportunidades manuales, también conocidas como oportunidades personalizadas, se crean cuando se selecciona una vista o una grabación y los pasos asociados para crear una oportunidad desde la vista Agregado de la pestaña Procesos. También puede crear una oportunidad personalizada a partir de una oportunidad autogenerada desde la página Ver oportunidades para analizar y revisar los beneficios y ahorros de la oportunidad con o sin automatización mientras busca crear su inversión en automatización.

  • Esta tarea es realizada por el analista de Discovery Bot que está a cargo de revisar y analizar los registros asociados de los procesos comerciales.
  • Asegurarse de que al analista se le asigne una licencia de Analizador de procesos y el rol AAE_Discovery Bot Analyst antes de que se analicen los procesos.

    Licencias admitidas para Discovery Bot

  • Asegurarse de que al analista se le asigne una licencia Bot Creator para convertir oportunidades a bots.

    Licencias admitidas para Discovery Bot

Procedimiento

  1. Revise los datos en la pestaña Opportunities (Oportunidades):
    1. Desde su máquina local, inicie sesión en su Control Room como analista Discovery Bot.
    2. Vaya a Discovery Bot > Opportunities (Oportunidades).
      La página Opportunities (Oportunidades) muestra todas las oportunidades que ha creado. Puede configurar la opción de menú para que se muestre como desee usando el ícono Customize columns (Personalizar columnas). La tabla enumera la siguiente información:
      Campo Descripción
      Nombre de la oportunidad El nombre creado para la oportunidad. Para identificar una oportunidad autogenerada a partir de una oportunidad personalizada, la oportunidad autogenerada comienza con el nombre del proceso guion OPPORTUNITY (OPORTUNIDAD).
      Nombre del proceso El nombre creado para el proceso.
      Tipo El tipo de oportunidad creada para un proceso. El tipo puede ser Automático o Personalizado.
      Ruta El tipo de ruta especificado según las opciones Modelo y Filtro aplicadas a la oportunidad. Las oportunidades autogeneradas utilizan los valores predeterminados de Modelo - Sencillo y Filtro - Ruta más frecuente.
      Fecha de creación Cuando se creó la oportunidad.
      Fecha de modificación La fecha en que el analista modifica la oportunidad. La fecha de modificación puede producirse cuando se actualiza una oportunidad o cuando se crea una oportunidad personalizada.
      Dueño El nombre del propietario del proceso. El propietario del proceso puede ser el sistema o el analista.
      N.° de grabaciones El número de grabaciones de un proceso asociado a la oportunidad.
      N.º de aplicaciones El número de aplicaciones utilizadas en una sesión de grabación asociada a la oportunidad.
      Ciclo del proceso La duración de la sesión de grabación asociada a la oportunidad.
      N.° de usuarios El número de usuarios que participaron en la sesión de grabación de ese proceso.
      Costo sin automatización La fórmula utilizada para calcular el costo de la oportunidad sin automatización. Utilice la fórmula para ayudarse a decidir qué oportunidades priorizar para promover el desarrollo empresarial en función del retorno de inversión (ROI, por sus siglas en inglés), las aplicaciones utilizadas, el número de usuarios, etc. La fórmula se calcula con el número de usuarios multiplicado por el salario total por hora del número de usuarios multiplicado por el ciclo del proceso promedio.
      Ahorros Ingrese los posibles ahorros asociados a esta oportunidad cuando se utiliza la automatización. La fórmula se calcula con el número de usuarios multiplicado por el salario total por hora del número de usuarios multiplicado por el ciclo del proceso promedio.
      Prioridad El nivel de prioridad asignado a la oportunidad. La prioridad puede ser una de las siguientes:
      • Baja
      • Media
      • Alto
      Bot creado El bot creado para una oportunidad. Puede ser Yes (Sí) o No. La opción Convert to bot (Convertir en bot) no está disponible para las oportunidades autogeneradas. La opción Convertir en bot está disponible solo para las oportunidades personalizadas.
      Ahorros Los ahorros potenciales asociados con la oportunidad (esto podría haberse especificado como ahorros anuales o ahorros por ejecución).
      PDD Haga clic en Descargar PDD para exportar y descargar los datos de la oportunidad en un documento de Word de definición de procesos (PDD, del inglés Process Definition Document) para las oportunidades personalizadas. La opción Descargar PDD no está disponible para las oportunidades autogeneradas. La columna PDD muestra N/A para las oportunidades autogeneradas. La opción Descargar PDD también está disponible desde la página Ver oportunidad.
    3. Seleccione la oportunidad requerida mediante la organización, búsqueda, o ambas acciones en la tabla utilizando el campo Search (Buscar).
    4. Seleccione una oportunidad de la tabla.
      Se muestra la página Ver oportunidad. Las vistas Panel y Agregado están disponibles para revisar los detalles de la oportunidad.
      Nota: Según el tipo de oportunidad que haya seleccionado (autogenerada o personalizada) en la tabla, la ventana Detalles mostrará un conjunto diferente de campos para que los llene si es necesario.
  2. Opcional: Cree otra oportunidad a partir de esta oportunidad personalizada:
    1. Haga clic en la pestaña Agregado.
    2. Seleccione la casilla de verificación Select all steps (Seleccionar todos los pasos) ubicada a la izquierda del paso para crear una nueva oportunidad.
      En función de sus necesidades, utilice la tecla Shift para personalizar el número de pasos dentro de una ruta desde el lienzo principal.
    3. Opcional. Utilice la opción Filter (Filtrar) para personalizar una oportunidad específica.
    4. Ingrese los campos en la pestaña Detalles de la oportunidad.
    5. Haga clic en Create opportunity (Crear oportunidad) para guardar la nueva oportunidad.
      La oportunidad se guarda en la tabla Opportunities (Oportunidades).
  3. Opcional: Cree una oportunidad personalizada a partir de la oportunidad autogenerada.
    1. Haga clic en la pestaña Agregado.
    2. Seleccione la casilla de verificación Deseleccionar todos los pasos en la ventana Detalles para crear una nueva oportunidad personalizada.
      En función de sus necesidades, utilice la tecla Shift para personalizar el número de pasos dentro de una ruta desde el lienzo principal.
    3. Opcional: Utilice las opciones Modelo y Filtro para personalizar una oportunidad específica.
    4. Ingrese un nombre para la oportunidad.
    5. Ingrese el número de usuarios empresariales que participan en la sesión de grabación de un proceso asignado.
    6. Ingrese el costo estimado del proceso sin automatización.
    7. Ingrese el ahorro potencial asociado al proceso cuando se utiliza la automatización.
    8. Seleccione la prioridad de la lista desplegable.
    9. Haga clic en Save as custom (Guardar como personalizada) para guardar la oportunidad como una oportunidad personalizada.
      La oportunidad se guarda en la tabla Opportunities (Oportunidades).
    10. Haga clic en Revert (Revertir) para deshacer los cambios ingresados en los campos.
    11. Opcional: Repita los pasos del 2b al d para crear otra oportunidad, si es necesario.
    12. Opcional: Haga clic en un paso individual en el lienzo para mostrar detalles sobre el paso en la ventana Vista previa.
  4. Convertir en bot:
    1. Haga clic en la opción Convert to bot (Convertir en bot).
    2. Ingrese un nombre de bot.
    3. Opcional: Ingrese una descripción.
    4. Haga clic en Browse (Buscar) y acepte la ubicación predeterminada de la carpeta \Bots\.
      Para cambiar la ubicación donde se almacena su bot, explore en profundidad la carpeta en la que desea guardar el bot.
    5. Haga clic en Confirm (Confirmar).
    6. Haga clic en Convert (Convertir).
      Aparece una ventana de mensaje que le notifica que el bot ha comenzado a convertirse. Recibirá un correo electrónico cuando el bot se convierta correctamente. Haga clic en el hipervínculo del correo electrónico para ir a la carpeta en la que se generó el bot.
      Nota: En la pestaña My bots (Mis bots) el bot convertido muestra un error, con un tamaño de 0 bytes mientras la creación de bot está en proceso. Evite abrir el bot hasta que la conversión de bot esté completa.
    La opción Convert to bot (Convertir en bot) solo está disponible si tiene la licencia de Bot Creator. Para revisar el bot creado, debe tener el rol AAE_Basic asignado.
  5. Haga clic en la opción Descargar PDD para exportar los datos de la oportunidad a un documento de Word de definición de proceso (PDD) con el mismo nombre que la oportunidad. El PDD incluye un diagrama de flujo de grabación del proceso y el tiempo de cada paso individual en horas, minutos y segundos.

    Cuando se crea una oportunidad, el PDD comienza a procesarse en segundo plano automáticamente. Cuando se genera el PDD, el campo cambia de Generando PDD a Descargar PDD. Ya puede descargar el documento. También se envía una notificación por correo electrónico al dueño de la oportunidad a la dirección de correo electrónico registrada en el archivo.

    También puede descargar el PDD de esa oportunidad desde la página Oportunidades. Si se produce un error al descargar el PDD, vuelva a hacer clic en Descargar PDD para volver a generar el PDD.

    Nota: Debe ser el dueño de la oportunidad para poder descargarla; de lo contrario, la opción de descarga estará inhabilitada.
    El documento se guarda en la carpeta de su máquina que está configurada para las descargas en su navegador.